Полезная информация

Когда дело касается предприятия, то архивные работы — это основа отрегулированной работы компании, а также гарантия финансовой и юридической защищённости

Сроки хранения типовых управленческих документов установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Для документов по личному составу базовый срок задан статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, Перечень его воспроизводит. Первичные учётные документы - 5 лет после проведения проверки; годовая бухгалтерская отчётность и ликвидационные балансы - постоянно. Кадровые документы (личные дела, приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, лицевые счета) - 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ). Приказы об отпусках и командировках хранятся 5 лет, о дисциплинарных взысканиях - 3 года (п. 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 от 20.12.2019). Приказы по основной деятельности, уставы, протоколы собраний - постоянно. Договоры - как правило 5 лет после истечения срока действия. Полный перечень включает 657 позиций. Если сомневаетесь по конкретному документу - проконсультируем бесплатно.

Стандартная архивная папка должна содержать максимум 250 листов, при толщине «корешка» до 4 сантиметров

Нет. За нарушение правил хранения архивных документов юрлицу грозит 5 000 - 10 000 рублей по ст. 13.20 КоАП РФ, а если уничтожены корпоративные документы ООО или АО из обязательного перечня - 200 000 - 300 000 рублей по ст. 13.25 КоАП РФ. За несохранность носителей с персональными данными - 50 000 - 100 000 рублей по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ, а если данные утекли, счёт идёт на миллионы. Правильная процедура: экспертная комиссия проводит экспертизу ценности, составляет акт о выделении к уничтожению, документы уничтожаются с подтверждающим актом и фотофиксацией. Без этого пакета у вас нет доказательства, что данные клиентов и сотрудников не утекли.

Зависит от уровня секретности и объёма. Шредирование подходит для обычной первички и кадровых документов: скорость высокая, цена за килограмм ниже, но мелкие фрагменты теоретически восстанавливаются. Термическая обработка (сжигание в промышленной печи с фиксацией процесса) - для коммерческой тайны, медицинских карт, документов с гостайной, персональных данных VIP-клиентов: восстановить невозможно, стоимость выше, оплата за тонну. На практике 80% объёма уничтожается шредером, 20% термообработкой. На каждую партию выдаём акт по форме приложения 4 к Правилам Росархива.

Законодательство РФ обязывает сшивать нитью документы постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет). Сшивание увеличивает прочность и уменьшает вероятность потери: отдельные документы не теряются, картонные крышки защищают от света и пыли. Сшитые дела ускоряют поиск - на переплёте указана конкретика дел, бумаги упорядочены по годам. Переплетённые дела занимают на 30% меньше объёма. Для передачи на государственное хранение в архив сдаются только прошитые с учётом архивного законодательства РФ документы.

Обязательной прошивке нитью подлежат две категории. Документы длительного срока хранения (50/75 лет): лицевые счета, личные карточки уволенных сотрудников (Т-2), личные дела, приказы и распоряжения о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры. Документы постоянного срока хранения: приказы по основной деятельности, уставы, положения, финансовые годовые отчёты, штатные расписания, личные дела руководящего состава, планы организации, номенклатура дел, архивные описи, акты проверок, документы профсоюза. Документы со сроком хранения до 10 лет можно хранить без прошивки.

НТД (научно-техническая документация) - это чертежи, схемы, технологические карты, проекты, патенты, экспертные заключения, конструкторская документация. Встречается в проектных институтах, на заводах, в КБ, строительных и инжиниринговых компаниях. Особенности: нестандартные форматы (А0, А1, рулоны до 5 метров) требуют специальных тубусов и планшетов; описание ведётся по объектам и темам, а не по годам; один проект связывает десятки документов разных дат и форматов. Сроки задаёт отдельный перечень, утверждённый приказом Росархива № 142 от 28.12.2021, и зависят они от того, кто документацию держит: заказчик, разработчик, изготовитель или эксплуатирующая организация. У комплектов рабочей документации на изделия есть ещё одна развилка - принята документация к производству или нет. Принятые к производству: у заказчика и разработчика - «Постоянно», у изготовителя и эксплуатирующей организации - до ликвидации организации. Не принятые - 5 лет с отметкой «ЭПК» у заказчика и разработчика: такие документы или их часть могут отобрать на постоянное хранение по итогам экспертизы ценности, либо срок хранения продлевают до минования практической надобности (ст. 208). У рабочей документации на строительство отсчёт другой: у застройщика-заказчика 5 лет после вывода объекта из эксплуатации, у разработчика - до ликвидации организации, а если объект особо опасный, технически сложный или уникальный, у застройщика-заказчика он становится «Постоянно» (ст. 572). Архивных компаний, которые берутся за НТД, в России единицы.

При ликвидации организации, реорганизации или истечении срока ведомственного хранения часть документов сдаётся в государственный или муниципальный архив. Процедура из 5 шагов: экспертиза ценности (определяем, что на постоянное хранение, что к уничтожению); научно-техническая обработка (дела формируются по номенклатуре, прошиваются, нумеруются); описание дел по форме государственного архива; согласование описей с экспертно-проверочной комиссией; физическая передача документов по акту приёма-передачи. Без правильно оформленных описей и переплёта архив документы не примет. Процедура занимает от 2 до 6 месяцев.

С бесплатного выезда специалиста к вам в офис или на склад. Алгоритм: осмотр и оценка объёма (считаем коробки, погонные метры, типы документов); план работ и смета (в течение 1-2 дней получаете коммерческое предложение с фиксированной ценой и сроком); договор с приложениями (техническое задание, график работ, NDA по запросу); работа (бригада приезжает с расходниками, промежуточные отчёты раз в неделю); сдача готового архива с описями, актами и итоговой справкой. Стоимость зависит от объёма и состояния документов, минимальный бюджет проекта от 100 000 рублей. Звоните +7 495 255-08-82.