Экспертиза ценности решает судьбу каждой папки: одна уходит на постоянное хранение, другая идёт под выделение. Формально это изучение документов для определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение. Проводится ежегодно экспертной комиссией организации по Перечню типовых документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019) и отраслевым перечням.

На какие группы делятся документы?

документы постоянного хранения;
документы временного хранения свыше 10 лет, включая документы по личному составу;
документы с истёкшими сроками.

Деление на эти три группы определяет всё, что произойдёт с документами дальше: первая группа готовится к передаче, вторая описывается и остаётся в организации до своего срока, третья выделяется по акту.

Как проходит экспертиза ценности по шагам?

Экспертиза идёт по группам документов, а не полистно, и отсюда её главная особенность: сначала выстраивается структура массива, и только потом определяются сроки. Полистно разбирают лишь то, что в группу не укладывается.

Массив систематизируется по годам, подразделениям и видам документов.
Каждой группе подбирается статья перечня - типового или отраслевого.
Определяется срок и категория хранения, при необходимости решение фиксируется комиссией.
Отдельно выделяются дела смешанного состава, где часть документов постоянного хранения, а часть уже можно выделять.
Формируются описи по категориям хранения.
На документы с истёкшими сроками составляется акт.
Акт утверждается руководителем.

Дела смешанного состава - главный источник трудозатрат. По массиву в несколько сотен коробок они всплывают почти всегда, и каждое такое дело приходится разбирать полистно.

Кто проводит экспертизу и что решает комиссия?

Экспертизу проводит экспертная комиссия организации, и решения принимает она, а не подрядчик. Подрядчик готовит обоснование: какая группа документов к какой статье перечня отнесена и почему. Комиссия эти решения рассматривает и фиксирует.
Практический смысл такого разделения простой. Ответственность за состав того, что уничтожено, остаётся на организации, поэтому решение должно быть её решением, оформленным и подписанным. Подрядчик отвечает за то, что каждая группа документов правильно соотнесена с перечнем.
Состав комиссии организация определяет сама. На практике в неё входят те, кто понимает содержание документов: кадровая служба, бухгалтерия, руководители подразделений, чьи документы попали в массив. Спорные группы разбираются с их участием, потому что по одному заголовку дела не всегда видно, какие именно документы внутри и зачем они заводились.
Отдельно фиксируются решения по документам, которых нет в типовом перечне. Такие группы встречаются почти в каждом массиве: внутренние регламенты, документы по проектам, переписка с профильными ведомствами. По ним комиссия принимает решение и оформляет его, иначе через несколько лет никто не вспомнит, почему у этой группы такой срок.

Каким актом оформляется выделение?

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется по рекомендуемому образцу из приложения к Правилам № 77, утверждается руководителем, и только после этого документы могут быть уничтожены.
Для организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов есть дополнительное условие: уничтожение возможно только после того, как описи дел постоянного хранения утверждены экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
Акт остаётся в организации. Это единственное доказательство того, что документы не потеряны, а выделены законно, - при проверке спрашивают именно его.
Хранят акты вместе с описями и номенклатурами дел за соответствующие годы. Организация, которая не может показать акт, оказывается в положении, где формально документы просто отсутствуют, и объяснить их судьбу нечем.

Что чаще всего определяют неправильно?

Ошибки на экспертизе ценности повторяются от массива к массиву, и почти все они относятся к срокам, а не к содержанию документов.

Срок отсчитывают от даты документа. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела, и из-за этой ошибки документы уходят под нож раньше времени.
Дело смешанного состава относят целиком к меньшему сроку, потому что так быстрее.
Отраслевой перечень не применяют вовсе, хотя для вида документа он задаёт свой срок.
Приказы по личному составу собирают в одну группу с приказами об отпусках и командировках, хотя сроки у них разные.
Дубликаты и черновики оставляют в деле, увеличивая объём хранения без всякой пользы.
Документы, по которым нет статьи в типовом перечне, откладывают «на потом», и дело не формируется годами.

Ошибка на экспертизе ценности не отыгрывается в одну сторону: срок можно продлить, но нельзя вернуть то, что уже выделено и уничтожено.

Когда выделять документы нельзя?

Если срок хранения не истёк, даже когда документы мешают.
Если документы могут быть истребованы в ходе налоговой проверки или судебного спора. Прямого запрета в Налоговом кодексе нет, но подпункт 8 пункта 1 статьи 23 обязывает обеспечивать сохранность данных учёта, а за непредставление документов наступает ответственность по статье 126.
Если организация в процедуре банкротства. Здесь риск выше административного: сокрытие или уничтожение документов при банкротстве - часть 1 статьи 195 Уголовного кодекса.

Отдельно стоит случай, когда документы формально можно выделять, но делать этого не стоит: идёт спор с контрагентом или трудовой конфликт, где эти документы - доказательство. Формальное право уничтожить и практический интерес организации тут расходятся.

Что происходит с документами после утверждения акта?

Способ уничтожения выбирают исходя из конфиденциальности. Пункт 31 Правил № 77 требует одного: документы с персональными данными, пометкой «Для служебного пользования» и иной информацией ограниченного доступа уничтожаются в самой организации механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания. Класс шредера нормой не задан, на практике ориентируются на международный стандарт DIN 66399.
Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению. Отдельного «акта об уничтожении» Правила № 77 не предусматривают.
Комплект по итогам получается компактный: акт о выделении, утверждённый руководителем, и приложенный к нему документ об утилизации. Именно этот комплект показывают проверяющим, и именно его чаще всего не могут найти.

Чем порядок отличается у коммерческой организации и у источника комплектования?

Сама экспертиза проводится одинаково: те же перечни, те же группы, тот же акт. Разница начинается на выходе, когда решение надо утвердить.

Кто рассматривает описи постоянного хранения - Источник комплектования: Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает; Остальные организации: Утверждает руководитель после согласования
Кто рассматривает описи по личному составу - Источник комплектования: Экспертно-проверочная комиссия согласовывает; Остальные организации: Утверждает руководитель после согласования
Когда можно уничтожать выделенное - Источник комплектования: После утверждения описей постоянного хранения комиссией архивного учреждения; Остальные организации: После утверждения акта руководителем
Что определяет сроки работы - Источник комплектования: График заседаний комиссии; Остальные организации: Только сама организация

Статус организации выясняют до начала работ. Коммерческая компания, которая не относится к источникам комплектования, проходит весь цикл внутри себя и не зависит от чужого графика. Организация со статусом источника комплектования планирует работы с запасом.

Что делать, если документы лежат россыпью за много лет?

Россыпь - это состояние, когда дела не сформированы: документы лежат в коробках, папках и на стеллажах без систематизации. Экспертиза ценности по такому массиву начинается с раскладки: документы сначала разбирают по годам и видам, и только потом появляется предмет для оценки.
Считать сроки по россыпи бессмысленно. Пока документ не отнесён к делу, у него нет ни крайних дат, ни категории хранения. Поэтому в запущенных архивах основная трудоёмкость приходится на этап до экспертизы, а сама экспертиза идёт уже быстро.
Отдельно всплывает вопрос повреждённых документов: подмоченные, слипшиеся, с угасающим текстом. Их отбирают в процессе раскладки и решают судьбу отдельно, потому что от физического состояния зависит, примет ли архив дело вообще.

Как это выглядит на массиве в несколько сотен коробок?

По одному документу срок определить несложно. На большом массиве работа выглядит иначе: сначала несколько дней уходит на обследование и систематизацию, потом идёт разбор дел смешанного состава, и только в конце становится видно, какая часть массива вообще подлежит хранению.
Пропорция обычно удивляет владельцев: заметная часть массива - дубликаты, черновики и копии, которые не нужно было хранить с самого начала. Их выделение освобождает помещение и сокращает объём дальнейшей обработки, поэтому экспертиза ценности окупается ещё до передачи документов в архив.
Ошибка на экспертизе ценности не отыгрывается: то, что выделили зря, восстановить уже нечем. Архив-про проводит экспертизу в составе обработки фонда и оформляет акты по действующим формам.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН).
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82

Экспертиза ценности документов: порядок и акты