Пять лет - верный ответ про бухгалтерию, и он закрывает меньше половины реального архива. Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте» требует хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность не менее пяти лет после отчётного года. Дальше вступает Перечень типовых документов, и там у годовой отчётности, лицевых счетов и зарплатных ведомостей сроки совсем другие.
Ниже - сроки по статьям Перечня, правило отсчёта, штрафы за утрату, порядок уничтожения и стоимость работ. Мы разбираем бухгалтерские массивы с 2013 года, поэтому к нормам добавляем то, что видно только на полистном разборе чужого архива.
Базовый срок - пять лет после отчётного года. Так говорит часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ про первичку, регистры и отчётность. Документы учётной политики, стандарты экономического субъекта и средства, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов, хранятся не менее пяти лет после года, в котором их использовали последний раз.
Часть 3 той же статьи добавляет обязанность, о которой вспоминают уже на проверке: организация обеспечивает безопасные условия хранения и защиту документов от изменений. Коробки в подвале рядом с трубой отопления - это тоже нарушение, даже если сами бумаги целы.
Конкретику по видам документов закон не даёт. Её даёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Перечень применяют все организации, включая коммерческие, и именно на его статьи ссылаются в актах о выделении документов к уничтожению.
Срок идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, а не с даты на самом документе. Накладная от марта 2020 года попадает в дело 2020 года, пятилетний срок стартует 01.01.2021 и истекает 31.12.2025. Уничтожить такое дело можно не раньше 01.01.2026.
Ошибка, которая встречается в каждом втором самостоятельно составленном акте: бухгалтерия считает пять лет от даты документа и выделяет к уничтожению дела, у которых срок ещё идёт. Дальше приходит проверка, документа нет, а акт подтверждает, что его уничтожили раньше времени.
Пятилетний блок - самый большой, но рядом с ним в тех же разделах Перечня лежат документы со сроком 6 лет, 10 лет, 50/75 лет и «Постоянно». Ниже - статьи, по которым чаще всего идёт спор с архивом при приёмке.
Такое примечание стоит у первички, регистров и инвентаризационных документов (ст. 276, 277, 321 Перечня № 236). Пять лет отсчитываются как обычно, но уничтожение возможно только после того, как период закрыт проверкой или ревизией. Не прошла проверка - дело остаётся на полке, сколько бы лет ни прошло.
У статьи 277 есть вторая оговорка: при возникновении споров и разногласий документы хранятся до принятия решения по делу. Судебный спор по поставке 2019 года удерживает всю первичку по этой сделке, даже если календарные пять лет закончились.
ЭПК означает, что часть документов вида может иметь научно-историческую ценность, и решение по ним принимает экспертная комиссия. Отметка стоит, например, у лицевых счетов работников (ст. 296, срок 50/75 лет ЭПК) и у кредитных договоров (ст. 261).
Дальше развилка по типу организации. Если компания - источник комплектования государственного архива, описи и акт о выделении к уничтожению согласовываются с ЭПК архивного учреждения. Коммерческая организация, которая источником комплектования не является, принимает решение сама после истечения срока. Половина страха вокруг буквы ЭПК растёт из того, что эти две ситуации путают.
Зарплатный блок формально лежит в бухгалтерии, а по срокам живёт по правилам личного состава. Статья 22.1 закона № 125-ФЗ даёт 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после. Отсюда запись «50/75» в Перечне.
Практический вывод простой: до того как отдать зарплатные ведомости на уничтожение, проверьте, сохранились ли лицевые счета за тот же период. Нет счетов - ведомости уезжают из шестилетнего срока в полувековой. Подробный разбор кадровой части - в отдельном материале о сроках хранения документов по личному составу.
Две линии ответственности работают параллельно. Налоговая наказывает за отсутствие первички и регистров по статье 120 Налогового кодекса: 10 000 рублей за нарушение в пределах одного налогового периода, 30 000 рублей, если нарушение растянулось на несколько периодов. Если из-за этого занижена налоговая база - 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Вторая линия - архивная. Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов: граждане 1 000-3 000 рублей, должностные лица 3 000-5 000, юридические лица 5 000-10 000. Её часто путают со статьёй 13.25, где за корпоративные документы штраф доходит до 300 000 рублей на юридическое лицо: для акционерных обществ это часть 1, для ООО и унитарных предприятий - часть 2. Суммы разные, состав тоже. Подробнее - в разборе штрафов за нарушение правил хранения документов.
Дороже штрафа обычно обходится восстановление: запросы в банки, дубликаты у контрагентов, восстановление регистров силами бухгалтерии на месяцы вперёд.
Уничтожение - это процедура с бумагами, а не вынос коробок в мусорный контейнер. Порядок работы с документами задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.
Акт без номеров статей Перечня архив не примет, и на проверке он ничего не доказывает. Как устроена сама процедура отбора, описано на странице про экспертизу ценности документов.
К нам обратилась компания из Московской области: бухгалтерия сама подготовила акт о выделении к уничтожению и хотела освободить помещение. Акт мы посмотрели до вывоза. Сроки в нём считали от даты на документе, и часть первички за последний год попадала под уничтожение раньше положенного.
При полистном разборе нашли ещё два слабых места. Зарплатные ведомости лежали без лицевых счетов за те же годы, и их шестилетний срок превращался в 50/75 лет. Годовая отчётность за несколько периодов была подшита вместе с промежуточной и уходила в тот же акт, хотя хранится постоянно.
Мы пересчитали сроки с 1 января следующего года, разделили массив на постоянный, длительный и временный, составили новый акт со ссылкой на статью Перечня по каждой позиции. Уничтожение прошло по акту, а под проверку у компании остались все документы, которые она обязана предъявить.
Считаем за дело: цена зависит от объёма, состояния массива, состава документов и того, нужна ли передача в государственный архив. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000 рублей.
Точную сумму называю после осмотра: приезжаем, смотрим массив, фиксируем объём и даём фиксированную цену в договоре. Сюрпризов в процессе не будет. Компания работает на УСН, налог на добавленную стоимость в счетах не выделяется.
Что входит в работу: полистный разбор, экспертиза ценности, формирование и переплёт дел, описи, акт о выделении к уничтожению, передача в государственный архив при необходимости. Подробнее - на странице архивной обработки бухгалтерских документов.
Бухгалтерия почти всегда самый объёмный и самый запущенный массив в организации. В нём же лежит больше всего дел, которые можно было законно выделить к уничтожению ещё пять лет назад и освободить помещение.
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. На рынке с 2013 года, работаем по Москве и всей России.
Услуги и цены · Оставить заявку · телефон +7 (495) 255-08-82