Полезная информация

Когда дело касается предприятия, то архивные работы — это основа отрегулированной работы компании, а также гарантия финансовой и юридической защищённости

Сроки хранения документов определены в перечне типовых документов, утверждённым в 1988 году Главным архивным управлением СССР. Архив содержит государственную и негосударственную части. Для относящихся к негосударственной части, определены следующие сроки хранения документации.
Отчеты бухгалтерии и балансы предприятия:
— сводные годовые 10 лет;
— годовые 10 лет;
— квартальные 3 года;
— разделительные, передаточные и ликвидационные балансы 10 лет;
— лицевые счета служащих и рабочих 75 лет;
— регистры учета 3 года.

Стандартная архивная папка должна содержать максимум 250 листов, при толщине «корешка» до 4 сантиметров

Сам по себе архив ценности не несёт. Важна только информация, содержащаяся в нём. Для того что бы конфиденциальная информация не стала мощным оружием в руках конкурентов, документация, срок хранения которой истёк, подлежит уничтожению. Это один из самых важных элементов информационной безопасности.

У обоих методов есть свои плюсы и минусы. Уничтожении документов термообработкой — более надёжно. К минусам можно отнести относительно высокую стоимость и оплата за каждую тонну бумаг. Документы меньшей секретности уничтожаются путем шредирования.

- Законодательство РФ обязывает сшивать нитью документы длительных и постоянных сроков хранения.

- Для увеличения прочности и уменьшения вероятности потери. Сшивание не позволяет затеряться отдельно взятому документу. Картонные крышки защищают от воздействия света и пыли.

- Для скорости и удобства поиска. На переплёте указанны конкретика дел, а внутри папки бумаги упорядоченны по годам.

- Сшитые дела и документы после переплётных работ занимают на 30% меньше обьъёма.

- Для передачи на государственное хранение. В архив сдаются только те документы, что были прошиты с учётом архивного законодательства РФ — переплетенные и в картонных обложках.

- Документы длительного срока хранения — 75 лет. К ним относятся: лицевые счета, личные карточки уволенных, личные дела, приказы по личному составу, распоряжения по личному составу, трудовые договора.

- Документы постоянного срока хранения. К ним относятся: приказы по основной деятельности, уставы, положения, финансовые отчеты, штатные расписания, личные дела руководящего состава, планы организации, номенклатура, архивные описи, акты проверок, документы профсоюза и др.