Государственный архив принимает не коробки, а обработанный фонд. Отсюда и весь порядок действий: пока шесть пунктов ниже не закрыты, приём не назначат. Ниже - что именно должно быть готово, в каком порядке это делается, что архив проверяет первым и на чём чаще всего возвращают документы.

Что должно быть готово до обращения в архив?

Дела сформированы, прошиты и пронумерованы, оформлены обложки.
Проведена экспертиза ценности.
Документы с истёкшими сроками выделены по акту.
Составлены описи по категориям хранения.
Подготовлены историческая справка к фонду и предисловие к описи.
Описи утверждены: у источников комплектования государственных и муниципальных архивов - после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, у остальных организаций - руководителем после согласования собственной экспертной комиссией.

Только после этого архив назначает приём и подписывается акт приёма-передачи документов.
Основания: Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.

В каком порядке идут работы?

Порядок жёсткий: каждый следующий шаг опирается на результат предыдущего. Перескочить нельзя - описать можно только сформированное дело, а сформировать дело можно только после того, как определён срок его хранения.

Обследование массива: сколько погонных метров, за какие годы, какие виды документов, в каком физическом состоянии, есть ли номенклатура дел и старые описи.
Систематизация: документы раскладываются по годам, структурным подразделениям и видам.
Экспертиза ценности: каждой группе документов определяется срок и категория хранения.
Выделение документов с истёкшими сроками по акту.
Формирование дел: подшивка, нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись там, где она требуется, оформление обложки с реквизитами.
Составление описей отдельно по каждой категории.
Подготовка научно-справочного аппарата: историческая справка к фонду и предисловие к описи.
Утверждение или согласование описей и передача документов по акту.

Между шагом 6 и шагом 8 стоит самая длинная пауза, и планировать её нужно отдельно.

Что делает исполнитель, а что остаётся на заказчике?

Часть работы подрядчик выполнить за организацию не может физически: у него нет доступа к её внутренним решениям и к её печати.

Обследование массива и расчёт объёма - Исполнитель: Выезжает, замеряет, описывает состав; Заказчик: Даёт доступ в помещение
Экспертиза ценности - Исполнитель: Определяет сроки и категории по перечням; Заказчик: Утверждает решения своей экспертной комиссией
Формирование и оформление дел - Исполнитель: Делает целиком; Заказчик: Не участвует
Составление описей и справки к фонду - Исполнитель: Делает целиком; Заказчик: Даёт сведения о реорганизациях, переименованиях, правопреемстве
Утверждение описей - Исполнитель: Готовит комплект, сопровождает согласование; Заказчик: Подписывает у руководителя
Передача в архив - Исполнитель: Организует приём, оформляет акт; Заказчик: Подписывает акт

Отдельно про сведения о реорганизациях. Историческая справка к фонду строится на истории организации: когда создана, как называлась, что и когда к ней присоединяли, кто правопреемник. Эти данные подтверждаются документами организации, и собирает их именно заказчик. Чаще всего подготовка фонда буксует именно здесь: подшивка дел идёт своим темпом, а история организации собирается неделями.

Из-за чего архив возвращает документы на доработку?

Возвращают почти всегда по одним и тем же основаниям, и все они про качество описания и оформления. К содержанию самих документов претензий на приёмке обычно нет.

Заголовок дела не раскрывает состав. По заголовку невозможно понять, что внутри, значит описью нельзя пользоваться.
В одной описи смешаны категории: постоянное хранение вместе с личным составом.
Крайние даты дела не совпадают с фактическим содержимым: подшили документ соседнего года.
Количество листов в заверителе не сходится с фактической нумерацией.
В деле, где требуется внутренняя опись, её нет.
Итоговая запись описи не сходится с числом описательных статей.
Наименование организации в реквизитах не совпадает с тем, которое она носила на дату документов, а история переименований в справке не раскрыта.
Историческая справка обрывается на текущем названии и не показывает правопреемство.

Каждый пункт из этого списка означает переделку, а переделка описи стоит дороже, чем её аккуратное составление сразу: фонд уже сформирован, а править приходится каждую статью.

Что спрашивают на приёмке?

Вопросы архива предсказуемы, и к ним готовятся заранее. Спрашивают обычно об одном и том же:

за какие годы документы и есть ли разрывы в датах;
полностью ли сдаётся фонд или частями и что остаётся в организации;
была ли реорганизация и кто правопреемник по документам;
на каком основании установлены сроки хранения по спорным группам документов;
что вошло в акт о выделении и почему;
в каком состоянии физически находятся дела, есть ли повреждённые или угасающие тексты;
кто со стороны организации подписывает акт приёма-передачи.

Если организация не может ответить на вопрос про правопреемство, приём останавливается до выяснения. Это не формальность: архив принимает документы на десятилетия вперёд и должен понимать, чьи они.

Чем отличается порядок у источника комплектования и у остальных организаций?

Разница в том, кто утверждает описи, и именно она определяет длительность подготовки.

Кто рассматривает описи - Источник комплектования: Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения; Остальные организации: Собственная экспертная комиссия
Описи постоянного хранения - Источник комплектования: ЭПК утверждает; Остальные организации: Утверждает руководитель после согласования
Описи по личному составу - Источник комплектования: ЭПК согласовывает; Остальные организации: Утверждает руководитель после согласования
Влияние на сроки - Источник комплектования: Зависит от графика заседаний комиссии; Остальные организации: Зависит только от самой организации

Статус организации выясняют до начала работ, а не в конце. От него зависит и состав комплекта документов, и срок, который надо закладывать в план.

Как быть, если часть дел ведётся в электронном виде?

Состав электронной части фонда и формат её передачи согласуются с конкретным архивом-приёмщиком до начала обработки. Общая логика та же: систематизация, определение сроков, описание, опись. Но требования к носителям и форматам архивы формулируют по-своему, и выяснять их надо на входе.
Бумажный массив от появления электронных документов никуда не девается. Организация, перешедшая на электронный документооборот, обычно всё равно приходит с несколькими десятками погонных метров бумаги за прошлые годы, и обрабатывается она по общему порядку.

Сколько времени это занимает?

Сроки согласования зависят от загрузки конкретного архива и в среднем занимают от месяца. Спланировать передачу за неделю до исключения организации из ЕГРЮЛ не выйдет. Именно на этом ликвидация чаще всего и встаёт.
К сроку согласования добавляется сама обработка, а её длительность определяется объёмом и состоянием массива. Массив, который лежал в подвале россыпью, обрабатывается дольше, чем такой же по объёму, но сформированный по годам. Поэтому реальный горизонт планирования считают от обследования, а не от даты, когда описи уже готовы.

Что остаётся в организации после передачи?

В архив уходит не весь массив. Документы с неистёкшими сроками временного хранения, которые организация продолжает вести, остаются у неё, и на них тоже должны быть описи - иначе через несколько лет найти дело будет нечем.
У организации остаётся и второй экземпляр комплекта: описи переданных дел, акт приёма-передачи, акты о выделении. Этот комплект - единственный способ ответить на вопрос, где теперь лежат документы за конкретный год, и именно его чаще всего теряют при смене ответственного за архив.

Что меняется при ликвидации и банкротстве?

Статья 23 закона № 125-ФЗ разводит два случая. При ликвидации государственных органов и государственных или муниципальных организаций документы поступают в соответствующий архив. При ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками временного хранения передаются в архив на основании договора с ним. Договор надо заключить заранее - это отдельный срок, который обычно не закладывают.
При банкротстве обязанность обеспечить сохранность и передачу лежит на конкурсном управляющем по статье 129 закона № 127-ФЗ. Справку о приёме документов на практике предъявляют арбитражному суду как подтверждение исполнения этой обязанности.
Практическая разница между обычной ликвидацией и банкротством - в состоянии массива. При плановой ликвидации документы обычно собраны и известно, где они лежат. В процедуре банкротства документы нередко приходится сначала разыскивать по нескольким адресам, и этот этап в график никто заранее не закладывает.
Дольше всего идёт согласование описей с ЭПК, и на нём же чаще всего возвращают документы на доработку. Архив-про готовит фонд к передаче под ключ, включая согласование: 12 лет работы, более 300 000 сданных дел, 221 исполненный государственный контракт.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН).
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82

Что архив требует до приёма документов: чек-лист