При­каз Мини­стер­ства куль­ту­ры РФ от 31 мар­та 2015 г. N 526 “Об утвер­жде­нии пра­вил орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, учё­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­нах госу­дар­ствен­ной вла­сти, орга­нах мест­но­го само­управ­ле­ния и орга­ни­за­ци­ях”

В соот­вет­ствии с пунк­том 2 части 1 ста­тьи 4, частью 5 ста­тьи 14 Феде­раль­но­го зако­на от 22 октяб­ря 2004 г. N 125-ФЗ “Об архив­ном деле в Рос­сий­ской Феде­ра­ции” (Собра­ние зако­но­да­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч. II), ст. 5320) и поста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции от 20 июля 2011 г. N 590 “О Мини­стер­стве куль­ту­ры Рос­сий­ской Феде­ра­ции” (Собра­ние зако­но­да­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции, 2011, N 31, ст. 4758; N 44, ст. 6272; 2012, N 6, ст. 688; N 17, ст. 2018; N 26, ст. 3524; N 37, ст. 5001; N 39, ст. 5270; 2013, N 3, ст. 204; N 8, ст. 841; N 31, ст. 4239; N 33, ст. 4386; N 41, ст. 5182; N 45, ст. 5822; 2014, N 9, ст. 909; N 30 (ч. II), ст. 4305; N 40 (ч.III), ст. 5426, N 48, ст. 6860; 2015, N 2, ст. 491; N 4, ст. 664; N 9, ст. 1339) при­ка­зы­ваю:

1. Утвер­дить при­ла­га­е­мые пра­ви­ла орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, учё­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­нах госу­дар­ствен­ной вла­сти, орга­нах мест­но­го само­управ­ле­ния и орга­ни­за­ци­ях.
2. Напра­вить насто­я­щий при­каз на госу­дар­ствен­ную реги­стра­цию в Мини­стер­ство юсти­ции Рос­сий­ской Феде­ра­ции.
3. Кон­троль за испол­не­ни­ем при­ка­за воз­ло­жить на пер­во­го заме­сти­те­ля Мини­стра В.В. Ари­стар­хо­ва.

Министр В.Р. Медин­ский


Заре­ги­стри­ро­ва­но в Миню­сте РФ 7 сен­тяб­ря 2015 г.

Реги­стра­ци­он­ный N 38830

При­ло­же­ние
к при­ка­зу Мини­стер­ства куль­ту­ры РФ
от 31 мар­та 2015 г. N 526

Пра­ви­ла
орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­нах госу­дар­ствен­ной вла­сти, орга­нах мест­но­го само­управ­ле­ния и орга­ни­за­ци­ях

  1. Общие поло­же­ния

1.1. Насто­я­щие Пра­ви­ла орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­нах госу­дар­ствен­ной вла­сти, орга­нах мест­но­го само­управ­ле­ния и орга­ни­за­ци­ях (далее — насто­я­щие Пра­ви­ла) раз­ра­бо­та­ны в соот­вет­ствии с Феде­раль­ным зако­ном от 22 октяб­ря 2004 г. N 125-ФЗ “Об архив­ном деле в Рос­сий­ской Феде­ра­ции” (Собра­ние зако­но­да­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч.II), ст. 5320), поста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утвер­жде­нии Пра­вил дело­про­из­вод­ства в феде­раль­ных орга­нах испол­ни­тель­ной вла­сти” (Собра­ние зако­но­да­тель­ства Рос­сий­ской Феде­ра­ции, 2009, N 25, ст. 3060); при­ка­зом Мини­стер­ства куль­ту­ры и мас­со­вых ком­му­ни­ка­ций Рос­сий­ской Феде­ра­ции от 18 янва­ря 2007 г. N 19 “Об утвер­жде­нии Пра­вил орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в госу­дар­ствен­ных и муни­ци­паль­ных архи­вах, музе­ях и биб­лио­те­ках, орга­ни­за­ци­ях Рос­сий­ской ака­де­мии наук” (далее — Пра­ви­ла хра­не­ния) (заре­ги­стри­ро­ван Миню­стом Рос­сии 6 мар­та 2007 г., реги­стра­ци­он­ный номер 9059, “Бюл­ле­тень нор­ма­тив­ных актов феде­раль­ных орга­нов испол­ни­тель­ной вла­сти от 14 мая 2007 г. N 20”), с изме­не­ни­я­ми, вне­сен­ны­ми при­ка­зом Мини­стер­ства куль­ту­ры и мас­со­вых ком­му­ни­ка­ций Рос­сий­ской Феде­ра­ции от 16 фев­ра­ля 2009 г. N 68 (заре­ги­стри­ро­ван Миню­стом Рос­сии 5 мая 2009 г., реги­стра­ци­он­ный номер 13893, “Рос­сий­ская газе­та” от 20 мая 2009 г. N 89), при­ка­зом Мин­куль­ту­ры Рос­сии от 10 сен­тяб­ря 2007 г. N 1273 “Об утвер­жде­нии форм учет­ных и иных доку­мен­тов по орга­ни­за­ции хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в госу­дар­ствен­ных и муни­ци­паль­ных архи­вах, музе­ях и биб­лио­те­ках, орга­ни­за­ци­ях Рос­сий­ской ака­де­мии наук” (заре­ги­стри­ро­ван Миню­стом Рос­сии 9 октяб­ря 2007 г., реги­стра­ци­он­ный номер 10291, “Бюл­ле­тень нор­ма­тив­ных актов феде­раль­ных орга­нов испол­ни­тель­ной вла­сти от 5 нояб­ря 2007 г. N 45”).

1.2. Дей­ствие насто­я­щих Пра­вил не рас­про­стра­ня­ет­ся на орга­ни­за­цию хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов, содер­жа­щих све­де­ния, состав­ля­ю­щие госу­дар­ствен­ную тай­ну.

1.3. Госу­дар­ствен­ные орга­ны, орга­ны мест­но­го само­управ­ле­ния муни­ци­паль­но­го рай­о­на, город­ско­го окру­га и внут­ри­го­род­ско­го рай­о­на обя­за­ны созда­вать архи­вы в целях хра­не­ния, ком­плек­то­ва­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния обра­зо­вав­ших­ся в про­цес­се их дея­тель­но­сти архив­ных доку­мен­тов.

1.4. Орга­ни­за­ции впра­ве созда­вать архи­вы в целях хра­не­ния обра­зо­вав­ших­ся в про­цес­се их дея­тель­но­сти архив­ных доку­мен­тов, в том чис­ле в целях хра­не­ния и исполь­зо­ва­ния архив­ных доку­мен­тов, не отно­ся­щих­ся к госу­дар­ствен­ной или муни­ци­паль­ной соб­ствен­но­сти*(1).

1.5. Зада­чи и функ­ции архи­ва (цен­траль­но­го архи­ва) госу­дар­ствен­но­го орга­на, орга­на мест­но­го само­управ­ле­ния, орга­ни­за­ции — источ­ни­ка ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­но­го, муни­ци­паль­но­го архи­ва опре­де­ля­ют­ся поло­же­ни­ем, утвер­жда­е­мым руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

  1. Орга­ни­за­ция хра­не­ния доку­мен­тов архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­ни­за­ции

2.1. Доку­мен­ты, обра­зу­ю­щи­е­ся в дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции, состав­ля­ют доку­мен­таль­ный фонд.

2.2. Созда­ние доку­мен­таль­но­го фон­да орга­ни­за­ции осу­ществ­ля­ет­ся путем состав­ле­ния номен­кла­ту­ры дел, фор­ми­ро­ва­ния и оформ­ле­ния дел на осно­ве нор­ма­тив­ных пра­во­вых актов Рос­сий­ской Феде­ра­ции, переч­ней типо­вых архив­ных доку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков их хра­не­ния, утвер­жда­е­мых в соот­вет­ствии с пунк­том 3 ста­тьи 6 Феде­раль­но­го зако­на от 22 октяб­ря 2004 г. N 125-ФЗ “Об архив­ном деле в Рос­сий­ской Феде­ра­ции”, и переч­ней доку­мен­тов, обра­зу­ю­щих­ся в про­цес­се дея­тель­но­сти феде­раль­ных орга­нов госу­дар­ствен­ной вла­сти, иных госу­дар­ствен­ных орга­нов Рос­сий­ской Феде­ра­ции, а так­же в про­цес­се дея­тель­но­сти под­ве­дом­ствен­ных им орга­ни­за­ций, с ука­за­ни­ем сро­ков хра­не­ния.

2.3. Часть доку­мен­таль­но­го фон­да, вклю­ча­ю­щая доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, доку­мен­ты по лич­но­му соста­ву и доку­мен­ты вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, вклю­чен­ные в учет­ные доку­мен­ты архи­ва, состав­ля­ет архив­ный фонд орга­ни­за­ции, кото­рый под­ле­жит хра­не­нию в архи­ве орга­ни­за­ции.

Доку­мен­ты вре­мен­ных (до 10 лет вклю­чи­тель­но) сро­ков хра­не­ния хра­нят­ся в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях орга­ни­за­ции и по исте­че­нии сро­ков их хра­не­ния под­ле­жат уни­что­же­нию в поряд­ке, уста­нов­лен­ном в пунк­тах 4.6 — 4.13 насто­я­щих Пра­вил.

2.4. Вида­ми архив­ных фон­дов орга­ни­за­ции явля­ют­ся:

архив­ный фонд орга­ни­за­ции, состо­я­щий из доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов;

объ­еди­нен­ный архив­ный фонд, состо­я­щий из обра­зо­вав­ших­ся в про­цес­се дея­тель­но­сти двух или более орга­ни­за­ций доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов, име­ю­щих меж­ду собой исто­ри­че­ски и/или логи­че­ски обу­слов­лен­ные свя­зи;

архив­ная кол­лек­ция, состо­я­щая из отдель­ных архив­ных доку­мен­тов раз­лич­но­го про­ис­хож­де­ния, объ­еди­нен­ных по одно­му или несколь­ким при­зна­кам (тема­ти­че­ско­му, автор­ско­му, видо­во­му, объ­ект­но­му).

2.5. Архив­но­му фон­ду орга­ни­за­ции при­сва­и­ва­ют­ся назва­ние, соот­вет­ству­ю­щее наиме­но­ва­нию орга­ни­за­ции, и номер в поряд­ке, опре­де­лен­ном пунк­том 3.8. насто­я­щих Пра­вил.

2.6. Архив­ные доку­мен­ты орга­ни­за­ции состав­ля­ют один (еди­ный) архив­ный фонд:

до и после реор­га­ни­за­ции, а так­же изме­не­ния струк­ту­ры, шта­тов, если ука­зан­ные меро­при­я­тия не повлек­ли за собой изме­не­ния целей и пред­ме­та дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции;

до и после изме­не­ния тер­ри­то­ри­аль­ных гра­ниц дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции;

в слу­чае сме­ны учре­ди­те­ля.

В слу­чае изме­не­ния соб­ствен­ни­ка иму­ще­ства орга­ни­за­ции архив­ные доку­мен­ты орга­ни­за­ции долж­ны вклю­чать­ся в раз­ные архив­ные фон­ды.

2.7. В слу­чае реор­га­ни­за­ции орга­ни­за­ции с пере­да­чей функ­ций вновь создан­ной или иной орга­ни­за­ции все архив­ные доку­мен­ты пере­да­ют­ся орга­ни­за­ции-пра­во­пре­ем­ни­ку и вклю­ча­ют­ся в архив­ный фонд послед­ней.

Доку­мен­ты посто­ян­но­го хра­не­ния и доку­мен­ты по лич­но­му соста­ву лик­ви­ди­ро­ван­ных орга­ни­за­ций долж­ны пере­да­вать­ся в упо­ря­до­чен­ном состо­я­нии на хра­не­ние в соот­вет­ству­ю­щий госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив.

2.8. Хро­но­ло­ги­че­ски­ми гра­ни­ца­ми архив­но­го фон­да явля­ют­ся*(2):

для архив­но­го фон­да орга­ни­за­ции — уста­нав­ли­ва­е­мые на осно­ве нор­ма­тив­ных актов даты созда­ния и лик­ви­да­ции орга­ни­за­ции. При нали­чии несколь­ких актов об обра­зо­ва­нии орга­ни­за­ции при­ни­ма­ет­ся дата наи­бо­лее ран­не­го из них;

для объ­еди­нен­но­го архив­но­го фон­да орга­ни­за­ции — даты созда­ния наи­бо­лее ран­ней и лик­ви­да­ции наи­бо­лее позд­ней по вре­ме­ни дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции, доку­мен­ты кото­рой вошли в состав объ­еди­нен­но­го архив­но­го фон­да;

для архив­ной кол­лек­ции — даты само­го ран­не­го и само­го позд­не­го доку­мен­та.

2.9. Архив­ные доку­мен­ты долж­ны хра­нить­ся в систе­ма­ти­зи­ро­ван­ном поряд­ке в пре­де­лах архив­но­го фон­да. Еди­ни­цей систе­ма­ти­за­ции доку­мен­тов архив­но­го фон­да в архи­ве орга­ни­за­ции явля­ет­ся сово­куп­ность архив­ных доку­мен­тов или отдель­ный доку­мент, отно­ся­щи­е­ся к одно­му вопро­су дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции (далее — еди­ни­ца хра­не­ния).

2.10. Еди­ни­цы хра­не­ния долж­ны быть систе­ма­ти­зи­ро­ва­ны, вне­се­ны в опи­си и оформ­ле­ны в поряд­ке, обес­пе­чи­ва­ю­щем учет, поиск и исполь­зо­ва­ние архив­ных доку­мен­тов.

2.11. Еди­ни­цы хра­не­ния архив­но­го фон­да систе­ма­ти­зи­ру­ют­ся в соот­вет­ствии со сле­ду­ю­щи­ми при­зна­ка­ми:

струк­тур­ный (при­над­леж­ность еди­ниц хра­не­ния к струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям орга­ни­за­ции);

хро­но­ло­ги­че­ский (по пери­о­дам или датам, к кото­рым отно­сят­ся еди­ни­цы хра­не­ния);

функ­ци­о­наль­ный, отрас­ле­вой, тема­ти­че­ский, пред­мет­но-вопрос­ный (с уче­том функ­ций орга­ни­за­ции, тем или вопро­сов, кото­рых каса­ет­ся содер­жа­ние еди­ниц хра­не­ния);

номи­наль­ный (по дело­про­из­вод­ствен­ной фор­ме — видам и раз­но­вид­но­стям доку­мен­тов);

кор­ре­спон­дент­ский (по орга­ни­за­ци­ям, в резуль­та­те пере­пис­ки с кото­ры­ми обра­зо­ва­лись еди­ни­цы хра­не­ния);

гео­гра­фи­че­ский (в соот­вет­ствии с опре­де­лен­ны­ми тер­ри­то­ри­я­ми, насе­лен­ны­ми пунк­та­ми и дру­ги­ми гео­гра­фи­че­ски­ми объ­ек­та­ми, с кото­ры­ми свя­за­но содер­жа­ние доку­мен­тов, авто­ры, кор­ре­спон­ден­ты);

автор­ский (по назва­ни­ям орга­ни­за­ций или фами­ли­ям граж­дан, явля­ю­щих­ся авто­ра­ми доку­мен­тов).

2.12. Доку­мен­ты, вошед­шие в объ­еди­нен­ный архив­ный фонд, рас­по­ла­га­ют­ся по зна­чи­мо­сти фон­до­об­ра­зо­ва­те­лей, по хро­но­ло­гии созда­ния доку­мен­тов, по алфа­ви­ту назва­ний и дру­гим при­зна­кам. В пре­де­лах каж­до­го фон­да, вошед­ше­го в объ­еди­нен­ный архив­ный фонд, при­ме­ня­ют­ся прин­ци­пы систе­ма­ти­за­ции, выбор кото­рых опре­де­ля­ет­ся харак­те­ром дея­тель­но­сти кон­крет­ных орга­ни­за­ций, соста­вом и объ­е­мом доку­мен­тов.

2.13. Систе­ма­ти­за­ция доку­мен­тов архив­ной кол­лек­ции опре­де­ля­ет­ся тема­ти­кой и соста­вом доку­мен­тов.

2.14. Сохран­ность доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции обес­пе­чи­ва­ет­ся ком­плек­сом меро­при­я­тий по созда­нию нор­ма­тив­ных усло­вий, соблю­де­нию нор­ма­тив­ных режи­мов и над­ле­жа­щей орга­ни­за­ции хра­не­ния доку­мен­тов, исклю­ча­ю­щих хище­ние и утра­ту и обес­пе­чи­ва­ю­щих под­дер­жа­ние в нор­маль­ном физи­че­ском состо­я­нии.

В ком­плекс работ по обес­пе­че­нию сохран­но­сти доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции вклю­ча­ют­ся:

предо­став­ле­ние поме­ще­ния для раз­ме­ще­ния архив­ных доку­мен­тов;

обес­пе­че­ние нор­ма­тив­ных усло­вий хра­не­ния доку­мен­тов;

выпол­не­ние тре­бо­ва­ний к раз­ме­ще­нию доку­мен­тов в архи­во­хра­ни­ли­ще;

про­вер­ка нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов.

2.15. Обес­пе­че­ние нор­ма­тив­ных усло­вий хра­не­ния доку­мен­тов вклю­ча­ет:

осна­ще­ние архи­во­хра­ни­лищ спе­ци­аль­ным обо­ру­до­ва­ни­ем для хра­не­ния доку­мен­тов;

обо­ру­до­ва­ние поме­ще­ния архи­ва орга­ни­за­ции сред­ства­ми пожа­ро­ту­ше­ния, охран­ной и пожар­ной сиг­на­ли­за­ци­ей;

соблю­де­ние про­ти­во­по­жар­но­го режи­ма;

соблю­де­ние охран­но­го режи­ма;

созда­ние нор­ма­тив­ных тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го, све­то­во­го режи­мов, про­ве­де­ние сани­тар­но-гиги­е­ни­че­ских меро­при­я­тий.

2.16. Архив орга­ни­за­ции раз­ме­ща­ет­ся в спе­ци­аль­но постро­ен­ных или при­спо­соб­лен­ных для хра­не­ния доку­мен­тов зда­ни­ях или в отдель­ных поме­ще­ни­ях зда­ния.

В архи­ве орга­ни­за­ции долж­ны быть преду­смот­ре­ны:

архи­во­хра­ни­ли­ще;

поме­ще­ние для при­е­ма, вре­мен­но­го хра­не­ния доку­мен­тов;

поме­ще­ние для исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов (читаль­ный зал, уча­сток выда­чи доку­мен­тов и инфор­ма­ци­он­но-поис­ко­вых средств);

рабо­чие ком­на­ты сотруд­ни­ков архи­ва орга­ни­за­ции, кото­рые долж­ны быть изо­ли­ро­ва­ны от поме­ще­ний, где хра­нят­ся архив­ные доку­мен­ты.

Не допус­ка­ет­ся раз­ме­ще­ние архи­ва орга­ни­за­ции в под­валь­ных и чер­дач­ных поме­ще­ни­ях.

2.17. Архи­во­хра­ни­ли­ще долж­но быть уда­ле­но от лабо­ра­тор­ных, про­из­вод­ствен­ных, быто­вых поме­ще­ний и не иметь общих с ними вен­ти­ля­ци­он­ных кана­лов. Архи­во­хра­ни­ли­ще отде­ля­ет­ся от сосед­них поме­ще­ний несго­ра­е­мы­ми сте­на­ми и пере­кры­ти­я­ми с пре­де­ла­ми огне­стой­ко­сти не менее двух часов. В архи­во­хра­ни­ли­ще не допус­ка­ет­ся про­клад­ка труб водо­снаб­же­ния и кана­ли­за­ции, тех­но­ло­ги­че­ские или быто­вые выво­ды воды.

2.18. При раз­ме­ще­нии архи­во­хра­ни­ли­ща в спе­ци­аль­ном или при­спо­соб­лен­ном зда­нии пред­по­чте­ние (при рав­ных теп­ло­вых харак­те­ри­сти­ках) отда­ет­ся поме­ще­ни­ям с север­ной ори­ен­та­ци­ей окон.

Мате­ри­а­лы покры­тия стен, полов, потол­ков, внут­рен­ней арма­ту­ры архи­во­хра­ни­ли­ща, при­ме­ня­е­мые при изго­тов­ле­нии обо­ру­до­ва­ния и средств хра­не­ния архив­ных доку­мен­тов, не долж­ны выде­лять агрес­сив­ные хими­че­ские веще­ства и быть источ­ни­ком пыли.

2.19. Архи­во­хра­ни­ли­ще долж­но иметь есте­ствен­ную или искус­ствен­ную вен­ти­ля­цию, обес­пе­чи­ва­ю­щую рецир­ку­ля­цию воз­ду­ха, ста­биль­ность тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма, очист­ку воз­ду­ха от пыли и агрес­сив­ных при­ме­сей, а так­же отве­чать совре­мен­ным тре­бо­ва­ни­ям ком­пакт­но­сти и эко­но­мич­но­сти.

Архи­во­хра­ни­ли­ще долж­но иметь выхо­ды к лиф­там и лест­нич­ным клет­кам.

2.20. Архи­во­хра­ни­ли­ща (за исклю­че­ни­ем архи­во­хра­ни­лищ, рас­по­ла­га­ю­щих­ся на охра­ня­е­мой тер­ри­то­рии) обо­ру­ду­ют­ся две­ря­ми с повы­шен­ной тех­ни­че­ской укреп­лен­но­стью про­тив воз­мож­но­го взло­ма, осна­щен­ны­ми зам­ка­ми повы­шен­ной сек­рет­но­сти. Окна поме­ще­ний пер­во­го эта­жа долж­ны быть обо­ру­до­ва­ны запи­ра­ю­щи­ми­ся решет­ка­ми*(3).

2.21. Все посту­па­ю­щие в архив орга­ни­за­ции доку­мен­ты раз­ме­ща­ют­ся в архи­во­хра­ни­ли­щах на ста­ци­о­нар­ных и/или пере­движ­ных метал­ли­че­ских стел­ла­жах, в метал­ли­че­ских шка­фах или кон­тей­не­рах.

Стел­ла­жи долж­ны быть уста­нов­ле­ны пер­пен­ди­ку­ляр­но сте­нам с окон­ны­ми про­ема­ми, а в поме­ще­нии без окон — с уче­том осо­бен­но­стей поме­ще­ния и обо­ру­до­ва­ния. Не допус­ка­ет­ся раз­ме­ще­ние стел­ла­жей вплот­ную к наруж­ным сте­нам зда­ния и к источ­ни­кам теп­ла.

Рас­ста­нов­ка стел­ла­жей и шка­фов осу­ществ­ля­ет­ся в соот­вет­ствии со сле­ду­ю­щи­ми тре­бо­ва­ни­я­ми:

рас­сто­я­ние меж­ду ряда­ми стел­ла­жей (глав­ный про­ход) — не менее 120 см;

рас­сто­я­ние (про­ход) меж­ду стел­ла­жа­ми — не менее 75 см;

рас­сто­я­ние меж­ду наруж­ной сте­ной зда­ния и стел­ла­жа­ми, парал­лель­ны­ми стене — не менее 75 см;

рас­сто­я­ние меж­ду сте­ной и тор­цом стел­ла­жа или шка­фа (обход) — не менее 45 см;

рас­сто­я­ние меж­ду полом и ниж­ней пол­кой стел­ла­жа (шка­фа) — не менее 15 см, в цоколь­ных эта­жах — не менее 30 см*(4).

2.22. Про­ти­во­по­жар­ный режим в зда­ни­ях, где раз­ме­ща­ет­ся архив орга­ни­за­ции, и в архи­во­хра­ни­ли­щах уста­нав­ли­ва­ет­ся в соот­вет­ствии с нор­ма­тив­ны­ми пра­во­вы­ми акта­ми Рос­сий­ской Феде­ра­ции в обла­сти пожар­ной без­опас­но­сти.

2.23. Охран­ный режим обес­пе­чи­ва­ет­ся путем обо­ру­до­ва­ния архи­во­хра­ни­лищ, а так­же дру­гих поме­ще­ний, где посто­ян­но или вре­мен­но хра­нят­ся архив­ные доку­мен­ты, сред­ства­ми охра­ны, обес­пе­чи­ва­ю­щи­ми кон­троль досту­па в архи­во­хра­ни­ли­ще и поме­ще­ния архи­ва, и соблю­де­ни­ем поряд­ка сда­чи под охра­ну и сня­тия с охра­ны, уста­нов­лен­но­го руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

В слу­чае выда­чи архив­ных доку­мен­тов во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние по запро­сам госу­дар­ствен­ных орга­нов, орга­нов мест­но­го само­управ­ле­ния и орга­ни­за­ций вынос из зда­ния архи­ва или зда­ния орга­ни­за­ции архив­ных доку­мен­тов раз­ре­ша­ет­ся толь­ко по спе­ци­аль­ным про­пус­кам.

2.24. Архив­ные доку­мен­ты сле­ду­ет хра­нить в тем­но­те.

Все виды работ с доку­мен­та­ми долж­ны про­во­дить­ся при огра­ни­чен­ных или тех­но­ло­ги­че­ски необ­хо­ди­мых уров­нях осве­ще­ния.

Защи­та доку­мен­тов от дей­ствия све­та обес­пе­чи­ва­ет­ся хра­не­ни­ем доку­мен­тов в короб­ках, пап­ках и пере­пле­тах, в шка­фах или на стел­ла­жах закры­то­го типа.

Есте­ствен­ное осве­ще­ние в архи­во­хра­ни­ли­ще допус­ка­ет­ся при усло­вии при­ме­не­ния на окнах све­то­рас­се­и­ва­те­лей, защит­ных филь­тров, штор, жалю­зи, нане­сен­ных на стек­ло покры­тий. Для искус­ствен­но­го осве­ще­ния при­ме­ня­ют­ся лам­пы нака­ли­ва­ния в закры­тых пла­фо­нах с глад­кой поверх­но­стью.

Уро­вень осве­щен­но­сти в диа­па­зоне види­мо­го спек­тра не дол­жен пре­вы­шать: на вер­ти­каль­ной поверх­но­сти стел­ла­жа, на высо­те одно­го мет­ра от пола — 20–50 люк­сов, на рабо­чих сто­лах — 100 люк­сов*(5).

2.25. В архи­во­хра­ни­ли­ще для хра­не­ния доку­мен­тов уста­нав­ли­ва­ют­ся сле­ду­ю­щие пара­мет­ры тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма:*(6)

для хра­не­ния доку­мен­тов на бумаж­ном носи­те­ле — тем­пе­ра­ту­ра 17 — 19°С, отно­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха — 50 — 55%;

для доку­мен­тов на маг­нит­ных дис­ках и дис­ко­вых нако­пи­те­лях — 8 — 18°С и 45 — 65%;

для доку­мен­тов на опти­че­ских дис­ках — 10 — 23°С и 20 — 50%;

для доку­мен­тов на кино­плен­ке:

с нит­ро­ос­но­вой — чер­но-белые: тем­пе­ра­ту­ра не выше 10°С, цвет­ные: тем­пе­ра­ту­ра не выше -5°С;

с без­опас­ной осно­вой — чер­но-белые: тем­пе­ра­ту­ра не выше 15°С, цвет­ные: тем­пе­ра­ту­ра не выше -5°С;

для фото­до­ку­мен­тов:

чер­но-белые — тем­пе­ра­ту­ра не выше 15°С;

цвет­ные — тем­пе­ра­ту­ра не выше -5°С.

Отно­си­тель­ная влаж­ность воз­ду­ха, необ­хо­ди­мая для хра­не­ния доку­мен­тов на кино­плен­ке и фото­до­ку­мен­тов состав­ля­ет 40 — 50%.

2.26. В архи­во­хра­ни­ли­ще с нере­гу­ли­ру­е­мым кли­ма­том долж­ны осу­ществ­лять­ся меро­при­я­тия по опти­ми­за­ции тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма с при­ме­не­ни­ем отоп­ле­ния и про­вет­ри­ва­ния поме­ще­ний, а так­же меха­ни­че­ских средств увлаж­не­ния или осу­ше­ния воз­ду­ха. Рез­кие коле­ба­ния (сезон­ные и в тече­ние одних суток) тем­пе­ра­ту­ры (+/- 5°С) и отно­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха (+/- 10%) не допус­ка­ют­ся.

При дли­тель­ном нару­ше­нии тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма (от 3 суток и более), сопро­вож­да­ю­щем­ся повы­ше­ни­ем отно­си­тель­ной влаж­но­сти воз­ду­ха до 70 — 90%, при­ни­ма­ют­ся меры по его нор­ма­ли­за­ции (интен­сив­ное про­вет­ри­ва­ние, осу­ше­ние архи­во­хра­ни­ли­ща).

Тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­ный режим кон­тро­ли­ру­ет­ся путем регу­ляр­но­го изме­ре­ния тем­пе­ра­ту­ры и отно­си­тель­ной влаж­но­сти ком­нат­но­го и наруж­но­го воз­ду­ха в одно и то же вре­мя: в кон­ди­ци­о­ни­ру­е­мых поме­ще­ни­ях — не реже 1 раза в неде­лю; в архи­во­хра­ни­ли­щах, не осна­щен­ных систе­мой кон­ди­ци­о­ни­ро­ва­ния воз­ду­ха — 2 раза в неде­лю; при нару­ше­ни­ях режи­ма — 1 раз в сут­ки.

Пока­за­ния кон­троль­но-изме­ри­тель­ных при­бо­ров фик­си­ру­ют­ся в реги­стра­ци­он­ных жур­на­лах, в кото­рых так­же отра­жа­ют­ся про­вер­ка пра­виль­но­сти пока­за­ний при­бо­ров и меры, при­ня­тые по нор­ма­ли­за­ции тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма в слу­ча­ях его нару­ше­ния.

При нали­чии в зда­нии архи­ва цен­тра­ли­зо­ван­ной систе­мы обес­пе­че­ния соблю­де­ния тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­но­го режи­ма в поме­ще­ни­ях, где хра­нят­ся доку­мен­ты, кон­троль за его соблю­де­ни­ем осу­ществ­ля­ет­ся в авто­ма­ти­че­ском режи­ме.

2.27. Поме­ще­ния архи­ва орга­ни­за­ции долж­ны содер­жать­ся в чисто­те, в усло­ви­ях, исклю­ча­ю­щих воз­мож­ность появ­ле­ния пле­се­ни, гры­зу­нов, насе­ко­мых, пыли. В поме­ще­ни­ях архи­во­хра­ни­лищ долж­на быть обес­пе­че­на сво­бод­ная цир­ку­ля­ция воз­ду­ха, исклю­ча­ю­щая обра­зо­ва­ние непро­вет­ри­ва­е­мых зон, опас­ных в сани­тар­но-био­ло­ги­че­ском отно­ше­нии.

В поме­ще­ни­ях архи­во­хра­ни­лищ необ­хо­ди­мо:

про­во­дить систе­ма­ти­че­скую влаж­ную убор­ку;

не реже одно­го раза в год про­во­дить обес­пы­ли­ва­ние коро­бок с доку­мен­та­ми, шка­фов, стел­ла­жей;

обра­ба­ты­вать цоколь­ные части стел­ла­жей, полы, плин­ту­сы, под­окон­ни­ки вод­ны­ми рас­тво­ра­ми анти­сеп­ти­ков.

2.28. Два раза в год (в нача­ле и по окон­ча­нии ото­пи­тель­но­го сезо­на) доку­мен­ты и поме­ще­ния архи­во­хра­ни­лищ под­вер­га­ют­ся обсле­до­ва­нию для свое­вре­мен­но­го обна­ру­же­ния насе­ко­мых и пле­се­ни. При обна­ру­же­нии био­ло­ги­че­ских вре­ди­те­лей при­ни­ма­ют­ся сроч­ные меры по дез­ин­фек­ции и дезин­сек­ции доку­мен­тов и поме­ще­ний сила­ми работ­ни­ков архи­ва, а при необ­хо­ди­мо­сти — сила­ми соот­вет­ству­ю­щих служб.

2.29. В архи­во­хра­ни­ли­ще запре­ща­ет­ся нахо­дить­ся в верх­ней одеж­де, мок­рой и гряз­ной обу­ви; хра­нить посто­рон­ние пред­ме­ты, иму­ще­ство и обо­ру­до­ва­ние, упо­треб­лять пище­вые про­дук­ты.

2.30. Обя­за­тель­ны­ми усло­ви­я­ми хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов явля­ют­ся:

нали­чие в архи­ве орга­ни­за­ции не менее двух экзем­пля­ров каж­дой еди­ни­цы хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов (основ­ной и рабо­чий экзем­пля­ры долж­ны нахо­дить­ся на раз­ных физи­че­ских устрой­ствах);

нали­чие тех­ни­че­ских и про­грамм­ных средств, пред­на­зна­чен­ных для вос­про­из­ве­де­ния, копи­ро­ва­ния, пере­за­пи­си элек­трон­ных доку­мен­тов, кон­тро­ля физи­че­ско­го и тех­ни­че­ско­го состо­я­ния;

обес­пе­че­ние режи­ма хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов, исклю­ча­ю­ще­го утра­ту, несанк­ци­о­ни­ро­ван­ную рас­сыл­ку, уни­что­же­ние или иска­же­ние инфор­ма­ции.

2.31. Пере­да­ча тек­сто­вых элек­трон­ных доку­мен­тов для хра­не­ния в архив орга­ни­за­ции, явля­ю­щей­ся источ­ни­ком ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­но­го и муни­ци­паль­но­го архи­ва, осу­ществ­ля­ет­ся в фор­ма­те PDF/A.

2.32. В целях обес­пе­че­ния хра­не­ния, уче­та и исполь­зо­ва­ния элек­трон­ных доку­мен­тов, нахо­дя­щих­ся на хра­не­нии в архи­ве орга­ни­за­ции, долж­но про­из­во­дить­ся син­хрон­ное изме­не­ние про­грамм­но-аппа­рат­ной сре­ды в орга­ни­за­ции и в архи­ве орга­ни­за­ции, а так­же свое­вре­мен­ная пере­за­пись элек­трон­ных архив­ных доку­мен­тов на новые носи­те­ли и в новые фор­ма­ты.

В про­цес­се хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции не реже одно­го раза в 5 лет про­из­во­дит­ся тех­ни­че­ский кон­троль физи­че­ско­го состо­я­ния носи­те­лей элек­трон­ных доку­мен­тов и вос­про­из­во­ди­мо­сти элек­трон­ных доку­мен­тов.

В слу­чае если при осу­ществ­ле­нии тех­ни­че­ско­го кон­тро­ля уста­нов­ле­ны изме­не­ния физи­че­ско­го состо­я­ния носи­те­лей элек­трон­ных доку­мен­тов, архив орга­ни­за­ции по реше­нию руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции дол­жен про­во­дить рабо­ту по пере­за­пи­си элек­трон­ных доку­мен­тов на новые носи­те­ли.

При изме­не­нии фор­ма­тов в резуль­та­те пре­об­ра­зо­ва­ния про­грамм­но-аппа­рат­ной сре­ды, ухуд­ше­ния вос­про­из­во­ди­мо­сти элек­трон­ных доку­мен­тов архив орга­ни­за­ции по реше­нию руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции дол­жен про­во­дить рабо­ту по пере­за­пи­си элек­трон­ных доку­мен­тов в новые фор­ма­ты.

При осу­ществ­ле­нии пере­за­пи­си долж­на быть обес­пе­че­на аутен­тич­ность, пол­но­та, досто­вер­ность, целост­ность и неиз­мен­ность инфор­ма­ции, содер­жа­щей­ся в элек­трон­ных доку­мен­тах.

Тек­сто­вые элек­трон­ные доку­мен­ты, под­верг­ши­е­ся пере­за­пи­си в новые фор­ма­ты и/или на новые носи­те­ли, долж­ны отве­чать тре­бо­ва­ни­ям, уста­нов­лен­ным пунк­том 2.31 насто­я­щих Пра­вил.

2.33. Для опе­ра­тив­но­го досту­па к элек­трон­ным доку­мен­там в спра­воч­ных и поис­ко­вых целях в архи­ве созда­ет­ся фонд поль­зо­ва­ния элек­трон­ных доку­мен­тов.

2.34. Все посту­па­ю­щие в архив орга­ни­за­ции доку­мен­ты раз­ме­ща­ют­ся в архи­во­хра­ни­ли­щах на стел­ла­жах или в шка­фах в поряд­ке, соот­вет­ству­ю­щем опи­сям дел, доку­мен­тов. Доку­мен­ты, тем­пе­ра­тур­но-влаж­ност­ный режим хра­не­ния кото­рых раз­ли­чен, долж­ны раз­ме­щать­ся в раз­ных архи­во­хра­ни­ли­щах.

2.35. Доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гие архив­ные доку­мен­ты долж­ны хра­нить­ся в короб­ках или пап­ках, изго­тов­лен­ных из без­вред­ных для доку­мен­тов мате­ри­а­лов.

Элек­трон­ные доку­мен­ты на физи­че­ски обособ­лен­ных носи­те­лях раз­ме­ща­ют­ся отдель­но от дру­гих доку­мен­тов.

На короб­ки при­кле­и­ва­ют­ся ярлы­ки, на кото­рых ука­зы­ва­ют­ся: номер фон­да, номер опи­си и край­ние номе­ра дел, раз­ме­щен­ных в дан­ной короб­ке.

Поря­док раз­ме­ще­ния уста­нав­ли­ва­ет­ся в зави­си­мо­сти от рас­сто­я­ния меж­ду пол­ка­ми, физи­че­ско­го состо­я­ния дел, а так­же от твер­до­сти или мяг­ко­сти пере­пле­та. Дела, име­ю­щие твер­дый пере­плет, уста­нав­ли­ва­ют­ся вер­ти­каль­но; с мяг­ким пере­пле­том или непе­ре­пле­тен­ные — гори­зон­таль­но.

Короб­ки не долж­ны высту­пать за пре­де­лы полок стел­ла­жей.

Не допус­ка­ет­ся хра­не­ние доку­мен­тов в транс­порт­ной таре, в шта­бе­лях, на полу, под­окон­ни­ках, лест­нич­ных пло­щад­ках и дру­гих, не пред­на­зна­чен­ных для хра­не­ния доку­мен­тов местах.

2.36. Все поме­ще­ния архи­ва орга­ни­за­ции, а так­же стел­ла­жи, шка­фы, кон­тей­не­ры, пол­ки нуме­ру­ют­ся. Стел­ла­жи, шка­фы и кон­тей­не­ры нуме­ру­ют­ся в каж­дом архи­во­хра­ни­ли­ще сле­ва напра­во от вход­ной две­ри, а пол­ки на стел­ла­жах — по шка­фам свер­ху вниз, сле­ва напра­во.

2.37. В целях опре­де­ле­ния места хра­не­ния доку­мен­тов в архи­во­хра­ни­ли­ще состав­ля­ют­ся топо­гра­фи­че­ские ука­за­те­ли: постел­лаж­ные (при­ло­же­ние N 1), а при боль­шом коли­че­стве фон­дов — пофон­до­вые (при­ло­же­ние N 2).

2.38. Изме­не­ния, про­ис­хо­дя­щие в раз­ме­ще­нии доку­мен­тов, долж­ны свое­вре­мен­но отра­жать­ся в топо­гра­фи­че­ских ука­за­те­лях.

2.39. В ходе про­вер­ки нали­чия и состо­я­ния архив­ных доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции:

уста­нав­ли­ва­ет­ся фак­ти­че­ское нали­чие еди­ниц хра­не­ния и соот­вет­ствие учет­ным доку­мен­там;

выяв­ля­ют­ся и устра­ня­ют­ся недо­стат­ки в учё­те доку­мен­тов;

выяв­ля­ют­ся отсут­ству­ю­щие доку­мен­ты и орга­ни­зу­ет­ся розыск;

выяв­ля­ют­ся и учи­ты­ва­ют­ся доку­мен­ты, тре­бу­ю­щие про­фи­лак­ти­че­ской и/или рестав­ра­ци­он­но-про­фи­лак­ти­че­ской обра­бот­ки.

Выяв­ля­ют­ся и учи­ты­ва­ют­ся элек­трон­ные доку­мен­ты, тре­бу­ю­щие пере­за­пи­си на новые элек­трон­ные носи­те­ли, про­во­дит­ся кон­троль физи­че­ско­го и тех­ни­че­ско­го состо­я­ния еди­ниц хра­не­ния, осу­ществ­ля­ет­ся про­вер­ка на нали­чие вре­до­нос­ных ком­пью­тер­ных про­грамм.

2.40. Про­вер­ка нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов на бумаж­ных носи­те­лях про­во­дит­ся в архи­ве орга­ни­за­ции комис­си­ей или не менее чем дву­мя работ­ни­ка­ми не реже одно­го раза в 10 лет, элек­трон­ных доку­мен­тов — не реже одно­го раза в 5 лет.

2.41. При про­вер­ке нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции необ­хо­ди­мо:

сохра­нять поря­док рас­по­ло­же­ния доку­мен­тов на стел­ла­жах, в шка­фах и кон­тей­не­рах в соот­вет­ствии с топо­гра­фи­че­ски­ми ука­за­те­ля­ми. При изме­не­нии рас­по­ло­же­ния дел необ­хо­ди­мо свое­вре­мен­но делать соот­вет­ству­ю­щие запи­си в топо­гра­фи­че­ских ука­за­те­лях;

поме­щать на места над­ле­жа­ще­го хра­не­ния обна­ру­жен­ные во вре­мя про­вер­ки непра­виль­но раз­ме­щен­ные еди­ни­цы хра­не­ния;

изы­мать с после­ду­ю­щей изо­ля­ци­ей доку­мен­ты, зара­жен­ные пле­се­нью или дру­ги­ми био­ло­ги­че­ски­ми вре­ди­те­ля­ми (для доку­мен­тов на бумаж­ном носи­те­ле);

изы­мать еди­ни­цы хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов, содер­жа­щие вре­до­нос­ные ком­пью­тер­ные про­грам­мы, поме­щать на спе­ци­аль­но выде­лен­ную пол­ку (в ящик) для после­ду­ю­щей обра­бот­ки;

изы­мать и раз­ме­щать вслед за учтен­ны­ми дела, не вне­сен­ные в опи­си.

Вне­се­ние выяв­лен­ных в ходе про­вер­ки неучтен­ных дел в опись запре­ща­ет­ся. Неучтен­ные дела под­ле­жат обра­бот­ке и опи­са­нию после завер­ше­ния про­вер­ки.

2.42. Про­вер­ка нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов про­во­дит­ся путем свер­ки опи­са­тель­ных ста­тей опи­си с опи­са­ни­ем дел на облож­ках.

Физи­че­ское состо­я­ние дел опре­де­ля­ет­ся путем визу­аль­но­го про­смот­ра.

Делать какие-либо помет­ки или запи­си в опи­сях дел и дру­гих учет­ных доку­мен­тах запре­ща­ет­ся. В кон­це каж­дой про­смот­рен­ной опи­си дела­ет­ся запись “ПРОВЕРЕНО” с ука­за­ни­ем номе­ра и даты акта про­вер­ки нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов.

2.43. Про­вер­ка нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов счи­та­ет­ся завер­шен­ной после вне­се­ния изме­не­ний, выяв­лен­ных про­вер­кой, в учет­ные доку­мен­ты архи­ва.

По резуль­та­там про­вер­ки состав­ля­ет­ся акт про­вер­ки нали­чия и состо­я­ния архив­ных доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 3). При обна­ру­же­нии оши­бок в учет­ных доку­мен­тах состав­ля­ет­ся акт о тех­ни­че­ских ошиб­ках в учет­ных доку­мен­тах (при­ло­же­ние N 4). В слу­чае обна­ру­же­ния доку­мен­тов, не отно­ся­щих­ся к дан­но­му фон­ду, архи­ву орга­ни­за­ции, неучтен­ных, так­же состав­ля­ет­ся соот­вет­ству­ю­щий акт (при­ло­же­ние N 5). Ука­зан­ные акты под­пи­сы­ва­ют­ся испол­ни­те­ля­ми и утвер­жда­ют­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции или его заме­сти­те­лем, кури­ру­ю­щим дея­тель­ность архи­ва.

2.44. Если про­вер­кой нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов уста­нов­ле­но отсут­ствие дел и доку­мен­тов, орга­ни­зу­ет­ся их розыск.

Розыск архив­ных доку­мен­тов, не обна­ру­жен­ных в ходе про­вер­ки, орга­ни­зу­ет­ся с момен­та выяв­ле­ния отсут­ствия и про­во­дит­ся в тече­ние одно­го года. На дела, не обна­ру­жен­ные в ходе про­вер­ки нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов, состав­ля­ет­ся акт об утра­те доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 6), кото­рый рас­смат­ри­ва­ет­ся экс­перт­ной комис­си­ей (цен­траль­ной экс­перт­ной комис­си­ей) (далее — ЭК (ЦЭК) орга­ни­за­ции и утвер­жда­ет­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции или его заме­сти­те­лем. К акту при­ла­га­ет­ся справ­ка о про­ве­де­нии розыс­ка, под­го­тов­лен­ная и под­пи­сан­ная лицом, про­из­во­див­шим про­вер­ку. Акт об утра­те доку­мен­тов пред­став­ля­ет­ся в соот­вет­ству­ю­щий госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив или упол­но­мо­чен­ный орган испол­ни­тель­ной вла­сти субъ­ек­та Рос­сий­ской Феде­ра­ции в обла­сти архив­но­го дела для при­ня­тия реше­ния о сня­тии утра­чен­ных дел с уче­та.

2.45. Доку­мен­ты выда­ют­ся из архи­во­хра­ни­ли­ща на осно­ва­нии пись­мен­но­го раз­ре­ше­ния руко­во­ди­те­ля архи­ва орга­ни­за­ции или его заме­сти­те­ля (если архив явля­ет­ся учре­жде­ни­ем), руко­во­ди­те­ля струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния орга­ни­за­ции:

работ­ни­кам струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний орга­ни­за­ции;

судеб­ным, пра­во­охра­ни­тель­ным и иным упол­но­мо­чен­ным орга­нам в соот­вет­ствии с зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции;

иным поль­зо­ва­те­лям по пись­мен­но­му заяв­ле­нию.

Доку­мен­ты выда­ют­ся из архи­во­хра­ни­лищ на срок не пре­вы­ша­ю­щий:

одно­го меся­ца — для исполь­зо­ва­ния работ­ни­ка­ми орга­ни­за­ции и ины­ми поль­зо­ва­те­ля­ми;

шести меся­цев — судеб­ным, пра­во­охра­ни­тель­ным и иным упол­но­мо­чен­ным орга­нам.

Про­дле­ние уста­нов­лен­ных сро­ков выда­чи доку­мен­тов допус­ка­ет­ся с раз­ре­ше­ния руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции на осно­ва­нии пись­мен­но­го под­твер­жде­ния поль­зо­ва­те­ля о сохранении/обеспечении сохран­но­сти доку­мен­тов.

2.46. Выда­ча доку­мен­тов из архи­во­хра­ни­ли­ща реги­стри­ру­ет­ся в кни­ге выда­чи дел и оформ­ля­ет­ся:

зака­зом (слу­жеб­ной запис­кой) на выда­чу дел;

актом о выда­че дел во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние — при выда­че в сто­рон­ние орга­ни­за­ции (при­ло­же­ние N 10).

При транс­пор­ти­ров­ке дел на любые рас­сто­я­ния обес­пе­чи­ва­ют­ся меры по охране и защи­те их от воз­дей­ствия вред­ных фак­то­ров окру­жа­ю­щей сре­ды.

2.47. Выда­чу доку­мен­тов на бумаж­ном носи­те­ле из архи­во­хра­ни­ли­ща и при­ем их обрат­но, в том чис­ле в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти полист­ную про­вер­ку нали­чия и состо­я­ния доку­мен­тов перед выда­чей из архи­во­хра­ни­ли­ща и при воз­вра­те, про­из­во­дит работ­ник архи­во­хра­ни­ли­ща в при­сут­ствии лица, полу­ча­ю­ще­го (воз­вра­ща­ю­ще­го) дела.

Вме­сто выда­ва­е­мых из архи­во­хра­ни­ли­ща еди­ниц хра­не­ния и опи­сей дел, доку­мен­тов долж­на раз­ме­щать­ся кар­та-заме­сти­тель дела (при­ло­же­ние N 7). При воз­вра­ще­нии дела кар­та-заме­сти­тель изы­ма­ет­ся и хра­нит­ся в архи­ве орга­ни­за­ции до мино­ва­ния надоб­но­сти.

Дела, выда­ва­е­мые из архи­во­хра­ни­ли­ща, долж­ны иметь архив­ный шифр, про­ну­ме­ро­ван­ные листы, лист-заве­ри­тель дела (при­ло­же­ние N 8) и лист исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 9).

Под­го­тов­ка архив­ных доку­мен­тов к выда­че из архи­во­хра­ни­ли­ща вклю­ча­ет:

выем­ку архив­ных доку­мен­тов;

свер­ку архив­но­го шиф­ра и заго­лов­ков с опи­сью дел, доку­мен­тов;

про­вер­ку физи­че­ско­го состо­я­ния дела.

Элек­трон­ные доку­мен­ты выда­ют­ся из архи­во­хра­ни­ли­ща в виде элек­трон­ных копий или копий на бумаж­ном носи­те­ле. При необ­хо­ди­мо­сти заве­ре­ния копий элек­трон­ных доку­мен­тов исполь­зу­ет­ся элек­трон­ная под­пись руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции или упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица или про­из­во­дит­ся заве­ре­ние копии доку­мен­та на бумаж­ном носи­те­ле в уста­нов­лен­ном поряд­ке (пункт 5.14. насто­я­щих Пра­вил).

2.48. Доку­мен­ты из архи­во­хра­ни­ли­ща, как пра­ви­ло, не выда­ют­ся:

при нали­чии фон­да поль­зо­ва­ния;

нахо­дя­щи­е­ся в неудо­вле­тво­ри­тель­ном физи­че­ском состо­я­нии

2.49. В орга­ни­за­ции долж­ны быть раз­ра­бо­та­ны пла­ны кон­крет­ных меро­при­я­тий и дру­гие нор­ма­тив­ные доку­мен­ты, регла­мен­ти­ру­ю­щие поря­док рабо­ты в чрез­вы­чай­ных ситу­а­ци­ях, при воз­ник­но­ве­нии кото­рых невоз­мож­но обес­пе­чить сохран­ность архив­ных доку­мен­тов.

С содер­жа­ни­ем пла­нов меро­при­я­тий и дру­гих нор­ма­тив­ных доку­мен­тов, опре­де­ля­ю­щих рабо­ту архи­ва орга­ни­за­ции при чрез­вы­чай­ных ситу­а­ци­ях, долж­ны быть озна­ком­ле­ны работ­ни­ки архи­ва орга­ни­за­ции.

III. Учет доку­мен­тов архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в орга­ни­за­ции

3.1. Уче­ту под­ле­жат все хра­ня­щи­е­ся в архи­ве орга­ни­за­ции доку­мен­ты, вклю­чая доку­мен­ты по лич­но­му соста­ву, копии доку­мен­тов фон­да поль­зо­ва­ния (при нали­чии) и опи­си дел, доку­мен­тов.

3.2. Орга­ни­за­ция, явля­ю­ща­я­ся источ­ни­ком ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва, пред­став­ля­ет в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив учет­ные све­де­ния об объ­е­ме и соста­ве, хра­ня­щих­ся в архи­ве орга­ни­за­ции доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов в соот­вет­ствии с Регла­мен­том госу­дар­ствен­но­го уче­та доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, утвер­жден­ным при­ка­зом Росар­хи­ва от 11 мар­та 1997 г. N 11, (заре­ги­стри­ро­ван Миню­стом Рос­сии 8 июля 1997 г., реги­стра­ци­он­ный номер 1344).

3.3. Основ­ны­ми еди­ни­ца­ми уче­та архив­ных доку­мен­тов явля­ют­ся:

архив­ный фонд;

еди­ни­ца хра­не­ния — дело, элек­трон­ное дело (пункт 4.34. насто­я­щих Пра­вил).

3.4. Еди­ни­цам хра­не­ния при­сва­и­ва­ют­ся учет­ные номе­ра, явля­ю­щи­е­ся частью архив­но­го шиф­ра. Све­де­ния о соста­ве еди­ниц хра­не­ния и их коли­че­стве фик­си­ру­ют­ся в учет­ных доку­мен­тах архи­ва.

Архив­ный шифр (обо­зна­че­ние, нано­си­мое в левом ниж­нем углу на каж­дую еди­ни­цу хра­не­ния в целях обес­пе­че­ния уче­та и иден­ти­фи­ка­ции) состо­ит из: номе­ра архив­но­го фон­да; номе­ра опи­си дел, доку­мен­тов; номе­ра еди­ни­цы хра­не­ния.

Архив­ный шифр элек­трон­ных доку­мен­тов, хра­ни­мых на обособ­лен­ных элек­трон­ных носи­те­лях, ука­зы­ва­ет­ся на вкла­ды­ше, вло­жен­ном в футляр носи­те­ля. Архив­ный шифр элек­трон­ных доку­мен­тов, хра­ни­мых в инфор­ма­ци­он­ной систе­ме архи­ва, явля­ет­ся обя­за­тель­ным эле­мен­том опи­са­ния кон­тей­не­ра элек­трон­но­го доку­мен­та.

3.5. В архи­ве орга­ни­за­ции ведут­ся основ­ные (обя­за­тель­ные) и вспо­мо­га­тель­ные учет­ные доку­мен­ты. Состав и фор­мы основ­ных учет­ных доку­мен­тов опре­де­ля­ют­ся в соот­вет­ствии с насто­я­щи­ми Пра­ви­ла­ми. Состав и фор­мы вспо­мо­га­тель­ных учет­ных доку­мен­тов опре­де­ля­ют­ся архи­вом орга­ни­за­ции само­сто­я­тель­но.

3.6. В состав основ­ных (обя­за­тель­ных) учет­ных доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции вхо­дят:

кни­га уче­та поступ­ле­ния и выбы­тия дел, доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 11);

спи­сок фон­дов (при­ло­же­ние N 12);

лист фон­да (при­ло­же­ние N 13);

опись дел, доку­мен­тов (при­ло­же­ния N 14, 15, 16, 17, 18);

реестр опи­сей (при­ло­же­ние N 19).

3.7. В кни­гу уче­та поступ­ле­ния и выбы­тия дел, доку­мен­тов после­до­ва­тель­но вно­сят­ся все пер­вич­ные и повтор­ные поступ­ле­ния (выбы­тия) дел, доку­мен­тов. Каж­дое поступ­ле­ние (выбы­тие) в пре­де­лах отчет­но­го года полу­ча­ет поряд­ко­вый номер в вало­вой после­до­ва­тель­но­сти.

Еже­год­но на 1 янва­ря под­во­дит­ся итог коли­че­ства посту­пив­ших и выбыв­ших за год дел, доку­мен­тов.

3.8. Спи­сок фон­дов ведет­ся в архи­ве орга­ни­за­ции, хра­ня­щем доку­мен­ты более одно­го фон­да. В спи­сок фон­дов архив­ный фонд запи­сы­ва­ет­ся толь­ко один раз, при пер­вом поступ­ле­нии в архив орга­ни­за­ции. По спис­ку фон­дов в вало­вом поряд­ке ему при­сва­и­ва­ет­ся учет­ный номер, кото­рый сохра­ня­ет­ся за ним во всех учет­ных доку­мен­тах.

В слу­чае пере­да­чи архив­но­го фон­да в дру­гой архив, вклю­че­ния его в состав объ­еди­нен­но­го архив­но­го фон­да или выде­ле­ния всех доку­мен­тов к уни­что­же­нию осво­бо­див­ший­ся номер дру­го­му архив­но­му фон­ду не при­сва­и­ва­ет­ся.

Объ­еди­нен­ные архив­ные фон­ды и архив­ные кол­лек­ции учи­ты­ва­ют­ся на общих осно­ва­ни­ях. Объ­еди­нен­но­му архив­но­му фон­ду, обра­зо­ван­но­му из архив­ных фон­дов, ранее учтен­ных само­сто­я­тель­но, при­сва­и­ва­ет­ся номер одно­го из архив­ных фон­дов, вклю­чен­ных в его состав.

В архи­вах орга­ни­за­ций — источ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов про­став­ля­ет­ся номер архив­но­го фон­да, за кото­рым он учтен в госу­дар­ствен­ном (муни­ци­паль­ном) архи­ве, и кото­рый сохра­ня­ет­ся за ним после поступ­ле­ния его доку­мен­тов на посто­ян­ное хра­не­ние.

Назва­ние архив­но­го фон­да вно­сит­ся в спи­сок фон­дов на осно­ва­нии исто­ри­че­ской справ­ки к фон­ду или титуль­но­го листа опи­си дел, доку­мен­тов.

Назва­ние архив­но­го фон­да состо­ит из пол­но­го и (в скоб­ках) сокра­щен­но­го наиме­но­ва­ния фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля, с ука­за­ни­ем его под­чи­нен­но­сти, место­на­хож­де­ния, дат созда­ния и лик­ви­да­ции. Если наиме­но­ва­ние фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля изме­ня­лось, то в спис­ке фон­дов ука­зы­ва­ет­ся его послед­нее назва­ние в рам­ках пери­о­да, за кото­рый при­ня­ты доку­мен­ты. Все преды­ду­щие пере­име­но­ва­ния отме­ча­ют­ся в листе фон­да.

Назва­ние объ­еди­нен­но­го архив­но­го фон­да состо­ит из обоб­щен­но­го назва­ния вклю­чен­ных в него архив­ных фон­дов, из переч­ня назва­ний сме­няв­ших друг дру­га орга­ни­за­ций. Кон­крет­ные наиме­но­ва­ния всех орга­ни­за­ций, доку­мен­ты кото­рых вошли в объ­еди­нен­ный архив­ный фонд, а так­же их пере­име­но­ва­ния ука­зы­ва­ют­ся в листе фон­да.

В назва­нии архив­ной кол­лек­ции ука­зы­ва­ет­ся при­знак (при­зна­ки) ее фор­ми­ро­ва­ния.

Еже­год­но на 1 янва­ря к спис­ку фон­дов состав­ля­ет­ся ито­го­вая запись о коли­че­стве архив­ных фон­дов, посту­пив­ших и выбыв­ших в тече­ние года, и общем коли­че­стве архив­ных фон­дов, нахо­дя­щих­ся на хра­не­нии в архи­ве.

Спи­сок фон­дов заклю­ча­ет­ся в твер­дую облож­ку, листы нуме­ру­ют­ся, состав­ля­ет­ся лист-заве­ри­тель.

3.9. Лист фон­да состав­ля­ет­ся на каж­дый архив­ный фонд. В нем учи­ты­ва­ют­ся все опи­си дел, доку­мен­тов фон­да.

Лист фон­да может быть пере­со­став­лен толь­ко в слу­чае, если он неис­пра­ви­мо повре­жден или пере­ста­ет отра­жать фак­ти­че­ское состо­я­ние и объ­ем архив­но­го фон­да. В слу­чае пере­со­став­ле­ния листа фон­да ранее дей­ство­вав­ший лист фон­да поме­ща­ет­ся в дело фон­да. В верх­нем пра­вом углу обо­их листов фон­да дела­ют­ся отмет­ки: “Лист пере­со­став­лен” с ука­за­ни­ем даты пере­со­став­леы­ия, долж­но­сти и под­пи­си соста­ви­те­ля.

Листы фон­дов хра­нят­ся в поряд­ке номе­ров архив­ных фон­дов. К каж­дой пап­ке состав­ля­ет­ся лист-заве­ри­тель, где ука­зы­ва­ют­ся началь­ные и конеч­ные номе­ра архив­ных фон­дов и общее коли­че­ство архив­ных фон­дов, листы кото­рых нахо­дят­ся в пап­ке.

3.10. В опи­си дел, доку­мен­тов (годо­вом раз­де­ле опи­си дел, доку­мен­тов) еди­ни­цы хра­не­ния учи­ты­ва­ют­ся в соот­вет­ствии с систе­ма­ти­за­ци­ей за поряд­ко­вы­ми учет­ны­ми номе­ра­ми.

Пер­во­му годо­во­му раз­де­лу опи­си дел, доку­мен­тов фон­да при­сва­и­ва­ет­ся номер по листу фон­да, все после­ду­ю­щие годо­вые раз­де­лы чис­лят­ся за дан­ным номе­ром до завер­ше­ния опи­си.

Не допус­ка­ет­ся при­сво­е­ние опи­сям дел, доку­мен­тов оди­на­ко­вых учет­ных номе­ров в пре­де­лах одно­го фон­да.

В кон­це всех экзем­пля­ров опи­си дел, доку­мен­тов дела­ет­ся ито­го­вая запись, в кото­рой ука­зы­ва­ет­ся коли­че­ство нахо­дя­щих­ся на хра­не­нии еди­ниц хра­не­ния, пер­вый и послед­ний номе­ра еди­ниц хра­не­ния по опи­си, ука­зы­ва­ют­ся име­ю­щи­е­ся про­пус­ки номе­ров, литер­ные номе­ра, выбыв­шие еди­ни­цы хра­не­ния и осно­ва­ние выбы­тия.

После каж­до­го поступ­ле­ния или выбы­тия доку­мен­тов состав­ля­ет­ся новая ито­го­вая запись к опи­си дел, доку­мен­тов, кото­рая под­пи­сы­ва­ет­ся ее соста­ви­те­лем с ука­за­ни­ем долж­но­сти и даты состав­ле­ния.

Если опись дел, доку­мен­тов состо­ит из несколь­ких годо­вых раз­де­лов, томов, ито­го­вая запись состав­ля­ет­ся к каж­до­му годо­во­му раз­де­лу, тому; кро­ме того, к каж­до­му после­ду­ю­ще­му годо­во­му раз­де­лу, тому в нарас­та­ю­щем поряд­ке состав­ля­ет­ся свод­ная ито­го­вая запись.

Годо­вые раз­де­лы, если они не явля­ют­ся закон­чен­ной опи­сью, не под­ши­ва­ют­ся и не пере­пле­та­ют­ся; они хра­нят­ся в архи­ве в пап­ках.

Закон­чен­ная опись дел, доку­мен­тов долж­на вклю­чать не более 9999 еди­ниц хра­не­ния.

Закон­чен­ная опись дел, доку­мен­тов вме­сте с титуль­ным листом и спра­воч­ным аппа­ра­том к ней заклю­ча­ет­ся в твер­дую облож­ку, нуме­ру­ет­ся и под­ши­ва­ет­ся, или пере­пле­та­ет­ся.

Каж­дая закон­чен­ная опись дел, доку­мен­тов, том опи­си дел, доку­мен­тов долж­ны иметь лист-заве­ри­тель.

3.11. При нали­чии в архи­ве орга­ни­за­ции двух и более опи­сей дел, доку­мен­тов ведет­ся реестр опи­сей (при­ло­же­ние N 19).

Опи­си дел, доку­мен­тов вно­сят­ся в реестр опи­сей в хро­но­ло­ги­че­ской после­до­ва­тель­но­сти поступ­ле­ния под соот­вет­ству­ю­щи­ми поряд­ко­вы­ми номе­ра­ми.

В реест­ре опи­сей фик­си­ру­ют­ся основ­ные дан­ные по соста­ву каж­дой посту­пив­шей в архив орга­ни­за­ции опи­си дел, доку­мен­тов: номер фон­да, номер опи­си, коли­че­ство еди­ниц хра­не­ния в опи­си, коли­че­ство листов в опи­си и ее экзем­пля­ров.

3.12. Для цен­тра­ли­зо­ван­но­го госу­дар­ствен­но­го уче­та доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции в архи­ве орга­ни­за­ции, явля­ю­щей­ся источ­ни­ком ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва, состав­ля­ет­ся пас­порт архи­ва орга­ни­за­ции.*(7)

3.13. Архив орга­ни­за­ции может вести так­же учет в авто­ма­ти­зи­ро­ван­ном режи­ме — в виде учет­ных баз дан­ных (БД).

Учет­ные БД при­ме­ня­ют­ся во вза­и­мо­свя­зи с дру­ги­ми инфор­ма­ци­он­ны­ми БД, име­ю­щи­ми­ся в архи­ве орга­ни­за­ции, и долж­ны быть сов­ме­сти­мы с соот­вет­ству­ю­щи­ми учет­ны­ми БД госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов и орга­нов управ­ле­ния архив­ным делом.

3.14. Учет­ные доку­мен­ты архи­ва орга­ни­за­ции, кро­ме опи­сей дел, доку­мен­тов, пред­на­зна­ча­ют­ся для слу­жеб­но­го поль­зо­ва­ния и поль­зо­ва­те­лям не выда­ют­ся.

3.15. Учет поступ­ле­ния и выбы­тия дел, доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции осу­ществ­ля­ет­ся на осно­ва­нии:

опи­си дел, доку­мен­тов струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния и годо­во­го раз­де­ла свод­ной опи­си дел, доку­мен­тов орга­ни­за­ции;

номен­кла­ту­ры дел орга­ни­за­ции, заме­ня­ю­щей годо­вой раз­дел свод­ной опи­си дел, доку­мен­тов орга­ни­за­ции;

акта о тех­ни­че­ских ошиб­ках в учет­ных доку­мен­тах (при­ло­же­ние N 4);

акта об обна­ру­же­нии доку­мен­тов (не отно­ся­щих­ся к дан­но­му фон­ду, архи­ву, неучтен­ных) (при­ло­же­ние N 5);

акта об утра­те доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 6);

акта при­е­ма-пере­да­чи архив­ных доку­мен­тов на хра­не­ние (при­ло­же­ние N 20);

акта о выде­ле­нии к уни­что­же­нию архив­ных доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию (при­ло­же­ние N 21);

акта о неис­пра­ви­мых повре­жде­ни­ях архив­ных доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 22);

На осно­ва­нии ука­зан­ных доку­мен­тов вно­сят­ся необ­хо­ди­мые изме­не­ния в основ­ные (обя­за­тель­ные) учет­ные доку­мен­ты архи­ва:

в кни­гу уче­та поступ­ле­ния и выбы­тия дел, доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 11) и в лист фон­да (при­ло­же­ние N 13) — при каж­дом изме­не­нии в соста­ве и объ­е­ме доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции;

в спи­сок фон­дов (при­ло­же­ние N 12) — при поступ­ле­нии ново­го архив­но­го фон­да или выбы­тии всех дел, доку­мен­тов, нахо­див­ше­го­ся на хра­не­нии архив­но­го фон­да*(8);

в реестр опи­сей (при­ло­же­ние N 19) — при поступ­ле­нии новой опи­си или выбы­тии всех еди­ниц хра­не­ния, нахо­див­шей­ся на хра­не­нии опи­си. Номер выбыв­шей опи­си дру­гим опи­сям дел, доку­мен­тов не при­сва­и­ва­ет­ся и оста­ет­ся сво­бод­ным;

в опи­си дел, доку­мен­тов — при каж­дом поступ­ле­нии и/или выбы­тии дел, доку­мен­тов, учтен­ных в дан­ной опи­си.

Соот­вет­ству­ю­щие изме­не­ния вно­сят­ся во вспо­мо­га­тель­ные учет­ные доку­мен­ты.

Все акты, доку­мен­ти­ру­ю­щие резуль­та­ты архив­ных работ, вклю­ча­ют­ся в дело фон­да, кото­рое заво­дит­ся на каж­дый фонд, нахо­дя­щий­ся на хра­не­нии в архи­ве орга­ни­за­ции.

Дело фон­да, наря­ду с доку­мен­та­ми, отра­жа­ю­щи­ми исто­рию фон­да и фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля, вклю­ча­ет учет­ные доку­мен­ты, харак­те­ри­зу­ю­щие изме­не­ния фон­да.

  1. Ком­плек­то­ва­ние архи­ва орга­ни­за­ции доку­мен­та­ми архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­ги­ми архив­ны­ми доку­мен­та­ми

4.1. Доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и доку­мен­ты вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в том чис­ле по лич­но­му соста­ву, пере­да­ют­ся в архив орга­ни­за­ции не ранее, чем через один год и не позд­нее, чем через три года после завер­ше­ния дел в дело­про­из­вод­стве.

Доку­мен­ты по лич­но­му соста­ву госу­дар­ствен­ных граж­дан­ских слу­жа­щих и муни­ци­паль­ных слу­жа­щих, уво­лен­ных с госу­дар­ствен­ной граж­дан­ской служ­бы или муни­ци­паль­ной служ­бы, пере­да­ют­ся в архив орга­ни­за­ции по исте­че­нии 10 лет со дня уволь­не­ния.

4.2. Дела вре­мен­ных (до 10 лет вклю­чи­тель­но) сро­ков хра­не­ния в архив не пере­да­ют­ся. Они хра­нят­ся в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях орга­ни­за­ции и по исте­че­нии сро­ков хра­не­ния под­ле­жат уни­что­же­нию в уста­нов­лен­ном поряд­ке.

В исклю­чи­тель­ных слу­ча­ях по реше­нию руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции дела вре­мен­ных (до 10 лет вклю­чи­тель­но) сро­ков хра­не­ния пере­да­ют­ся в архив орга­ни­за­ции по опи­сям дел, доку­мен­тов или по номен­кла­ту­ре дел.

4.3. Доку­мен­ты посту­па­ют в архив орга­ни­за­ции после про­ве­де­ния экс­пер­ти­зы цен­но­сти.

4.4. Реше­ния о вклю­че­нии в состав Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции кон­крет­ных доку­мен­тов при­ни­ма­ют­ся экс­перт­но-про­ве­роч­ны­ми комис­си­я­ми феде­раль­ных госу­дар­ствен­ных архи­вов и упол­но­мо­чен­ных орга­нов испол­ни­тель­ной вла­сти субъ­ек­тов Рос­сий­ской Феде­ра­ции в обла­сти архив­но­го дела (далее — ЭГЖ архив­но­го учре­жде­ния) в пре­де­лах ком­пе­тен­ции.

4.5. Целью экс­пер­ти­зы цен­но­сти доку­мен­тов в орга­ни­за­ции явля­ет­ся:

отбор доку­мен­тов для вклю­че­ния в состав Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции;

выяв­ле­ние доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих даль­ней­ше­му хра­не­нию. Экс­пер­ти­зе цен­но­сти под­ле­жат все доку­мен­ты орга­ни­за­ции неза­ви­си­мо от видов носи­те­лей и спо­со­бов запи­си.

До про­ве­де­ния экс­пер­ти­зы цен­но­сти в соот­вет­ствии с пунк­та­ми 4.6. — 4.13. насто­я­щих Пра­вил уни­что­же­ние доку­мен­тов запре­ща­ет­ся.

4.6. Экс­пер­ти­за цен­но­сти доку­мен­тов про­во­дит­ся на осно­ве:

дей­ству­ю­ще­го зако­но­да­тель­ства и иных нор­ма­тив­ных пра­во­вых актов Рос­сий­ской Феде­ра­ции в обла­сти архив­но­го дела, инфор­ма­ции и доку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния управ­ле­ния;

типо­вых, ведом­ствен­ных и иных переч­ней доку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков их хра­не­ния, типо­вых и при­мер­ных номен­кла­тур дел.

4.7. В орга­ни­за­ции для про­ве­де­ния экс­пер­ти­зы цен­но­сти доку­мен­тов созда­ет­ся экс­перт­ная комис­сия (далее — ЭК)*(9). В орга­ни­за­ци­ях, име­ю­щих слож­ную струк­ту­ру и/или под­ве­дом­ствен­ные орга­ни­за­ции, созда­ют­ся цен­траль­ные экс­перт­ные комис­сии (далее — ЦЭК).

4.8. ЦЭК (ЭК) явля­ет­ся сове­ща­тель­ным орга­ном при руко­во­ди­те­ле орга­ни­за­ции, созда­ет­ся при­ка­зом орга­ни­за­ции, дей­ству­ет на осно­ва­нии поло­же­ния.

Зада­чи и функ­ции ЦЭК (ЭК) орга­ни­за­ции — источ­ни­ка ком­плек­то­ва­ния опре­де­ля­ют­ся поло­же­ни­ем, утвер­жда­е­мым руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

4.9. Основ­ной зада­чей ЦЭК (ЭК) явля­ет­ся орга­ни­за­ция и про­ве­де­ние экс­пер­ти­зы цен­но­сти доку­мен­тов.

Основ­ны­ми функ­ци­я­ми ЦЭК (ЭК) явля­ют­ся:

орга­ни­за­ция еже­год­но­го отбо­ра дел для хра­не­ния и уни­что­же­ния;

рас­смот­ре­ние и согла­со­ва­ние про­ек­тов номен­кла­ту­ры дел орга­ни­за­ции, опи­сей дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го и вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в том чис­ле по лич­но­му соста­ву, актов о выде­ле­нии к уни­что­же­нию дел, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, и дру­гих актов;

под­го­тов­ка пред­ло­же­ний об опре­де­ле­нии сро­ков хра­не­ния доку­мен­тов, не преду­смот­рен­ных переч­ням*(10), и об изме­не­нии сро­ков хра­не­ния отдель­ных кате­го­рий доку­мен­тов, уста­нов­лен­ных переч­ня­ми;

уча­стие в под­го­тов­ке и рас­смот­ре­нии про­ек­тов нор­ма­тив­ных и мето­ди­че­ских доку­мен­тов по вопро­сам рабо­ты с доку­мен­та­ми в орга­ни­за­ции;

мето­ди­че­ское руко­вод­ство рабо­та­ми в обла­сти обес­пе­че­ния сохран­но­сти доку­мен­таль­но­го и архив­но­го фон­дов орга­ни­за­ции.

4.10. Экс­пер­ти­за цен­но­сти доку­мен­тов в орга­ни­за­ции про­во­дит­ся:

в дело­про­из­вод­стве — при состав­ле­нии номен­кла­ту­ры дел орга­ни­за­ции и при под­го­тов­ке дел к пере­да­че в архив;

в архи­ве орга­ни­за­ции — в про­цес­се под­го­тов­ки дел к пере­да­че на посто­ян­ное хра­не­ние.

4.11. Экс­пер­ти­за цен­но­сти доку­мен­тов про­во­дит­ся еже­год­но.

По резуль­та­там экс­пер­ти­зы цен­но­сти в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях орга­ни­за­ции состав­ля­ют­ся опи­си дел струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний: посто­ян­но­го, вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, по лич­но­му соста­ву (при­ло­же­ние N 23, 24), на осно­ве кото­рых в архи­ве орга­ни­за­ции состав­ля­ют­ся годо­вые раз­де­лы соот­вет­ству­ю­щих свод­ных опи­сей дел, доку­мен­тов.

На дела с истек­ши­ми сро­ка­ми хра­не­ния в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях орга­ни­за­ции состав­ля­ют­ся пред­ло­же­ния к акту о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию (по фор­ме акта, при­ло­же­ние N 21).

На осно­ве пред­ло­же­ний струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний служ­ба дело­про­из­вод­ства орга­ни­за­ции состав­ля­ет акт о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию (при­ло­же­ние N 21).

Дела вклю­ча­ют­ся в акт о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, если преду­смот­рен­ный для них срок хра­не­ния истек к 1 янва­ря года, в кото­ром состав­лен акт.

Дела с отмет­кой “ЭПК”*(11) под­ле­жат полист­но­му про­смот­ру в целях выяв­ле­ния доку­мен­тов, под­ле­жа­щих посто­ян­но­му хра­не­нию. Выяв­лен­ные в таких делах доку­мен­ты посто­ян­но­го хра­не­ния выде­ля­ют­ся и при­со­еди­ня­ют­ся к одно­род­ным делам или фор­ми­ру­ют­ся в само­сто­я­тель­ные дела.

Осталь­ные доку­мен­ты с отмет­кой “ЭПК” вклю­ча­ют­ся в акт на уни­что­же­ние. При этом отмет­ка “ЭПК” в акте не ука­зы­ва­ет­ся.

Опи­си на дела, доку­мен­ты посто­ян­но­го хра­не­ния и по лич­но­му соста­ву и акты на уни­что­же­ние доку­мен­тов рас­смат­ри­ва­ют­ся на засе­да­нии ЦЭК (ЭК) одно­вре­мен­но. По ито­гам рас­смот­ре­ния ЦЭК (ЭК) согла­со­вы­ва­ют­ся опи­си дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го хра­не­ния и по лич­но­му соста­ву и акты о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов.

Согла­со­ван­ные ЦЭК (ЭК) орга­ни­за­ции опи­си дел доку­мен­тов (годо­вые раз­де­лы) пред­став­ля­ют­ся на рас­смот­ре­ние ЭПК:

посто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния — на утвер­жде­ние;

по лич­но­му соста­ву — на согла­со­ва­ние;

ЭПК утвер­жда­ет опи­си дел посто­ян­но­го хра­не­ния и согла­со­вы­ва­ет опи­си дел по лич­но­му соста­ву.

Опи­си дел, доку­мен­тов (годо­вые раз­де­лы) направ­ля­ют­ся на рас­смот­ре­ние ЭПК в трех экзем­пля­рах на бумаж­ном носи­те­ле и одном экзем­пля­ре на элек­трон­ном носи­те­ле через 3 года после завер­ше­ния дел в дело­про­из­вод­стве.

После утвер­жде­ния и согла­со­ва­ния ЭПК опи­сей дел, доку­мен­тов, опи­си и акт о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, утвер­жда­ют­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции, после чего дела, выде­лен­ные по акту к уни­что­же­нию, могут быть уни­что­же­ны.

4.12. Орга­ни­за­ции, в дея­тель­но­сти кото­рых не созда­ют­ся доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, созда­ют опи­си дел по лич­но­му соста­ву и опи­си дел вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния и обес­пе­чи­ва­ют их сохран­ность.

Орга­ни­за­ции так­же состав­ля­ют акты о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов, не под­ле­жа­щих хра­не­нию, и уни­что­жа­ют ука­зан­ные доку­мен­ты по исте­че­нии сро­ков их хра­не­ния толь­ко после состав­ле­ния годо­вых раз­де­лов опи­сей дел по лич­но­му соста­ву за соот­вет­ству­ю­щий пери­од и их утвер­жде­ния руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

4.13. Дела на бумаж­ном носи­те­ле, выде­лен­ные к уни­что­же­нию, пере­да­ют­ся на уни­что­же­ние (ути­ли­за­цию) по акту о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 21), а так­же на осно­ва­нии иных доку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих факт сда­чи доку­мен­тов на уни­что­же­ние (ути­ли­за­цию).

Элек­трон­ные дела с истек­ши­ми сро­ка­ми хра­не­ния под­ле­жат выде­ле­нию к уни­что­же­нию на общих осно­ва­ни­ях, после чего про­во­дит­ся их физи­че­ское уни­что­же­ние или уни­что­же­ние про­грамм­но-тех­ни­че­ски­ми сред­ства­ми с соот­вет­ству­ю­щей отмет­кой в акте о выде­ле­нии к уни­что­же­нию доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 21).

4.14. Для обес­пе­че­ния поряд­ка фор­ми­ро­ва­ния и уче­та дел в дело­про­из­вод­стве орга­ни­за­ции состав­ля­ет­ся номен­кла­ту­ра дел.

4.15. Номен­кла­ту­ра дел закреп­ля­ет клас­си­фи­ка­цию (груп­пи­ров­ку) испол­нен­ных доку­мен­тов в дела (элек­трон­ные дела) и явля­ет­ся основ­ным учет­ным доку­мен­том, отра­жа­ю­щим состав и орга­ни­за­цию доку­мен­таль­но­го фон­да орга­ни­за­ции.

4.16. Номен­кла­ту­ра дел явля­ет­ся осно­вой для состав­ле­ния опи­сей дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го и вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, а так­же для уче­та дел вре­мен­ных (до 10 лет вклю­чи­тель­но) сро­ков хра­не­ния.

4.17. Номен­кла­ту­ра дел орга­ни­за­ции раз­ра­ба­ты­ва­ет­ся на осно­ва­нии типо­вых, ведом­ствен­ных и иных переч­ней доку­мен­тов с ука­за­ни­ем сро­ков хра­не­ния, иных нор­ма­тив­ных пра­во­вых актов, а так­же типо­вых и при­мер­ных номен­кла­тур дел.

Типо­вая и при­мер­ная номен­кла­ту­ры дел раз­ра­ба­ты­ва­ют­ся орга­на­ми и орга­ни­за­ци­я­ми, име­ю­щи­ми в под­чи­не­нии сеть одно­тип­ных орга­ни­за­ций.

Типо­вая номен­кла­ту­ра уста­нав­ли­ва­ет состав дел, заво­ди­мых в одно­тип­ных орга­ни­за­ци­ях, и явля­ет­ся нор­ма­тив­ным доку­мен­том.

При­мер­ная номен­кла­ту­ра уста­нав­ли­ва­ет при­мер­ный состав дел, заво­ди­мых в орга­ни­за­ци­ях, на кото­рые она рас­про­стра­ня­ет­ся, и явля­ет­ся реко­мен­да­тель­ным доку­мен­том.

4.18. Номен­кла­ту­ра дел орга­ни­за­ции состав­ля­ет­ся по уста­нов­лен­ной фор­ме (при­ло­же­ние N 25) на осно­ва­нии номен­кла­тур дел струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний (при­ло­же­ние N 26).

Орга­ни­за­ции — источ­ни­ки ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов один раз в 5 лет*(12) согла­со­вы­ва­ют номен­кла­ту­ру дел с ЦЭК (ЭК) орга­ни­за­ции и пред­став­ля­ют ее на согла­со­ва­ние соот­вет­ству­ю­щих ЭПК или госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва, соглас­но предо­став­лен­ным ему пол­но­мо­чи­ям.

Орга­ни­за­ции, в дея­тель­но­сти кото­рых не созда­ют­ся доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, утвер­жда­ют номен­кла­ту­ру дел само­сто­я­тель­но.

4.19. Закон­чен­ные дело­про­из­вод­ством дела посто­ян­но­го и вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в том чис­ле по лич­но­му соста­ву, после окон­ча­ния кален­дар­но­го года, в кото­ром они были заве­де­ны, под­го­тав­ли­ва­ют­ся к пере­да­че в архив орга­ни­за­ции и под­ле­жат оформ­ле­нию и опи­са­нию.

В зави­си­мо­сти от сро­ков хра­не­ния про­во­дит­ся пол­ное или частич­ное оформ­ле­ние дел. Пол­но­му оформ­ле­нию под­ле­жат дела посто­ян­но­го и вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния и по лич­но­му соста­ву.

Оформ­ле­ние дел на бумаж­ном носи­те­ле преду­смат­ри­ва­ет:

под­шив­ку или пере­плет доку­мен­тов дела (нефор­мат­ные доку­мен­ты хра­нят­ся в закры­тых твер­дых пап­ках или в короб­ках);

нуме­ра­цию листов дела;

состав­ле­ние листа-заве­ри­те­ля дела (при­ло­же­ние N 8);

состав­ле­ние, внут­рен­ней опи­си доку­мен­тов дела (при­ло­же­ние N 27);

оформ­ле­ние облож­ки дела (при­ло­же­ние N 28).

Под­го­тов­ка элек­трон­ных дел для пере­да­чи в архив орга­ни­за­ции преду­смат­ри­ва­ет состав­ле­ние опи­си элек­трон­ных дел, доку­мен­тов (при­ло­же­ния N N 17, 18).

4.20. В дело поме­ща­ют­ся доку­мен­ты, кото­рые по сво­е­му содер­жа­нию соот­вет­ству­ют заго­лов­ку дела, при этом запре­ща­ет­ся груп­пи­ро­вать в дела чер­но­вые и дуб­лет­ные экзем­пля­ры доку­мен­тов, а так­же доку­мен­ты, под­ле­жа­щие воз­вра­ту.

При фор­ми­ро­ва­нии дела необ­хо­ди­мо соблю­дать сле­ду­ю­щие тре­бо­ва­ния:

доку­мен­ты посто­ян­но­го и вре­мен­но­го хра­не­ния необ­хо­ди­мо груп­пи­ро­вать в отдель­ные дела;

вклю­чать в дело по одно­му экзем­пля­ру каж­до­го доку­мен­та;

груп­пи­ро­вать в дело доку­мен­ты одно­го кален­дар­но­го года;

исклю­че­ние состав­ля­ют: пере­хо­дя­щие дела; судеб­ные дела; лич­ные дела, кото­рые фор­ми­ру­ют­ся в тече­ние все­го пери­о­да рабо­ты лица в орга­ни­за­ции; доку­мен­ты выбор­ных орга­нов и их посто­ян­ных комис­сий, депу­тат­ских групп, кото­рые груп­пи­ру­ют­ся за пери­од созы­ва; доку­мен­ты обра­зо­ва­тель­ных орга­ни­за­ций, кото­рые фор­ми­ру­ют­ся за учеб­ный год; доку­мен­ты теат­ров, харак­те­ри­зу­ю­щие сце­ни­че­скую дея­тель­ность, в пре­де­лах теат­раль­но­го сезо­на; дела филь­мов, руко­пи­сей, исто­рии болез­ней.

При­ка­зы по лич­но­му соста­ву долж­ны груп­пи­ро­вать­ся в дела в соот­вет­ствии с уста­нов­лен­ны­ми для них сро­ка­ми хра­не­ния;

доку­мен­ты в лич­ных делах рас­по­ла­га­ют­ся в хро­но­ло­ги­че­ском поряд­ке по мере поступ­ле­ния;

лице­вые сче­та по зара­бот­ной пла­те работ­ни­ков груп­пи­ру­ют­ся в отдель­ные дела и рас­по­ла­га­ют­ся в них по алфа­ви­ту фами­лий, имен и отчеств.

Дело на бумаж­ном носи­те­ле не долж­но содер­жать более 250 листов, при тол­щине не более 4 см.

4.21. Доку­мен­ты, состав­ля­ю­щие дело на бумаж­ном носи­те­ле, под­ши­ва­ют­ся на четы­ре про­ко­ла (на три про­ко­ла — для мало­фор­мат­ных дел) в твер­дую облож­ку или пере­пле­та­ют­ся с уче­том воз­мож­но­сти сво­бод­но­го чте­ния всех доку­мен­тов, дат, виз и резо­лю­ций на них, метал­ли­че­ские скреп­ле­ния из доку­мен­тов уда­ля­ют­ся.

В нача­ле дела на бумаж­ном носи­те­ле при необ­хо­ди­мо­сти под­ши­ва­ют­ся листы внут­рен­ней опи­си доку­мен­тов дела (при­ло­же­ние N 27), в кон­це каж­до­го дела — лист-заве­ри­тель дела (при­ло­же­ние N 8).

4.22. В целях обес­пе­че­ния сохран­но­сти и закреп­ле­ния поряд­ка рас­по­ло­же­ния доку­мен­тов, вклю­чен­ных в дело на бумаж­ном носи­те­ле, все его листы (кро­ме листа-заве­ри­те­ля дела и внут­рен­ней опи­си) нуме­ру­ют­ся в вало­вом поряд­ке араб­ски­ми циф­ра­ми, кото­рые про­став­ля­ют­ся в пра­вом верх­нем углу листа доку­мен­та про­стым гра­фит­ным каран­да­шом или нуме­ра­то­ром. Упо­треб­ле­ние чер­нил и цвет­ных каран­да­шей для нуме­ра­ции листов запре­ща­ет­ся. Листы внут­рен­ней опи­си доку­мен­тов дела нуме­ру­ют­ся отдель­но.

Листы дел, состо­я­щих из несколь­ких томов или частей, нуме­ру­ют­ся по каж­до­му тому или части отдель­но.

Фото­гра­фии, чер­те­жи, диа­грам­мы и дру­гие иллю­стра­тив­ные доку­мен­ты, пред­став­ля­ю­щие само­сто­я­тель­ный лист в деле, нуме­ру­ют­ся на обо­рот­ной сто­роне в левом верх­нем углу.

Сло­жен­ный лист раз­во­ра­чи­ва­ет­ся и нуме­ру­ет­ся в пра­вом верх­нем углу. При этом лист любо­го фор­ма­та, под­ши­тый за один край, нуме­ру­ет­ся как один лист; лист, сло­жен­ный и под­ши­тый за сере­ди­ну, под­ле­жит пере­шив­ке и нуме­ру­ет­ся как один лист.

Лист с наглу­хо накле­ен­ны­ми доку­мен­та­ми (вырез­ка­ми, выпис­ка­ми, фото­гра­фи­я­ми) нуме­ру­ет­ся как один лист. Если к доку­мен­ту под­кле­е­ны одним кра­ем дру­гие доку­мен­ты (вырез­ки, встав­ки тек­ста, пере­во­ды), то каж­дый доку­мент нуме­ру­ет­ся отдель­но.

Под­ши­тые в дело кон­вер­ты с вло­же­ни­я­ми нуме­ру­ют­ся; при этом вна­ча­ле нуме­ру­ет­ся кон­верт, а затем оче­ред­ным номе­ром каж­дое вло­же­ние в кон­вер­те.

Под­ши­тые в дело доку­мен­ты с соб­ствен­ной нуме­ра­ци­ей листов (вклю­чая печат­ные изда­ния) могут нуме­ро­вать­ся в общем поряд­ке или сохра­нять соб­ствен­ную нуме­ра­цию, если она соот­вет­ству­ет поряд­ко­во­му рас­по­ло­же­нию листов в деле.

В слу­ча­ях обна­ру­же­ния боль­шо­го чис­ла оши­бок в нуме­ра­ции листов дела про­во­дит­ся пере­ну­ме­ра­ция. При нали­чии отдель­ных оши­бок в нуме­ра­ции листов дела допус­ка­ет­ся упо­треб­ле­ние литер­ных номе­ров листов.

4.23. Лист-заве­ри­тель дела (при­ло­же­ние N 8) состав­ля­ет­ся на отдель­ном листе, в кар­то­те­ках — на отдель­ном листе фор­ма­та кар­точ­ки. Лист-заве­ри­тель дела под­пи­сы­ва­ет­ся его соста­ви­те­лем. Все после­ду­ю­щие изме­не­ния в соста­ве и состо­я­нии дела (повре­жде­ния, заме­на под­лин­ных доку­мен­тов) отме­ча­ют­ся в листе-заве­ри­те­ле со ссыл­кой на соот­вет­ству­ю­щий акт.

Запре­ща­ет­ся выно­сить лист-заве­ри­тель на облож­ку дела или чистый обо­рот листа послед­не­го доку­мен­та. Если дело под­ши­то или пере­пле­те­но без блан­ка листа-заве­ри­те­ля, он дол­жен быть накле­ен за верх­нюю часть листа на внут­рен­нюю сто­ро­ну облож­ки в кон­це дела.

4.24. На облож­ке дел посто­ян­но­го хра­не­ния преду­смат­ри­ва­ет­ся место для наиме­но­ва­ния госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва, в кото­рый дела орга­ни­за­ции будут при­ня­ты (при­ло­же­ние N 28). При оформ­ле­нии облож­ки дела наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции ука­зы­ва­ет­ся пол­но­стью, в име­ни­тель­ном паде­же. Пол­ное наиме­но­ва­ние выше­сто­я­щей орга­ни­за­ции ука­зы­ва­ет­ся над наиме­но­ва­ни­ем орга­ни­за­ции — источ­ни­ка ком­плек­то­ва­ния (так­же в име­ни­тель­ном паде­же). Если орга­ни­за­ция или выше­сто­я­щая орга­ни­за­ция име­ют сокра­щен­ные наиме­но­ва­ния, то они ука­зы­ва­ют­ся в скоб­ках после пол­но­го наиме­но­ва­ния.

При изме­не­нии наиме­но­ва­ния орга­ни­за­ции (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния) в тече­ние пери­о­да, охва­ты­ва­е­мо­го доку­мен­та­ми дела, или при пере­да­че дела в дру­гую орга­ни­за­цию (струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние), на облож­ке дела допи­сы­ва­ет­ся новое наиме­но­ва­ние этой орга­ни­за­ции или орга­ни­за­ции-пра­во­пре­ем­ни­ка (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния), а преж­нее заклю­ча­ет­ся в скоб­ки.

4.25. На облож­ке дела ука­зы­ва­ют­ся:

наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции и ее непо­сред­ствен­ная под­чи­нен­ность;

наиме­но­ва­ние струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

индекс дела;

номер тома (части);

заго­ло­вок дела (тома, части);

край­ние даты дела (тома, части);

коли­че­ство листов в деле (томе, части);

срок хра­не­ния дела;

архив­ный шифр дела.

4.26. Заго­ло­вок дела на бумаж­ном носи­те­ле и заго­ло­вок элек­трон­но­го дела пере­но­сят­ся на облож­ку дела (элек­трон­но­го дела) из номен­кла­ту­ры дел орга­ни­за­ции. Заго­ло­вок дол­жен соот­вет­ство­вать содер­жа­нию доку­мен­тов в деле.

В тех слу­ча­ях, когда дело состо­ит из несколь­ких томов (частей), на облож­ку каж­до­го тома (части) выно­сит­ся общий заго­ло­вок дела, а при необ­хо­ди­мо­сти — заго­ло­вок каж­до­го тома (части).

В заго­лов­ках дел, содер­жа­щих копии доку­мен­тов, ука­зы­ва­ет­ся на коли­че­ство копий. Под­лин­ность доку­мен­тов дела в заго­лов­ке не ого­ва­ри­ва­ет­ся.

4.27. Дела, вне­сен­ные в годо­вые раз­де­лы свод­ных опи­сей, шиф­ру­ют­ся после утверждения/согласования годо­во­го раз­де­ла свод­ной опи­си ЭПК архив­но­го учре­жде­ния и утвер­жде­ния руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции (до это­го архив­ный шифр про­став­ля­ет­ся каран­да­шом).

4.28. На облож­ке дела ука­зы­ва­ет­ся дата дела — год(ы) заве­де­ния и окон­ча­ния дела в дело­про­из­вод­стве.

Если в дело вклю­че­ны доку­мен­ты (напри­мер, при­ло­же­ния), дата кото­рых не сов­па­да­ет с датой дела, то под датой с новой строч­ки дела­ет­ся об этом запись: “В деле име­ют­ся доку­мен­ты за … год(ы)”.

Дата дела может не ука­зы­вать­ся толь­ко на облож­ках дел, содер­жа­щих годо­вые пла­ны и отче­ты и дру­гие доку­мен­ты, даты кото­рых отра­жа­ют­ся в заго­лов­ках дел.

Датой дел, содер­жа­щих рас­по­ря­ди­тель­ную, твор­че­скую и иную доку­мен­та­цию (докла­ды, пись­ма, сте­но­грам­мы), для кото­рой точ­ная дати­ров­ка име­ет важ­ное зна­че­ние, а так­же для дел, состо­я­щих из несколь­ких томов (частей), явля­ют­ся даты (чис­ло, месяц, год) реги­стра­ции (состав­ле­ния, поступ­ле­ния) само­го ран­не­го и само­го позд­не­го доку­мен­тов, вклю­чен­ных в дело (край­ние даты дел, доку­мен­тов).

Датой дела, содер­жа­ще­го про­то­ко­лы засе­да­ний, явля­ют­ся даты утвер­жде­ния (если они утвер­жда­ют­ся) или даты пер­во­го и послед­не­го про­то­ко­ла, состав­ля­ю­щих дело.

Датой лич­но­го дела явля­ют­ся даты под­пи­са­ния при­ка­зов о при­е­ме и уволь­не­нии лица, на кото­рое оно заве­де­но.

При обо­зна­че­нии даты доку­мен­та сна­ча­ла ука­зы­ва­ет­ся чис­ло, затем месяц и год. Чис­ло и год обо­зна­ча­ют­ся араб­ски­ми циф­ра­ми, назва­ние меся­ца — сло­вом.

Если дата доку­мен­та или отдель­ные ее эле­мен­ты опре­де­ля­ют­ся при­бли­зи­тель­но, на осно­ва­нии ана­ли­за содер­жа­ния доку­мен­та, то дата или отдель­ные ее эле­мен­ты, не абсо­лют­но досто­вер­ные, заклю­ча­ют­ся в квад­рат­ные скоб­ки.

4.29. Обя­за­тель­ны­ми рек­ви­зи­та­ми облож­ки дела явля­ют­ся ука­за­ние коли­че­ства листов в деле*(13) (про­став­ля­ет­ся на осно­ва­нии листа-заве­ри­те­ля дела) и срок хра­не­ния дела (на делах посто­ян­но­го хра­не­ния пишет­ся: “Хра­нить посто­ян­но”).

4.30. Для уче­та доку­мен­тов опре­де­лен­ных кате­го­рий дел на бумаж­ном носи­те­ле (лич­ные, судеб­ные дела, мате­ри­а­лы уго­лов­ных дел, дела о при­суж­де­нии уче­ных сте­пе­ней и при­сво­е­нии уче­ных зва­ний, дела, свя­зан­ные с выда­чей автор­ских сви­де­тельств и патент­ных изоб­ре­те­ний) состав­ля­ет­ся внут­рен­няя опись доку­мен­тов дела.

Если дело на бумаж­ном носи­те­ле пере­пле­те­но или под­ши­то без блан­ка внут­рен­ней опи­си доку­мен­тов, то состав­лен­ная по уста­нов­лен­ной фор­ме внут­рен­няя опись под­кле­и­ва­ет­ся к внут­рен­ней сто­роне лице­вой облож­ки дела.

Изме­не­ния соста­ва доку­мен­тов дела (изъ­я­тия, вклю­че­ния доку­мен­тов, заме­на доку­мен­тов копи­я­ми) отра­жа­ют­ся в гра­фе “При­ме­ча­ние” внут­рен­ней опи­си со ссыл­ка­ми на соот­вет­ству­ю­щие акты. При необ­хо­ди­мо­сти могут быть состав­ле­ны новая ито­го­вая запись к внут­рен­ней опи­си и лист-заве­ри­тель дела.

4.31. Дела пере­да­ют­ся в архив орга­ни­за­ции по опи­сям, состав­лен­ным в струк­тур­ных под­раз­де­ле­ни­ях.

Опи­си дел струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний состав­ля­ют­ся по уста­нов­лен­ной фор­ме (при­ло­же­ние N 23, 24) в двух экзем­пля­рах и пред­став­ля­ют­ся в архив орга­ни­за­ции не позд­нее чем через один год после завер­ше­ния дел в дело­про­из­вод­стве.

Опи­си состав­ля­ют­ся отдель­но на дела посто­ян­но­го хра­не­ния; дела вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в том чис­ле по лич­но­му соста­ву, и дела, состо­я­щие из доку­мен­тов, харак­тер­ных толь­ко для дан­ной орга­ни­за­ции (судеб­ные, след­ствен­ные дела, науч­ные отче­ты по темам). Отдель­ные опи­си состав­ля­ют­ся на еди­ни­цы хра­не­ния элек­трон­ных доку­мен­тов посто­ян­но­го хра­не­ния; вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в том чис­ле по лич­но­му соста­ву.

4.32. При состав­ле­нии опи­си дел струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния соблю­да­ют­ся сле­ду­ю­щие тре­бо­ва­ния:

заго­лов­ки дел вно­сят­ся в опись в соот­вет­ствии с при­ня­той схе­мой систе­ма­ти­за­ции на осно­ве номен­кла­ту­ры дел;

каж­дое дело вно­сит­ся в опись под поряд­ко­вым номе­ром (если дело состо­ит из несколь­ких томов или частей, то каж­дый том или часть вно­сят­ся в опись под поряд­ко­вым номе­ром);

гра­фы опи­си запол­ня­ют­ся в точ­ном соот­вет­ствии со све­де­ни­я­ми, кото­рые выне­се­ны на облож­ку дела;

гра­фа опи­си “При­ме­ча­ние” исполь­зу­ет­ся для отме­ток о при­е­ме дел, осо­бен­но­стях физи­че­ско­го состо­я­ния, о пере­да­че дел дру­гим струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ям со ссыл­кой на необ­хо­ди­мый акт, о нали­чии копий.

В кон­це опи­си вслед за послед­ней опи­са­тель­ной ста­тьей запол­ня­ет­ся ито­го­вая запись, в кото­рой ука­зы­ва­ют­ся (циф­ра­ми и про­пи­сью) коли­че­ство дел, пер­вый и послед­ний номе­ра дел по опи­си дел, а так­же ого­ва­ри­ва­ют­ся осо­бен­но­сти нуме­ра­ции дел в опи­си (нали­чие литер­ных и про­пу­щен­ных номе­ров).

Перед вне­се­ни­ем заго­лов­ков дел в опись про­ве­ря­ют­ся каче­ство фор­ми­ро­ва­ния и оформ­ле­ния дел, соот­вет­ствие коли­че­ства дел, вно­си­мых в опись, коли­че­ству заве­ден­ных дел по номен­кла­ту­ре дел орга­ни­за­ции.

При про­смот­ре дел про­ве­ря­ют­ся: соот­вет­ствие заго­лов­ка дела содер­жа­нию доку­мен­тов в деле; пра­виль­ность оформ­ле­ния и груп­пи­ров­ки доку­мен­тов, вклю­чен­ных в дело; каче­ство под­шив­ки или пере­пле­та дела; пра­виль­ность нуме­ра­ции листов дела; нали­чие в деле, в необ­хо­ди­мых слу­ча­ях, внут­рен­ней опи­си дела и пра­виль­ность ее состав­ле­ния; пра­виль­ность оформ­ле­ния облож­ки дела; нали­чие и пра­виль­ность листа-заве­ри­те­ля дела. В слу­чае обна­ру­же­ния нару­ше­ния уста­нов­лен­ных пра­вил фор­ми­ро­ва­ния и оформ­ле­ния дел они долж­ны быть устра­не­ны.

В слу­чае обна­ру­же­ния отсут­ствия дел, чис­ля­щих­ся по номен­кла­ту­ре дел орга­ни­за­ции, струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ем при­ни­ма­ют­ся меры по розыс­ку. Обна­ру­жен­ные дела вклю­ча­ют­ся в опись. Если при­ня­тые меры не дали резуль­та­тов, то на необ­на­ру­жен­ные дела состав­ля­ет­ся акт об утра­те доку­мен­тов, кото­рый под­пи­сы­ва­ет­ся руко­во­ди­те­лем струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния и пере­да­ет­ся вме­сте с опи­сью дел струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния в архив орга­ни­за­ции (при­ло­же­ние N 6).

4.33. Пере­да­ча дел в архив орга­ни­за­ции осу­ществ­ля­ет­ся по гра­фи­ку, согла­со­ван­но­му с руко­во­ди­те­ля­ми струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний, пере­да­ю­щих доку­мен­ты в архив, и утвер­жден­но­му руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

В пери­од под­го­тов­ки дел на бумаж­ном носи­те­ле струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ем к пере­да­че в архив орга­ни­за­ции сотруд­ни­ком архи­ва про­ве­ря­ет­ся пра­виль­ность их фор­ми­ро­ва­ния, оформ­ле­ния и соот­вет­ствие коли­че­ства дел, вклю­чен­ных в опись, коли­че­ству дел, сфор­ми­ро­ван­ных в соот­вет­ствии с номен­кла­ту­рой дел орга­ни­за­ции. Все выяв­лен­ные при про­вер­ке недо­стат­ки в фор­ми­ро­ва­нии и оформ­ле­нии дел работ­ни­ки струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния обя­за­ны устра­нить.

При­ем-пере­да­ча дел в архив орга­ни­за­ции про­из­во­дит­ся работ­ни­ком архи­ва орга­ни­за­ции в при­сут­ствии работ­ни­ка струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния. На экзем­пля­рах опи­си дел, доку­мен­тов про­став­ля­ет­ся отмет­ка о нали­чии дела. В кон­це каж­до­го экзем­пля­ра опи­си ука­зы­ва­ют­ся циф­ра­ми и про­пи­сью коли­че­ство фак­ти­че­ски при­ня­тых в архив дел, номе­ра отсут­ству­ю­щих дел, дата при­е­ма-пере­да­чи дел, а так­же под­пи­си лица, ответ­ствен­но­го за архив, и лица, пере­дав­ше­го дела.

4.34. Пере­да­ча элек­трон­ных доку­мен­тов в архив орга­ни­за­ции про­из­во­дит­ся на осно­ва­нии опи­сей элек­трон­ных дел, доку­мен­тов струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ной сети (при нали­чии в архи­ве орга­ни­за­ции инфор­ма­ци­он­ной систе­мы) или на физи­че­ски обособ­лен­ных мате­ри­аль­ных носи­те­лях, кото­рые пред­став­ля­ют­ся в двух иден­тич­ных экзем­пля­рах.

При пере­да­че элек­трон­ных доку­мен­тов в архив орга­ни­за­ции выпол­ня­ют­ся сле­ду­ю­щие основ­ные про­це­ду­ры рабо­ты с доку­мен­та­ми:

фор­ми­ро­ва­ние в инфор­ма­ци­он­ной систе­ме орга­ни­за­ции элек­трон­ных дел, явля­ю­щих­ся сово­куп­но­стью кон­тей­не­ров элек­трон­ных доку­мен­тов или кон­тей­не­ром элек­трон­но­го доку­мен­та, содер­жа­щим кон­тент и мета­дан­ные элек­трон­но­го доку­мен­та, фай­лы элек­трон­ных под­пи­сей и визу­а­ли­зи­ро­ван­ную копию тек­сто­во­го элек­трон­но­го доку­мен­та в фор­ма­те PDF/A;

фор­ми­ро­ва­ние опи­си элек­трон­ных дел, доку­мен­тов струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния;

про­вер­ка архи­вом орга­ни­за­ции элек­трон­ных доку­мен­тов на нали­чие вре­до­нос­ных ком­пью­тер­ных про­грамм;

про­вер­ка вос­про­из­во­ди­мо­сти элек­трон­ных доку­мен­тов;

про­вер­ка физи­че­ско­го и тех­ни­че­ско­го состо­я­ния носи­те­лей (при пере­да­че элек­трон­ных доку­мен­тов в архив орга­ни­за­ции на физи­че­ски обособ­лен­ных мате­ри­аль­ных носи­те­лях);

про­вер­ка под­лин­но­сти элек­трон­ной под­пи­си, кото­рой под­пи­сан элек­трон­ный доку­мент.

При­ем элек­трон­ных доку­мен­тов в архив орга­ни­за­ции по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ной сети (при нали­чии в архи­ве орга­ни­за­ции инфор­ма­ци­он­ной систе­мы) или на физи­че­ски обособ­лен­ных носи­те­лях оформ­ля­ет­ся состав­ле­ни­ем ито­го­вой запи­си в кон­це опи­си элек­трон­ных дел, доку­мен­тов, в кото­рой циф­ра­ми и про­пи­сью ука­зы­ва­ет­ся коли­че­ство фак­ти­че­ски при­ня­тых в архив элек­трон­ных дел и элек­трон­ных доку­мен­тов. Ито­го­вая запись под­твер­жда­ет­ся под­пи­ся­ми сотруд­ни­ка архи­ва и сотруд­ни­ка струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния, пере­дав­ше­го элек­трон­ные дела и доку­мен­ты. При при­е­ме на архив­ное хра­не­ние элек­трон­ные дела заве­ря­ют­ся элек­трон­ной под­пи­сью руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции, или упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица.

После при­е­ма в архив элек­трон­ных доку­мен­тов на физи­че­ски обособ­лен­ных мате­ри­аль­ных носи­те­лях вкла­ды­ши, поме­щен­ные в футляр еди­ни­цы хра­не­ния в струк­тур­ном под­раз­де­ле­нии, заме­ня­ют­ся на вкла­ды­ши, оформ­лен­ные в архи­ве.

На вкла­ды­ше, поме­ща­е­мом в футляр еди­ни­цы хра­не­ния, оформ­ля­е­мом в архи­ве, ука­зы­ва­ет­ся:

наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции (пол­ное, сокра­щен­ное);

номер фон­да;

номер опи­си элек­трон­ных дел, доку­мен­тов;

номер дела по опи­си;

отмет­ка о ста­ту­се экзем­пля­ра элек­трон­ных доку­мен­тов: “Осн.”

(основ­ной) или “Раб.” (рабо­чий);

край­ние даты доку­мен­тов элек­трон­но­го дела;

при необ­хо­ди­мо­сти оформ­ля­ют­ся допол­ни­тель­ные отмет­ки об огра­ни­че­нии досту­па к доку­мен­там.

Вкла­дыш поме­ща­ет­ся в футляр физи­че­ски обособ­лен­но­го мате­ри­аль­но­го носи­те­ля таким обра­зом, что­бы над­пи­си на нем были вид­ны при закры­том футля­ре.

  1. Орга­ни­за­ция исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гих архив­ных доку­мен­тов орга­ни­за­ции

5.1. Архив орга­ни­за­ции дол­жен предо­став­лять поль­зо­ва­те­лю доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции и дру­гие архив­ные доку­мен­ты, а так­же спра­воч­но-поис­ко­вые сред­ства к ним.

5.2. Доступ к доку­мен­там может быть огра­ни­чен в соот­вет­ствии с зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции, а так­же в соот­вет­ствии с рас­по­ря­же­ни­ем соб­ствен­ни­ка или вла­дель­ца архив­ных доку­мен­тов, нахо­дя­щих­ся в част­ной соб­ствен­но­сти*(14).

5.3. Поль­зо­ва­те­ли при исполь­зо­ва­нии доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции обя­за­ны делать ссыл­ки на место хра­не­ния доку­мен­тов.

5.4. Состав НСА архи­ва орга­ни­за­ции опре­де­ля­ет­ся соста­вом и содер­жа­ни­ем хра­ня­щих­ся в нем доку­мен­тов, харак­те­ром и зада­ча­ми поис­ка и интен­сив­но­стью исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов.

Основ­ным (обя­за­тель­ным) архив­ным спра­воч­ни­ком в архи­ве орга­ни­за­ции явля­ет­ся опись дел, доку­мен­тов. В допол­не­ние в архи­ве орга­ни­за­ции ведут­ся вспо­мо­га­тель­ные архив­ные спра­воч­ни­ки — ката­ло­ги, ука­за­те­ли, исто­ри­че­ская справ­ка к фон­ду.

5.5. В целях обес­пе­че­ния сохран­но­сти, свое­вре­мен­но­го отбо­ра и уче­та и систе­ма­ти­за­ции дел, под­ле­жа­щих посто­ян­но­му и вре­мен­но­му (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния, в орга­ни­за­ции состав­ля­ют­ся опи­си дел, доку­мен­тов.

Опи­си состав­ля­ют­ся отдель­но на дела, доку­мен­ты:

посто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния;

вре­мен­ных (свы­ше 10 лет) сро­ков хра­не­ния;

по лич­но­му соста­ву;

харак­тер­ные толь­ко для дан­ной орга­ни­за­ции (судеб­ные дела, мате­ри­а­лы уго­лов­ных дел, науч­ные отче­ты по темам).

Ана­ло­гич­ные опи­си состав­ля­ют­ся на элек­трон­ные дела, доку­мен­ты.

Свод­ные опи­си дел, доку­мен­тов орга­ни­за­ции состо­ят из годо­вых раз­де­лов, состав­ля­е­мых на осно­ве пере­дан­ных в архив орга­ни­за­ции опи­сей дел ее струк­тур­ных под­раз­де­ле­ний за опре­де­лен­ные годы, и систе­ма­ти­зи­ро­ван­ных в пре­де­лах каж­до­го года в соот­вет­ствии с утвер­жден­ной струк­ту­рой орга­ни­за­ции на этот год.

Опи­си дел, доку­мен­тов состав­ля­ют­ся по уста­нов­лен­ной фор­ме (при­ло­же­ния N 14, 15, 16, 17, 18) и состо­ят из опи­са­тель­ных ста­тей еди­ниц хра­не­ния, ито­го­вой запи­си, листа-заве­ри­те­ля и спра­воч­но­го аппа­ра­та к опи­си.

Опи­са­тель­ная ста­тья опи­си вклю­ча­ет: поряд­ко­вый номер еди­ни­цы хра­не­ния; индекс еди­ни­цы хра­не­ния (по номен­кла­ту­ре дел); заго­ло­вок еди­ни­цы хра­не­ния, вклю­ча­ю­щий ука­за­ние на нали­чие копий, если в ней хра­нят­ся копии доку­мен­тов; край­ние даты еди­ни­цы хра­не­ния; срок хра­не­ния (для опи­сей дел, доку­мен­тов вре­мен­но­го хра­не­ния); коли­че­ство листов в еди­ни­це хра­не­ния. Заго­ло­вок дела может быть допол­нен анно­та­ци­ей отдель­ных доку­мен­тов (груп­пы доку­мен­тов) еди­ни­цы хра­не­ния.

В спра­воч­ный аппа­рат к опи­си вхо­дят: титуль­ный лист; содер­жа­ние (оглав­ле­ние); пре­ди­сло­вие; спи­сок сокра­ще­ний; ука­за­те­ли к опи­си (пред­мет­ный, имен­ной, гео­гра­фи­че­ской).

Состав спра­воч­но­го аппа­ра­та к опи­си зави­сит от сро­ка хра­не­ния вклю­чен­ных в нее доку­мен­тов и их видов.

К опи­сям дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го хра­не­ния и по лич­но­му соста­ву состав­ля­ют­ся титуль­ный лист, пре­ди­сло­вие, оглав­ле­ние, при необ­хо­ди­мо­сти — спи­сок сокра­ще­ний, ука­за­те­ли.

На титуль­ном листе опи­си ука­зы­ва­ют­ся: пол­ное наиме­но­ва­ние госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва (если орга­ни­за­ция явля­ет­ся источ­ни­ком его ком­плек­то­ва­ния), послед­нее пол­ное наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции, соот­вет­ству­ю­щее назва­нию ее архив­но­го фон­да, номер архив­но­го фон­да, номер и назва­ние опи­си, край­ние даты вне­сен­ных в опись еди­ниц хра­не­ния.

Если наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции изме­ня­лось, на титуль­ном листе (в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти — на допол­ни­тель­ном листе) под послед­ним наиме­но­ва­ни­ем орга­ни­за­ции ука­зы­ва­ют­ся в скоб­ках все её пере­име­но­ва­ния в исто­ри­че­ской (хро­но­ло­ги­че­ской) после­до­ва­тель­но­сти за пери­од, соот­вет­ству­ю­щий край­ним датам еди­ниц хра­не­ния, вклю­чен­ных в опись.

В пре­ди­сло­вии к опи­си крат­ко изла­га­ют­ся пере­име­но­ва­ния орга­ни­за­ции в исто­ри­че­ской (хро­но­ло­ги­че­ской) после­до­ва­тель­но­сти за пери­од, соот­вет­ству­ю­щий край­ним датам еди­ниц хра­не­ния, вклю­чен­ных в опись. Пре­ди­сло­вие под­пи­сы­ва­ет­ся соста­ви­те­лем с ука­за­ни­ем долж­но­сти и даты состав­ле­ния.

К опи­си дел, доку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния, при необ­хо­ди­мо­сти так­же могут состав­лять­ся оглав­ле­ние, спи­сок сокра­ще­ний.

Опи­си (годо­вые раз­де­лы опи­сей) дел, доку­мен­тов состав­ля­ют­ся:

посто­ян­но­го хра­не­ния — не менее чем в четы­рех экзем­пля­рах: три на бумаж­ном носи­те­ле и один — в элек­трон­ном виде (в каче­стве рабо­че­го экзем­пля­ра);

вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния — не менее чем в двух экзем­пля­рах; доку­мен­тов по лич­но­му соста­ву орга­ни­за­ций — источ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов — не менее чем в четы­рех экзем­пля­рах: три на бумаж­ном носи­те­ле, один — в элек­трон­ном виде (в каче­стве рабо­че­го экзем­пля­ра);

доку­мен­тов по лич­но­му соста­ву орга­ни­за­ций, не явля­ю­щих­ся источ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов, — не менее чем в трех экзем­пля­рах.

Опи­си (годо­вые раз­де­лы опи­сей) дел, доку­мен­тов вре­мен­но­го (свы­ше 10 лет) хра­не­ния согла­со­вы­ва­ют­ся с ЦЭК (ЭК) орга­ни­за­ции, после чего утвер­жда­ют­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

На рас­смот­ре­ние ЭПК пред­став­ля­ют­ся, не менее чем через 3 года после завер­ше­ния дело­про­из­вод­ством дел, вклю­чен­ных в раз­дел:

опи­си (годо­вые раз­де­лы опи­сей) дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го хра­не­ния для утвер­жде­ния;

опи­си (годо­вые раз­де­лы опи­сей) дел, доку­мен­тов по лич­но­му соста­ву для согла­со­ва­ния*(15).

После утвер­жде­ния (согла­со­ва­ния) опи­сей (годо­вых раз­де­лов опи­сей) ЭПК они утвер­жда­ют­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции.

В госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив пере­да­ют­ся три экзем­пля­ра опи­си дел посто­ян­но­го хра­не­ния, один экзем­пляр опи­си дел по лич­но­му соста­ву, утвер­жден­ных (согла­со­ван­ных) ЭПК, а так­же по одно­му экзем­пля­ру каж­дой опи­си в элек­трон­ной фор­ме (в каче­стве рабо­че­го экзем­пля­ра).

Один экзем­пляр опи­си дел посто­ян­но­го хра­не­ния и два экзем­пля­ра опи­си дел по лич­но­му соста­ву оста­ют­ся в орга­ни­за­ции.

Вне­се­ние изме­не­ний в годо­вой раз­дел опи­си дел, доку­мен­тов после его утвер­жде­ния (согла­со­ва­ния) ЭГЖ допус­ка­ет­ся толь­ко на осно­ва­нии соот­вет­ству­ю­ще­го реше­ния ЭПК.

5.6. Исто­ри­че­ская справ­ка к фон­ду состо­ит из трех раз­де­лов: исто­рия фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля, отра­жа­ю­щая исто­рию орга­ни­за­ции со ссыл­ка­ми на соот­вет­ству­ю­щие зако­но­да­тель­ные и нор­ма­тив­ные акты (даты обра­зо­ва­ния, пере­име­но­ва­ния, реор­га­ни­за­ции, лик­ви­да­ции, ведом­ствен­ную при­над­леж­ность, струк­ту­ру и функ­ции, их изме­не­ния, назва­ние орга­ни­за­ции — пред­ше­ствен­ни­ка), исто­рия фон­да (объ­ем, край­ние даты доку­мен­тов, сте­пень их сохран­но­сти, даты пере­да­чи доку­мен­тов на посто­ян­ное хра­не­ние) и харак­те­ри­сти­ка доку­мен­тов фон­да (раз­но­вид­но­сти доку­мен­тов, осо­бен­но­сти фор­ми­ро­ва­ния еди­ниц хра­не­ния и их систе­ма­ти­за­ции, нали­чие доку­мен­тов, выхо­дя­щих за хро­но­ло­ги­че­ские гра­ни­цы дея­тель­но­сти фон­до­об­ра­зо­ва­те­ля, состав спра­воч­но­го аппа­ра­та к фон­ду, место хра­не­ния доку­мен­тов по лич­но­му соста­ву).

Исто­ри­че­ская справ­ка к фон­ду состав­ля­ет­ся в двух экзем­пля­рах, один — хра­нит­ся в деле фон­да, вто­рой — пере­да­ет­ся в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив.

5.7. Основ­ны­ми фор­ма­ми исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции явля­ют­ся:

инфор­ма­ци­он­ное обес­пе­че­ние работ­ни­ков орга­ни­за­ции;

испол­не­ние запро­сов поль­зо­ва­те­лей, в том чис­ле запро­сов граж­дан соци­аль­но-пра­во­во­го харак­те­ра;

выда­ча доку­мен­тов и дел во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние, предо­став­ле­ние копий архив­ных доку­мен­тов по запро­сам поль­зо­ва­те­лей, в том чис­ле в фор­ме элек­трон­ных доку­мен­тов.

Фор­ма­ми исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции явля­ют­ся так­же:

инфор­ми­ро­ва­ние сто­рон­них орга­ни­за­ций о нали­чии и содер­жа­нии име­ю­щих­ся в архи­ве доку­мен­тов;

исполь­зо­ва­ние доку­мен­тов в сред­ствах мас­со­вой инфор­ма­ции;

исполь­зо­ва­ние доку­мен­тов для под­го­тов­ки исто­ри­ко-инфор­ма­ци­он­ных меро­при­я­тий: выста­вок, экс­кур­сий, кон­фе­рен­ций;

выда­ча доку­мен­тов для рабо­ты в читаль­ном (про­смот­ро­вом) зале архи­ва;

орга­ни­за­ция досту­па работ­ни­ков орга­ни­за­ции к доку­мен­там архи­ва путем исполь­зо­ва­ния инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ной сети.

5.8. Архив орга­ни­за­ции дол­жен вести учет исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов, в том чис­ле выда­чи доку­мен­тов и дел, выда­чи архив­ных спра­вок, выпи­сок, копий доку­мен­тов.

5.9. Запро­сы поль­зо­ва­те­лей, посту­па­ю­щие в архив орга­ни­за­ции, под­раз­де­ля­ют­ся на тема­ти­че­ские и соци­аль­но-пра­во­вые*(16).

5.10. Архив орга­ни­за­ции дол­жен рас­смат­ри­вать и испол­нять запро­сы, посту­пив­шие в пись­мен­ной фор­ме.

Запрос поль­зо­ва­те­ля дол­жен содер­жать сле­ду­ю­щую инфор­ма­цию:

наиме­но­ва­ние юри­ди­че­ско­го лица — авто­ра запро­са (для граж­дан — фами­лии, име­ни, отче­ства, при нали­чии послед­не­го);

поч­то­вый и/или элек­трон­ный адрес, по кото­ро­му дол­жен быть дан ответ;

све­де­ния, инте­ре­су­ю­щие поль­зо­ва­те­ля и хро­но­ло­ги­че­ские рам­ки запра­ши­ва­е­мой инфор­ма­ции;

фор­му полу­че­ния поль­зо­ва­те­лем инфор­ма­ции (инфор­ма­ци­он­ное пись­мо, архив­ная справ­ка, архив­ная выпис­ка, архив­ная копия, тема­ти­че­ский пере­чень, тема­ти­че­ский обзор доку­мен­тов);

лич­ную под­пись авто­ра запро­са (граж­да­ни­на или долж­ност­но­го лица);

дату.

При поступ­ле­нии в архив орга­ни­за­ции интер­нет-обра­ще­ния (запро­са) поль­зо­ва­те­ля с ука­за­ни­ем адре­са элек­трон­ной почты и/или поч­то­во­го адре­са, ему направ­ля­ет­ся уве­дом­ле­ние о при­е­ме обра­ще­ния (запро­са) к рас­смот­ре­нию или моти­ви­ро­ван­ный отказ в рас­смот­ре­нии.

На запро­сы тема­ти­че­ско­го харак­те­ра, посту­пив­шие в архив орга­ни­за­ции по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ной сети, в том чис­ле по сети “Интер­нет”, ответ может быть направ­лен в виде элек­трон­но­го сооб­ще­ния по ука­зан­но­му авто­ром запро­са элек­трон­но­му адре­су.

Запрос дол­жен быть заре­ги­стри­ро­ван в тече­ние трех рабо­чих дней с момен­та его поступ­ле­ния.

Запрос, не отно­ся­щий­ся к соста­ву хра­ня­щих­ся в орга­ни­за­ции доку­мен­тов (непро­филь­ный запрос), в тече­ние 7 дней со дня реги­стра­ции запро­са направ­ля­ет­ся в орга­ни­за­цию, где могут хра­нить­ся необ­хо­ди­мые доку­мен­ты с уве­дом­ле­ни­ем об этом поль­зо­ва­те­ля.

Запрос, посту­пив­ший в архив орга­ни­за­ции, рас­смат­ри­ва­ет­ся в соот­вет­ствии с тре­бо­ва­ни­я­ми зако­но­да­тель­ных и иных нор­ма­тив­ных пра­во­вых актов по рабо­те с обра­ще­ни­я­ми граж­дан и предо­став­ле­нию госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) услуг.

Ответ на посту­пив­ший в архив орга­ни­за­ции запрос предо­став­ля­ет­ся в тече­ние 30 дней со дня его реги­стра­ции. С раз­ре­ше­ния руко­вод­ства орга­ни­за­ции этот срок может быть про­длен не более чем на 30 дней, с уве­дом­ле­ни­ем об этом заяви­те­ля.

5.11. Отве­ты на запро­сы поль­зо­ва­те­лей, в том чис­ле отве­ты на запро­сы соци­аль­но-пра­во­во­го харак­те­ра, оформ­ля­ют­ся в фор­ме архив­ной справ­ки, архив­ной выпис­ки или архив­ной копии, оформ­лен­ных и заве­рен­ных в уста­нов­лен­ном поряд­ке.

При отсут­ствии доку­мен­тов, необ­хо­ди­мых для испол­не­ния запро­са соци­аль­но-пра­во­во­го харак­те­ра, состав­ля­ет­ся ответ на блан­ке орга­ни­за­ции с ука­за­ни­ем при­чин их отсут­ствия.

5.12. Архив­ная справ­ка под­пи­сы­ва­ет­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции или иным упол­но­мо­чен­ным им долж­ност­ным лицом и заве­ря­ет­ся печа­тью орга­ни­за­ции (при­ло­же­ние N 29).

Архив­ная справ­ка, объ­ем кото­рой пре­вы­ша­ет один лист, долж­на быть, про­ну­ме­ро­ва­на.

В тек­сте архив­ной справ­ки в хро­но­ло­ги­че­ской после­до­ва­тель­но­сти изла­га­ют­ся собы­тия с ука­за­ни­ем видов исполь­зо­ван­ных доку­мен­тов, их дат и номе­ров. В архив­ной справ­ке допус­ка­ет­ся цити­ро­ва­ние доку­мен­тов.

Несов­па­де­ние отдель­ных сведений/данных доку­мен­тов со све­де­ни­я­ми, изло­жен­ны­ми в запро­се, не явля­ет­ся пре­пят­стви­ем для вклю­че­ния их в архив­ную справ­ку, если сов­па­де­ние всех осталь­ных све­де­ний не вызы­ва­ет сомне­ний в тож­де­ствен­но­сти лица или фак­тов, о кото­рых гово­рит­ся в доку­мен­тах.

В архив­ной справ­ке дан­ные вос­про­из­во­дят­ся так, как они изло­же­ны в доку­мен­тах, а рас­хож­де­ния, несов­па­де­ния и неточ­ные назва­ния, отсут­ствие име­ни, отче­ства, ини­ци­а­лов или нали­чие толь­ко одно­го из них долж­ны быть ого­во­ре­ны в тек­сте справ­ки в скоб­ках: “Так в доку­мен­те”, “Так в тек­сте ори­ги­на­ла”.

Све­де­ния, име­ю­щи­е­ся в архи­ве по запро­су о рабо­те и (или) уче­бе в несколь­ких орга­ни­за­ци­ях, каса­ю­щи­е­ся одно­го лица, вклю­ча­ют­ся в одну архив­ную справ­ку.

По тек­сту архив­ной справ­ки в каче­стве при­ме­ча­ний могут быть ого­во­ре­ны нераз­бор­чи­во напи­сан­ные, исправ­лен­ные авто­ром, не под­да­ю­щи­е­ся про­чте­нию вслед­ствие повре­жде­ния тек­ста ори­ги­на­ла: “Так в тек­сте ори­ги­на­ла”, “В тек­сте нераз­бор­чи­во”.

В тек­сте архив­ной справ­ки не допус­ка­ют­ся изме­не­ния, исправ­ле­ния, сум­ми­ро­ва­ние дан­ных, ком­мен­та­рии, соб­ствен­ные выво­ды испол­ни­те­ля по содер­жа­нию доку­мен­тов, на осно­ва­нии кото­рых состав­ле­на архив­ная справ­ка. Под­чист­ки и помар­ки в архив­ных справ­ках не допус­ка­ют­ся.

В архив­ной справ­ке долж­ны быть при­ве­де­ны архив­ные шиф­ры и номе­ра листов еди­ниц хра­не­ния доку­мен­тов, исполь­зо­вав­ших­ся для ее состав­ле­ния.

По запро­су поль­зо­ва­те­лей архив­ные справ­ки могут выда­вать­ся в элек­трон­ной фор­ме на элек­трон­ном носи­те­ле либо пере­сы­лать­ся по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ным сетям. Элек­трон­ные архив­ные справ­ки заве­ря­ют­ся элек­трон­ной под­пи­сью руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции или ино­го упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица.

5.13. Архив­ные выпис­ки оформ­ля­ют­ся на блан­ке орга­ни­за­ции (архи­ва орга­ни­за­ции) с обо­зна­че­ни­ем назва­ния вида доку­мен­та: “АРХИВНАЯ ВЫПИСКА”.

В архив­ной выпис­ке назва­ние доку­мен­та, его номер и дата вос­про­из­во­дят­ся пол­но­стью.

Выпис­ка про­из­во­дит­ся толь­ко из доку­мен­та, в кото­ром содер­жит­ся несколь­ко отдель­ных, не свя­зан­ных меж­ду собой вопро­сов. Выпис­ка долж­на вос­про­из­во­дить пол­ный текст части доку­мен­та, отно­ся­щей­ся к запро­су.

Извле­че­ни­ем из тек­ста доку­мен­та долж­ны быть исчер­па­ны все име­ю­щи­е­ся дан­ные по запро­су. Нача­ло и конец каж­до­го извле­че­ния, а так­же про­пус­ки отдель­ных слов в тек­сте доку­мен­та обо­зна­ча­ют­ся мно­го­то­чи­ем.

В архив­ной выпис­ке долж­ны быть сде­ла­ны соот­вет­ству­ю­щие при­ме­ча­ния и ого­во­ре­ны части тек­ста ори­ги­на­ла, нераз­бор­чи­во напи­сан­ные, исправ­лен­ные авто­ром, не под­да­ю­щи­е­ся про­чте­нию вслед­ствие повре­жде­ния тек­ста и дру­гим при­чи­нам. Отдель­ные сло­ва и выра­же­ния доку­мен­та, вызы­ва­ю­щие сомне­ния в их точ­но­сти, а так­же исправ­ле­ния, под­чист­ки, вызы­ва­ю­щие сомне­ние в их досто­вер­но­сти, ого­ва­ри­ва­ют­ся: “Так в доку­мен­те”, или “В тек­сте нераз­бор­чи­во”, или “Так в тек­сте ори­ги­на­ла”. После тек­ста архив­ной выпис­ки ука­зы­ва­ют­ся архив­ный шифр и номе­ра листов еди­ни­цы хра­не­ния архив­но­го доку­мен­та.

Архив­ная выпис­ка под­пи­сы­ва­ет­ся руко­во­ди­те­лем орга­ни­за­ции или иным упол­но­мо­чен­ным им долж­ност­ным лицом и заве­ря­ет­ся печа­тью орга­ни­за­ции.

По запро­су поль­зо­ва­те­лей архив­ные выпис­ки выда­ют­ся в элек­трон­ной фор­ме на элек­трон­ном носи­те­ле либо пере­сы­ла­ют­ся по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ным сетям. Элек­трон­ные архив­ные выпис­ки заве­ря­ют­ся элек­трон­ной под­пи­сью руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции или ино­го упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица.

5.14. На архив­ных копи­ях, вклю­чая архив­ные копии на бумаж­ном носи­те­ле элек­трон­ных доку­мен­тов, архив­ные шиф­ры про­став­ля­ют­ся на обо­ро­те каж­до­го листа архив­ной копии, а заве­ри­тель­ная над­пись и печать — на обо­ро­те послед­не­го листа копии.

По запро­су поль­зо­ва­те­лей элек­трон­ные копии архив­ных доку­мен­тов выда­ют­ся в элек­трон­ной фор­ме либо пере­сы­ла­ют­ся по инфор­ма­ци­он­но-теле­ком­му­ни­ка­ци­он­ным сетям. Элек­трон­ные копии архив­ных доку­мен­тов заве­ря­ют­ся элек­трон­ной под­пи­сью руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции или ино­го упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица.

5.15. Под­го­тов­лен­ные архи­вом орга­ни­за­ции отве­ты на запро­сы (архив­ные справ­ки, архив­ные выпис­ки и архив­ные копии) направ­ля­ют­ся заяви­те­лям с сопро­во­ди­тель­ным пись­мом по почте или выда­ют­ся: заяви­те­лю — при предъ­яв­ле­нии доку­мен­та, удо­сто­ве­ря­ю­ще­го лич­ность, его пред­ста­ви­те­лям — при предъ­яв­ле­нии доку­мен­та, удо­сто­ве­ря­ю­ще­го лич­ность и дове­рен­но­сти, оформ­лен­ной в уста­нов­лен­ном поряд­ке.

5.16. Архив­ные справ­ки, архив­ные выпис­ки и архив­ные копии, направ­ля­е­мые в госу­дар­ства — участ­ни­ки Кон­вен­ции, отме­ня­ю­щей тре­бо­ва­ние лега­ли­за­ции ино­стран­ных офи­ци­аль­ных доку­мен­тов, под­пи­сан­ной в Гаа­ге 5 октяб­ря 1961 г., заве­ря­ют­ся про­став­ле­ни­ем и запол­не­ни­ем спе­ци­аль­но­го штам­па — апо­сти­ля в соот­вет­ствии с зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции.

5.17. Допус­ка­ет­ся изъ­я­тие из архив­ных дел и выда­ча вла­дель­цам или их род­ствен­ни­кам, в слу­чае их пись­мен­но­го обра­ще­ния, под­лин­ных лич­ных доку­мен­тов о граж­дан­ском состо­я­нии, об обра­зо­ва­нии, тру­до­вых кни­жек, не полу­чен­ных в свое вре­мя вла­дель­цем доку­мен­тов.

Под­лин­ные лич­ные доку­мен­ты выда­ют­ся заяви­те­лям с раз­ре­ше­ния руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции по предъ­яв­ле­нии пас­пор­та или ино­го доку­мен­та, удо­сто­ве­ря­ю­ще­го лич­ность, либо их род­ствен­ни­кам или иным лицам по дове­рен­но­сти, оформ­лен­ной в уста­нов­лен­ном зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции поряд­ке. Под­лин­ные лич­ные доку­мен­ты могут быть направ­ле­ны заяви­те­лю цен­ным пись­мом.

С изы­ма­е­мых доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции изго­тав­ли­ва­ют­ся копии, кото­рые при­об­ща­ют­ся к делам. Изъ­я­тие доку­мен­тов, а так­же заме­на на копии отра­жа­ют­ся во внут­рен­них опи­сях дел, в листах-заве­ри­те­лях дел, в опи­сях дел, доку­мен­тов.

Изъ­я­тие и воз­вра­ще­ние доку­мен­тов оформ­ля­ют­ся акта­ми об изъ­я­тии из дел (воз­вра­ще­нии) ука­зан­ных доку­мен­тов. Акты и дру­гие доку­мен­ты, на осно­ва­нии кото­рых про­из­ве­де­но изъ­я­тие (воз­вра­ще­ние) архив­ных доку­мен­тов, вклю­ча­ют­ся в дело фон­да.

5.18. Копи­ро­ва­ние доку­мен­тов архи­ва орга­ни­за­ции по заяв­кам поль­зо­ва­те­лей про­из­во­дит­ся по раз­ре­ше­нию руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции или ино­го упол­но­мо­чен­но­го им долж­ност­но­го лица.

Копии доку­мен­тов пере­сы­ла­ют­ся в адрес той орга­ни­за­ции, по запро­су кото­рой они изго­тов­ле­ны, или выда­ют­ся поль­зо­ва­те­лю под рос­пись.

5.19. В целях созда­ния усло­вий для рабо­ты поль­зо­ва­те­лей непо­сред­ствен­но в архи­ве орга­ни­за­ции может выде­лять­ся поме­ще­ние (читаль­ный, про­смот­ро­вый зал) для озна­ком­ле­ния с доку­мен­та­ми архи­ва, обо­ру­до­ван­ное соот­вет­ству­ю­щи­ми тех­ни­че­ски­ми сред­ства­ми для рабо­ты с доку­мен­та­ми.

При отсут­ствии в архи­ве орга­ни­за­ции спе­ци­аль­но выде­лен­но­го поме­ще­ния рабо­та поль­зо­ва­те­лей с доку­мен­та­ми про­из­во­дит­ся непо­сред­ствен­но в рабо­чих ком­на­тах архи­ва. Доку­мен­ты для рабо­ты поль­зо­ва­те­лям вне поме­ще­ния архи­ва орга­ни­за­ции выда­вать запре­ща­ет­ся.

Раз­ре­ше­ние на рабо­ту в поме­ще­нии архи­ва орга­ни­за­ции дает руко­во­ди­тель архи­ва орга­ни­за­ции (лицо, ответ­ствен­ное за архив).

5.20. Отказ архи­ва орга­ни­за­ции в выда­че архив­ных доку­мен­тов допус­ка­ет­ся в слу­ча­ях:

нали­чия фон­да поль­зо­ва­ния;

неудо­вле­тво­ри­тель­но­го физи­че­ско­го состо­я­ния доку­мен­тов;

не про­шед­ших науч­но­го опи­са­ния и тех­ни­че­ско­го оформ­ле­ния доку­мен­тов, до завер­ше­ния этих работ;

огра­ни­че­ний на исполь­зо­ва­ние, уста­нов­лен­ных зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции или фон­до­об­ра­зо­ва­те­лем при пере­да­че доку­мен­тов на хра­не­ние.

Отказ архи­ва орга­ни­за­ции в предо­став­ле­нии доку­мен­тов дол­жен быть выдан в пись­мен­ной фор­ме и содер­жать при­чи­ны отка­за, а так­же поря­док обжа­ло­ва­ния отка­за.

  1. Пере­да­ча доку­мен­тов орга­ни­за­ции на хра­не­ние в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив

6.1. Доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, обра­зо­вав­ши­е­ся в орга­ни­за­ци­ях — источ­ни­ках ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов, по исте­че­нии сро­ков их вре­мен­но­го хра­не­ния в архи­ве орга­ни­за­ции пере­да­ют­ся на посто­ян­ное хра­не­ние в соот­вет­ству­ю­щий госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив.

6.2. Доку­мен­ты Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, обра­зо­вав­ши­е­ся в дея­тель­но­сти госу­дар­ствен­ных и него­су­дар­ствен­ных орга­ни­за­ций, не явля­ю­щих­ся источ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов, могут пере­да­вать­ся в госу­дар­ствен­ные (муни­ци­паль­ные) архи­вы на осно­ва­нии дого­во­ров с соб­ствен­ни­ка­ми или вла­дель­ца­ми доку­мен­тов.

6.3. Доку­мен­ты пере­да­ют­ся на посто­ян­ное хра­не­ние в упо­ря­до­чен­ном состо­я­нии с соот­вет­ству­ю­щим науч­но-спра­воч­ным аппа­ра­том.

6.4. В орга­ни­за­ци­ях — источ­ни­ках ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов все рабо­ты, свя­зан­ные с отбо­ром, под­го­тов­кой и пере­да­чей доку­мен­тов на посто­ян­ное хра­не­ние, в том чис­ле с их упо­ря­до­че­ни­ем и транс­пор­ти­ров­кой, выпол­ня­ют­ся за счет средств орга­ни­за­ций, пере­да­ю­щих доку­мен­ты.

6.5. Досроч­ная пере­да­ча доку­мен­тов на посто­ян­ное хра­не­ние может быть осу­ществ­ле­на при отсут­ствии необ­хо­ди­мых усло­вий для обес­пе­че­ния сохран­но­сти доку­мен­тов Архив­но­го фон­да Рос­сий­ской Феде­ра­ции, при угро­зе утра­ты (уни­что­же­ния) доку­мен­тов, а так­же по прось­бе орга­ни­за­ции на осно­ва­нии дого­во­ра с госу­дар­ствен­ным (муни­ци­паль­ным) архи­вом.

Про­дле­ние сро­ков хра­не­ния доку­мен­тов в архи­ве орга­ни­за­ции допус­ка­ет­ся по пись­мен­но­му раз­ре­ше­нию госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти прак­ти­че­ско­го исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов орга­ни­за­ци­ей.

6.6. Пере­да­ча доку­мен­тов посто­ян­но­го хра­не­ния в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив осу­ществ­ля­ет­ся в соот­вет­ствии с пла­ном, утвер­жден­ным руко­во­ди­те­лем соот­вет­ству­ю­ще­го архи­ва по согла­со­ва­нию с пере­да­ю­щей дела орга­ни­за­ци­ей.

6.7. Доку­мен­ты пере­да­ют­ся в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив по опи­сям дел, доку­мен­тов посто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния, утвер­жден­ным ЭПК.

Перед пере­да­чей доку­мен­тов на посто­ян­ное хра­не­ние сов­мест­но с пред­ста­ви­те­лем госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва про­во­дит­ся про­вер­ка пра­виль­но­сти опи­са­ния и оформ­ле­ния дел, физи­че­ско­го и сани­тар­но-гиги­е­ни­че­ско­го состо­я­ния доку­мен­тов. При обна­ру­же­нии дефек­тов состав­ля­ет­ся акт; устра­не­ние обна­ру­жен­ных дефек­тов про­во­дит­ся сила­ми орга­ни­за­ции.

Пере­да­ча дел про­во­дит­ся в госу­дар­ствен­ном (муни­ци­паль­ном) архи­ве поеди­нич­но. На всех четы­рех экзем­пля­рах опи­сей дел, доку­мен­тов про­став­ля­ют­ся отмет­ки о при­е­ме дел.

При пер­вой пере­да­че доку­мен­тов в госу­дар­ствен­ный (муни­ци­паль­ный) архив пере­да­ет­ся исто­ри­че­ская справ­ка к фон­ду. При после­ду­ю­щих пере­да­чах доку­мен­тов пере­да­ет­ся допол­не­ние к исто­ри­че­ской справ­ке.

6.8. Пере­да­ча доку­мен­тов оформ­ля­ет­ся актом при­е­ма-пере­да­чи доку­мен­тов на хра­не­ние (при­ло­же­ние N 30), состав­ля­е­мым в двух экзем­пля­рах. Один экзем­пляр оста­ет­ся в госу­дар­ствен­ном (муни­ци­паль­ном) архи­ве, дру­гой — в пере­да­ю­щей орга­ни­за­ции. Вме­сте с доку­мен­та­ми пере­да­ет­ся три экзем­пля­ра опи­си дел, доку­мен­тов, в том чис­ле один в элек­трон­ном виде.

Если при пере­да­че обна­ру­же­но рас­хож­де­ние меж­ду ито­го­вой запи­сью опи­си дел, доку­мен­тов и фак­ти­че­ским нали­чи­ем пере­да­ва­е­мых дел, в опи­си дел, доку­мен­тов оформ­ля­ет­ся новая ито­го­вая запись, в кото­рой ука­зы­ва­ют­ся фак­ти­че­ское нали­чие дел и номе­ра отсут­ству­ю­щих дел. Номе­ра отсут­ству­ю­щих дел фик­си­ру­ют­ся в акте при­е­ма-пере­да­чи дел на посто­ян­ное хра­не­ние, при­чи­ны отсут­ствия дел — в при­ла­га­е­мой к акту при­е­ма-пере­да­чи справ­ке, под­го­тов­лен­ной орга­ни­за­ци­ей.

Архив орга­ни­за­ции при­ни­ма­ет меры по розыс­ку дел. На отсут­ству­ю­щие доку­мен­ты и дела, меры по розыс­ку кото­рых не дали резуль­та­тов, состав­ля­ет­ся акт об утра­те доку­мен­тов (при­ло­же­ние N 6). Утра­чен­ные под­лин­ни­ки доку­мен­тов могут быть заме­не­ны их копи­я­ми.

VII. Пере­да­ча доку­мен­тов при реор­га­ни­за­ции или лик­ви­да­ции орга­ни­за­ции, смене руко­во­ди­те­ля архи­ва орга­ни­за­ции

7.1. При реор­га­ни­за­ции или лик­ви­да­ции орга­ни­за­ции пере­да­ча и даль­ней­шее исполь­зо­ва­ние доку­мен­тов реор­га­ни­зу­е­мой или лик­ви­ди­ру­е­мой орга­ни­за­ции осу­ществ­ля­ет­ся в соот­вет­ствии с зако­но­да­тель­ством Рос­сий­ской Феде­ра­ции.

Пере­да­ча доку­мен­тов лик­ви­ди­ру­е­мой орга­ни­за­ции вхо­дит в обя­зан­ность комис­сии, обра­зо­ван­ной для пере­да­чи дел и иму­ще­ства.

При лик­ви­да­ции орга­ни­за­ций — источ­ни­ков ком­плек­то­ва­ния госу­дар­ствен­ных (муни­ци­паль­ных) архи­вов, в состав лик­ви­да­ци­он­ной комис­сии вклю­ча­ет­ся пред­ста­ви­тель госу­дар­ствен­но­го (муни­ци­паль­но­го) архи­ва.

7.2. При смене руко­во­ди­те­ля архи­ва орга­ни­за­ции (лица, ответ­ствен­но­го за архив орга­ни­за­ции) при­ем-пере­да­ча доку­мен­тов архи­ва, учет­но­го и науч­но-спра­воч­но­го аппа­ра­та к ним осу­ществ­ля­ет­ся по акту.