Два уточнения, на которых чаще всего ошибаются. Расчётные и расчётно-платёжные ведомости хранятся 6 лет, и только при отсутствии лицевых счетов - 50 или 75 лет. Документы о несчастных случаях на производстве - это отдельный срок, 45 лет, к личному составу их относить не нужно.
Почему у одних документов 50 лет, а у других 75?
- До 1 января 2003 года - Срок хранения: 75 лет
- После 1 января 2003 года - Срок хранения: 50 лет
Часть 4 той же статьи добавляет исключение: эти сроки не применяются, если перечнями архивных документов для конкретного вида установлен иной срок.
Как определить дату окончания делопроизводства?
Дата окончания делопроизводства - это момент, когда дело закрыто и в него больше ничего не подшивается. Для приказа за год это конец года, за который приказы сформированы в дело. Для личного дела - увольнение работника, а не дата приёма и не дата последнего документа внутри дела.Отсюда самая частая ошибка кадрового архива: личное дело работника, принятого в 1999 году и уволенного в 2005-м, относят к 75 годам по дате приёма. По моменту окончания делопроизводства это дело попадает в другую категорию. На массиве в несколько сотен личных дел такая ошибка меняет объём того, что придётся хранить, на десятки процентов.
Что лежит рядом, но к личному составу не относится?
Часть документов кадровой службы к личному составу не относится, и сроки у них свои. Разводить эти группы нужно до формирования дел, иначе описи придётся переделывать.- Приказы о приёме, переводе, увольнении - Куда относятся: Личный состав, 50 или 75 лет
- Личные карточки, лицевые счета, личные дела - Куда относятся: Личный состав, 50 или 75 лет
- Расчётные и расчётно-платёжные ведомости при наличии лицевых счетов - Куда относятся: 6 лет
- Расчётные ведомости при отсутствии лицевых счетов - Куда относятся: 50 или 75 лет
- Документы о несчастных случаях на производстве - Куда относятся: Отдельный срок, 45 лет
Поэтому первый вопрос при разборе кадрового массива - есть ли лицевые счета и за какие годы. Ответ на него определяет судьбу целого пласта документов: при наличии счетов ведомости за те же годы уходят в короткий срок, при отсутствии остаются с массивом надолго. Проверять это нужно по годам, а не в целом по организации: лицевые счета нередко ведутся не за весь период, и тогда часть ведомостей попадает в одну категорию, часть в другую.
Как обрабатывается кадровый архив перед сдачей?
Обработка кадрового архива перед сдачей включает формирование дел по годам и видам, экспертизу ценности, составление описи по личному составу и её согласование с архивом. Разворачивается это в такой порядок:- Массив разбирается по годам и видам документов, приказы отделяются от ведомостей, личные дела - от переписки.
- Приказы по личному составу отделяются от приказов об отпусках и командировках: сроки у них разные, и в одно дело они не подшиваются.
- Личные дела уволенных формируются по году увольнения.
- Проводится экспертиза ценности, определяются сроки по каждой группе.
- Дела оформляются: нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись, обложка.
- Составляется отдельная опись по личному составу.
- Опись проходит согласование в установленном для организации порядке.
Как искать конкретное дело в готовом кадровом архиве?
Через опись по личному составу. В ней дела расположены по годам и видам, а личные дела - по году увольнения, поэтому поиск идёт в два шага: сначала год, потом фамилия внутри года. Если описи нет, поиск превращается в сплошной просмотр коробок, и на массиве за двадцать лет это дни работы вместо минут.Отсюда практический критерий готовности кадрового архива: по описи находится любое дело за любой год без обращения к самим коробкам. Пока этого нет, архив считается необработанным, даже если документы аккуратно сложены и подписаны.
Из-за чего кадровые описи возвращают на доработку?
Кадровый массив возвращают чаще любого другого, и причины у этого практические.- В одном деле оказались приказы с разными сроками хранения.
- Личные дела сформированы по алфавиту без привязки к году увольнения, и найти конкретное дело по описи невозможно.
- Заголовок дела не содержит вида документов и периода, поэтому по описи не понять, что внутри.
- Фамилии в описи личных дел записаны с расхождениями с самими документами.
- Ведомости включены в опись по личному составу без проверки, есть ли лицевые счета.
- Не сходится итоговая запись: число дел в описи не совпадает с фактическим.
Зачем организации кадровый архив, если она никуда не закрывается?
Запросы о стаже и заработке приходят в работающие организации регулярно: человек оформляет пенсию, восстанавливает трудовую биографию, готовится к спору. Отвечает на такой запрос организация, и отвечает справкой, а справку можно выдать только по документам, которые найдены и читаемы.Второй повод - проверки и трудовые споры. Когда кадровый документ запрашивают, а он не находится, отсутствие документа трактуется не в пользу организации. И третий, самый прозаический: помещение. Кадровый массив за двадцать лет занимает десятки погонных метров, и заметная часть этого объёма - ведомости и копии, которые хранятся дольше, чем нужно, просто потому что никто не разбирал сроки.
Что с ними нельзя делать?
Их нельзя уничтожить вместе с остальными по истечении общих сроков и нельзя оставить в закрывающейся организации. При ликвидации они передаются в государственный или муниципальный архив, а для негосударственной организации - на основании договора с архивом: часть 10 статьи 23 того же закона. Эта же норма возлагает передачу при банкротстве на конкурсного управляющего.Договор с архивом заключается заранее. Организация, которая вспомнила про кадровый архив за две недели до исключения из ЕГРЮЛ, не успевает ни заключить договор, ни обработать массив.
Что делать, если часть кадровых документов утрачена?
Первое - установить, чего именно нет. Для этого массив разбирают по годам и видам и сверяют с тем, что должно было образоваться: если за 2008 год есть приказы о приёме и увольнении, а личных карточек нет ни одной, документы утрачены, и раскладка тут ни при чём.Второе - зафиксировать результат. Отсутствие документов описывают, а не замалчивают: при передаче в архив и при ответе на запрос о стаже честно описанный пробел работает лучше, чем обнаруженный позже. Дальше по утраченным группам смотрят, можно ли восстановить сведения по смежным документам: лицевые счета и ведомости, приказы, переписка, документы бухгалтерии за те же годы нередко закрывают часть вопроса.
Третье - не откладывать. Чем дальше от событий, тем меньше остаётся смежных источников и тем меньше людей, которые помнят, как в организации был устроен документооборот в те годы.
Чем это заканчивается на практике?
Организация закрылась, документы по личному составу никуда не сдала - и бывшие работники не могут подтвердить стаж. Дальше суд. Отвечать приходится тем, кто отвечал за ликвидацию.Второй сценарий тише, но встречается чаще: организация работает, документы лежат, а найти конкретное личное дело за нужный год невозможно. Запрос о стаже приходит, отвечать на него нечем, и разбор массива начинается в авральном режиме - под конкретный запрос, вместо того чтобы один раз привести кадровый архив в порядок.
Кадровый архив - самая частая причина, по которой ликвидацию не удаётся закрыть в срок. Архив-про обрабатывает и сдаёт документы по личному составу, включая согласование описей.
Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН).Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82