Регистрационный N 38830
Приложение
к приказу Министерства культуры РФ
от 31 марта 2015 г. N 526
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
Общие положения
1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — настоящие Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч.II), ст. 5320), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук” (далее — Правила хранения) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, “Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20”), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, “Российская газета” от 20 мая 2009 г. N 89), приказом Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 “Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук” (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный номер 10291, “Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. N 45”).
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности*(1).
1.5. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.
Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.
2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 настоящих Правил.
2.4. Видами архивных фондов организации являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).
2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8. настоящих Правил.
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
2.8. Хронологическими границами архивного фонда являются*(2):
для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;
для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;
для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.
2.9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее — единица хранения).
2.10. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:
структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
2.12. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.
2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.
2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
предоставление помещения для размещения архивных документов;
обеспечение нормативных условий хранения документов;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов.
2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
В архиве организации должны быть предусмотрены:
архивохранилище;
помещение для приема, временного хранения документов;
помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);
рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.
2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
2.18. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.
2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками*(3).
2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см*(4).
2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.
В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.
2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.
Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20–50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов*(5).
2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:*(6)
для хранения документов на бумажном носителе — температура 17 — 19°С, относительная влажность воздуха — 50 — 55%;
для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8 — 18°С и 45 — 65%;
для документов на оптических дисках — 10 — 23°С и 20 — 50%;
для документов на кинопленке:
с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10°С, цветные: температура не выше -5°С;
с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15°С, цветные: температура не выше -5°С;
для фотодокументов:
черно-белые — температура не выше 15°С;
цветные — температура не выше -5°С.
Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40 — 50%.
Полный текст: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_17819/8928169fcad509610b9b425f91da131d7568e559/