Какова цель архивов?

Когда дело каса­ет­ся пред­при­я­тия, то архив­ные рабо­ты — это осно­ва отре­гу­ли­ро­ван­ной рабо­ты ком­па­нии, а так­же гаран­тия финан­со­вой и юри­ди­че­ской защи­щён­но­сти.

Сроки хранения документов

Сро­ки хра­не­ния доку­мен­тов опре­де­ле­ны в перечне типо­вых доку­мен­тов, утвер­ждён­ным в 1988 году Глав­ным архив­ным управ­ле­ни­ем СССР. Архив содер­жит госу­дар­ствен­ную и него­су­дар­ствен­ную части. Для отно­ся­щих­ся к него­су­дар­ствен­ной части, опре­де­ле­ны сле­ду­ю­щие сро­ки хра­не­ния доку­мен­та­ции.
Отче­ты бух­гал­те­рии и балан­сы пред­при­я­тия:
— свод­ные годо­вые 10 лет;
— годо­вые 10 лет;
— квар­таль­ные 3 года;
— раз­де­ли­тель­ные, пере­да­точ­ные и лик­ви­да­ци­он­ные балан­сы 10 лет;
— лице­вые сче­та слу­жа­щих и рабо­чих 75 лет;
— реги­стры уче­та 3 года.

Ограничения на количество листов в архивном деле

Стан­дарт­ная архив­ная пап­ка долж­на содер­жать мак­си­мум 250 листов, при тол­щине «кореш­ка» до 4 сан­ти­мет­ров.

Причина уничтожения документов?

Сам по себе архив цен­но­сти не несёт. Важ­на толь­ко инфор­ма­ция, содер­жа­ща­я­ся  в нём. Для того что бы кон­фи­ден­ци­аль­ная инфор­ма­ция не ста­ла мощ­ным ору­жи­ем в руках кон­ку­рен­тов, доку­мен­та­ция, срок хра­не­ния кото­рой истёк, под­ле­жит уни­что­же­нию. Это один из самых важ­ных эле­мен­тов инфор­ма­ци­он­ной без­опас­но­сти.

Уничтожение документов — шредер или термообработка?

У обо­их мето­дов есть свои плю­сы и мину­сы. Уни­что­же­нии доку­мен­тов тер­мо­об­ра­бот­кой — более надёж­но. К мину­сам мож­но отне­сти отно­си­тель­но высо­кую сто­и­мость и опла­та за каж­дую тон­ну бумаг. Доку­мен­ты мень­шей сек­рет­но­сти уни­что­жа­ют­ся путем шре­ди­ро­ва­ния.

Для чего переплётные работы и сшивание дел

- Зако­но­да­тель­ство РФ обя­зы­ва­ет сши­вать нитью доку­мен­ты дли­тель­ных и посто­ян­ных сро­ков хра­не­ния.

- Для уве­ли­че­ния проч­но­сти и умень­ше­ния веро­ят­но­сти поте­ри. Сши­ва­ние не поз­во­ля­ет зате­рять­ся отдель­но взя­то­му доку­мен­ту. Кар­тон­ные крыш­ки защи­ща­ют от воз­дей­ствия све­та и пыли.

- Для ско­ро­сти и удоб­ства поис­ка. На пере­плё­те ука­зан­ны кон­кре­ти­ка дел, а внут­ри пап­ки бума­ги упо­ря­до­чен­ны по годам.

- Сши­тые дела и доку­мен­ты после пере­плёт­ных работ зани­ма­ют на 30% мень­ше обь­ъ­ё­ма.

- Для пере­да­чи на госу­дар­ствен­ное хра­не­ние. В архив сда­ют­ся толь­ко те доку­мен­ты, что были про­ши­ты с учё­том архив­но­го зако­но­да­тель­ства РФ —  пере­пле­тен­ные и в кар­тон­ных облож­ках.

Документы подлежащие переплетению

- Доку­мен­ты дли­тель­но­го сро­ка хра­не­ния — 75 лет. К ним отно­сят­ся: лице­вые сче­та, лич­ные кар­точ­ки уво­лен­ных, лич­ные дела, при­ка­зы по лич­но­му соста­ву, рас­по­ря­же­ния по лич­но­му соста­ву, тру­до­вые дого­во­ра.

- Доку­мен­ты посто­ян­но­го сро­ка хра­не­ния. К ним отно­сят­ся: при­ка­зы по основ­ной дея­тель­но­сти, уста­вы, поло­же­ния, финан­со­вые отче­ты, штат­ные рас­пи­са­ния, лич­ные дела руко­во­дя­ще­го соста­ва, пла­ны орга­ни­за­ции, номен­кла­ту­ра, архив­ные опи­си, акты про­ве­рок, доку­мен­ты проф­со­ю­за и др.