Полезная информация

Когда дело касается предприятия, то архивные работы — это основа отрегулированной работы компании, а также гарантия финансовой и юридической защищённости

Сроки хранения установлены Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Бухгалтерские документы - 5 лет. Кадровые документы (личные дела, приказы по личному составу, трудовые договоры, лицевые счета) - 50 лет для документов после 2003 года и 75 лет для созданных до 2003 года. Приказы по основной деятельности, уставы, протоколы собраний - постоянно. Договоры - 5 лет после истечения срока действия. Полный перечень включает 657 позиций. Если сомневаетесь по конкретному документу - проконсультируем бесплатно.

Стандартная архивная папка должна содержать максимум 250 листов, при толщине «корешка» до 4 сантиметров

Нет. За уничтожение документов без акта и без соблюдения сроков хранения предусмотрены штрафы по ст. 13.20 и 15.11 КоАП РФ - до 300 000 рублей для юрлица, а в случае утраты документов с персональными данными - до 700 000 рублей по ст. 13.11 КоАП. Правильная процедура: экспертная комиссия проводит экспертизу ценности, составляет акт о выделении к уничтожению, документы уничтожаются с подтверждающим актом и фотофиксацией. Без этого пакета у вас нет доказательства, что данные клиентов и сотрудников не утекли.

Зависит от уровня секретности и объёма. Шредирование подходит для обычной первички и кадровых документов: скорость высокая, цена за килограмм ниже, но мелкие фрагменты теоретически восстанавливаются. Термическая обработка (сжигание в промышленной печи с фиксацией процесса) - для коммерческой тайны, медицинских карт, документов с гостайной, персональных данных VIP-клиентов: восстановить невозможно, стоимость выше, оплата за тонну. На практике 80% объёма уничтожается шредером, 20% термообработкой. На каждую партию выдаём акт по форме приложения 4 к Правилам Росархива.

Законодательство РФ обязывает сшивать нитью документы постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет). Сшивание увеличивает прочность и уменьшает вероятность потери: отдельные документы не теряются, картонные крышки защищают от света и пыли. Сшитые дела ускоряют поиск - на переплёте указана конкретика дел, бумаги упорядочены по годам. Переплетённые дела занимают на 30% меньше объёма. Для передачи на государственное хранение в архив сдаются только прошитые с учётом архивного законодательства РФ документы.

Обязательной прошивке нитью подлежат две категории. Документы длительного срока хранения (50-75 лет): лицевые счета, личные карточки уволенных сотрудников (Т-2), личные дела, приказы по личному составу, распоряжения по личному составу, трудовые договоры. Документы постоянного срока хранения: приказы по основной деятельности, уставы, положения, финансовые годовые отчёты, штатные расписания, личные дела руководящего состава, планы организации, номенклатура дел, архивные описи, акты проверок, документы профсоюза. Документы со сроком хранения до 10 лет можно хранить без прошивки.

НТД (научно-техническая документация) - это чертежи, схемы, технологические карты, проекты, патенты, экспертные заключения, конструкторская документация. Встречается в проектных институтах, на заводах, в КБ, строительных и инжиниринговых компаниях. Особенности: нестандартные форматы (А0, А1, рулоны до 5 метров) требуют специальных тубусов и планшетов; описание ведётся по объектам и темам, а не по годам; один проект связывает десятки документов разных дат и форматов; конструкторская документация хранится постоянно, рабочие чертежи 25 лет. Архивных компаний, которые берутся за НТД, в России единицы.

При ликвидации организации, реорганизации или истечении срока ведомственного хранения часть документов сдаётся в государственный или муниципальный архив. Процедура из 5 шагов: экспертиза ценности (определяем, что на постоянное хранение, что к уничтожению); научно-техническая обработка (дела формируются по номенклатуре, прошиваются, нумеруются); описание дел по форме государственного архива; согласование описей с экспертно-проверочной комиссией; физическая передача документов по акту приёма-передачи. Без правильно оформленных описей и переплёта архив документы не примет. Процедура занимает от 2 до 6 месяцев.

С бесплатного выезда специалиста к вам в офис или на склад. Алгоритм: осмотр и оценка объёма (считаем коробки, погонные метры, типы документов); план работ и смета (в течение 1-2 дней получаете коммерческое предложение с фиксированной ценой и сроком); договор с приложениями (техническое задание, график работ, NDA по запросу); работа (бригада приезжает с расходниками, промежуточные отчёты раз в неделю); сдача готового архива с описями, актами и итоговой справкой. Стоимость зависит от объёма и состояния документов, минимальный бюджет проекта от 100 000 рублей. Звоните +7 495 255-08-82.