Экспертиза ценности документов: порядок и акты

Экспертиза ценности документов - это отбор: что из накопленного архива хранить дальше, что готовить к передаче в государственный архив, а что законно уничтожить. Решение принимает экспертная комиссия организации и оформляет актом, сроки берут из перечней.
Если коротко: три группы документов, срок из Перечня № 236 или отраслевого перечня, отсчёт с 1 января следующего года, уничтожение только после утверждённого акта. Ниже - каждый шаг с номерами пунктов и статей. Порядок работ под ключ - на странице экспертизы ценности документов.

Что такое экспертиза ценности документов?

Термин закреплён в ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов.
Итог: дела, прошедшие экспертизу, распределяются по трём группам.

Постоянного хранения. По тому же ГОСТу постоянное хранение - вечное, без права уничтожения. Такие дела описывают и готовят к передаче в архив.
Временного хранения свыше 10 лет, включая документы по личному составу. Их описывают, и они остаются в организации до истечения срока.
С истёкшими сроками. Их выделяют к уничтожению по акту.

Кто проводит экспертизу ценности и что решает комиссия?

Экспертизу проводит экспертная комиссия организации. Решения - за ней. Подрядчик готовит обоснование: какая группа документов к какой статье перечня отнесена и почему. Комиссия его рассматривает и фиксирует решение протоколом.
Смысл разделения простой: ответственность за состав уничтоженного остаётся на организации, поэтому и решение должно быть её. Подрядчик отвечает за соответствие каждой группы перечню.
Состав комиссии закрепляют положением о ней. На практике в неё берут тех, кто понимает содержание документов: кадровую службу, бухгалтерию, руководителей подразделений, потому что по одному заголовку дела не всегда видно, что внутри.
Документы самой комиссии тоже имеют сроки хранения, причём длинные.

ст. 34 «а» Перечня № 236. Положение об экспертной комиссии по месту утверждения: постоянно.
ст. 18 «д» Перечня № 236. Протоколы заседаний экспертных органов организации и документы к ним: постоянно.

Протокол пятилетней давности спрашивают вместе с актом. Без положения о комиссии нечем показать, что она вообще существовала.

По каким перечням определяют сроки хранения?

Срок хранения берут из перечней, по ним же проверяют, было ли уничтожение законным. Основной - Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. На научно-техническую документацию (НТД) и производственную у Росархива свой перечень - приказ № 142 от 28.12.2021, применяют его по Инструкции из приказа № 154 от 12.12.2023.
Статьи Перечня № 236, которые встречаются почти в каждом акте. Отметка ЭПК рядом со сроком - это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения: дело с такой отметкой автоматически не уничтожается.

ст. 277. Первичные учётные и оправдательные документы: 5 лет при условии проведения проверки; при спорах - до принятия решения по делу.
ст. 434 «а». Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрении и другие: 50/75 лет ЭПК. Пункт «б» той же статьи - приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках и дежурствах: 5 лет, но по отпускам и командировкам работников с вредными и опасными условиями труда - 50/75 лет.
ст. 445. Личные дела руководителей и работников: 50/75 лет ЭПК.
ст. 157. Номенклатура дел организации: постоянно, у структурных подразделений - 3 года.
ст. 172. Описи дел постоянного хранения: постоянно; по личному составу: 50/75 лет; временного свыше 10 лет: 3 года после уничтожения дел.

По Перечню документы с отметкой ЭПК после истечения срока могут быть отобраны на постоянное хранение, поэтому решение по ним принимает экспертиза, а не календарь. Двойной срок 50/75 разводит ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ по дате завершения делопроизводства: до 1 января 2003 года - 75 лет, позже - 50.
Подробнее по видам: сроки хранения документов в организации, сроки хранения бухгалтерских документов, для проектной и конструкторской документации - архивная обработка НТД.

Как проходит экспертиза ценности по шагам?

Экспертиза идёт по группам документов. Полистно разбирают то, что в группу не укладывается: сначала структура массива, потом сроки.

Раскладываем массив по годам, подразделениям и видам документов. Схему задаёт номенклатура дел, если её вели.
Подбираем каждой группе статью перечня - типового или отраслевого.
Определяем срок и категорию хранения. Спорные группы выносим на комиссию.
Отдельно откладываем дела смешанного состава: часть документов постоянного хранения, часть уже можно выделять.
Составляем описи по категориям хранения: постоянного, по личному составу, временного свыше 10 лет.
На документы с истёкшими сроками составляем акт о выделении к уничтожению.
Комиссия рассматривает описи и акт, руководитель утверждает.

Дела смешанного состава - главный источник трудозатрат

В массиве на несколько сотен коробок они всплывают почти всегда: личные дела уволенных подшиты вместе с заявлениями на отпуск, переписка постоянного хранения лежит в одной папке с черновиками. Такое дело разбирают полистно и переформировывают, иначе оно целиком уйдёт либо в постоянное хранение, либо под нож. Переформирование - обычный этап архивной обработки документов.

С какой даты считать срок хранения?

Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Это п. 12 Правил № 77 (приказ Росархива от 31.07.2023): документы становятся архивными с этой даты, и от неё идёт отсчёт.
Самая частая ошибка - считать от даты документа. Накладная за март 2020 года при сроке 5 лет по ст. 277 и проведённой проверке хранится до конца 2025 года: отсчёт начинается с 1 января 2021 года. Ошибка укорачивает фактический срок хранения на год.
У Правил № 77 от 31.07.2023 есть тёзка - приказ Росархива № 77 от 25.06.2025 про доступ к документам ограниченного доступа. Рядом с номером всегда ставят дату.

Каким актом оформляется выделение к уничтожению?

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляют по форме, предусмотренной Правилами № 77: комиссия его рассматривает, руководитель утверждает. Только после утверждения документы можно уничтожать.
По каждой группе документов в акте должно быть видно, по какой статье перечня и с какого года считали срок. Проверяющий читает акт как таблицу: группа, статья, срок, год.

Что остаётся в организации после уничтожения

Акт хранится постоянно: по ст. 170 Перечня № 236 он входит в дело фонда - папку, где организация собирает всё о собственном архиве, - а при ликвидации передаётся в государственный или муниципальный архив. На практике к акту прикладывают документ о фактическом уничтожении - накладную или акт от исполнителя.
Комплект компактный: утверждённый акт, протокол комиссии, документ об уничтожении. Его показывают проверяющим, и его же чаще всего не могут найти.

Чем порядок отличается у источника комплектования?

Источник комплектования по ГОСТ Р 7.0.8-2025 - организация, чьи документы по закону, решению суда или договору подлежат передаче в архив: у госучреждений такой статус почти всегда, у коммерческих компаний редко.
Экспертиза у них та же, разница в подписи под описями. По п. 30 Правил № 77 у источника комплектования описи дел постоянного хранения утверждает ЭПК архивного учреждения, у остальных организаций их согласовывает собственная комиссия. Это два разных действия.

Источник комплектования. Описи постоянного хранения утверждает ЭПК архива; выделенное не уничтожают, пока ЭПК не утвердила описи за те же годы; сроки работ зависят от графика заседаний ЭПК.
Остальные организации. Описи и акт согласовывает своя комиссия, утверждает руководитель; уничтожать можно после утверждения акта; сроки задаёт сама организация.

Статус выясняют до начала работ. Как готовится комплект на ЭПК - на странице подготовки документов к госхранению.

Когда выделять документы нельзя?

Три ситуации, в которых акт не спасёт.

Срок не истёк. Даже если документы мешают и помещение нужно под другое. Законный путь один - дождаться срока.
Идёт проверка или спор. Перечень № 236 сам оговаривает это для первички: по ст. 277 при возникновении споров документы сохраняются до принятия решения по делу. Для остальных групп логика та же: пока документ служит доказательством, его не уничтожают.
Организация ликвидируется или банкротится. По ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив. Экспертиза здесь отделяет передаваемое от того, что можно выделить. Порядок - на страницах архив при ликвидации ООО и передача документов в госархив.

Отдельный случай: срок истёк, но идёт трудовой конфликт или спор с контрагентом, где документы служат доказательством. На практике комиссия своим решением откладывает выделение до конца спора и фиксирует это протоколом.

Что грозит, если акта нет?

Без акта отсутствие документов выглядит как утрата. По ст. 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов граждане платят 1 000-3 000 руб., должностные лица 3 000-5 000, юридические - 5 000-10 000.
Если не нашлась первичка, добавляется ст. 120 НК: 10 000 руб. за один налоговый период, 30 000 за несколько, при занижении налоговой базы 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000. Разбор санкций целиком - в материале о штрафах за нарушение правил хранения документов.
Сумма по 13.20 небольшая, дороже последствия: сведения о стаже по уничтоженным приказам восстановить нечем, и спор с бывшим работником уходит в суд. При банкротстве за документы отвечает конкурсный управляющий, порядок для него собран на странице для арбитражных и конкурсных управляющих.

Сколько стоит экспертиза ценности документов?

Отдельно от обработки экспертизу ценности заказывают редко: чтобы определить срок, дело сначала нужно сформировать и описать. Поэтому стоимость считаем за дело в составе архивной обработки - от 2 020 руб. за дело, минимальный бюджет проекта от 100 000 руб. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 руб., крупный - от 500 000.
Цена зависит от состояния массива: россыпь и дела смешанного состава обходятся дороже сформированных дел с описями. Точную сумму считаем после осмотра и фиксируем в договоре.

Пример из практики: 17 000 дел НТД

Крупная инжиниринговая компания заказала архивную обработку и передачу 17 000 дел научно-технической документации в ЦГА Москвы. Полный цикл занял полтора года, из них около года ушло на согласование описей и сдачу.

Что было. Массив НТД без описей, часть дел смешанного состава: документы постоянного хранения вперемешку с копиями и черновиками.
Что делали. Систематизация по годам и объектам, экспертиза ценности по Перечню № 142, переформирование дел, описи по категориям хранения и акт о выделении.
Что стало. Архив приведён в соответствие с требованиями и принят государственным архивом. Около года из полутора - это рассмотрение описей на ЭПК: график заседаний задаёт срок проекта сильнее, чем объём работ.

Отсюда вывод для планирования: у источника комплектования между готовыми описями и приёмом документов проходят месяцы. Экспертизу ценности начинают заранее, до квартала сдачи.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить документы решением директора, без комиссии?

Акт рассматривает экспертная комиссия, утверждает руководитель. Подпись директора без протокола комиссии оставляет акт односторонним решением, и обосновать сроки по каждой группе будет нечем.

Что делать с документами, которых нет ни в одном перечне?

Такие группы есть почти в каждом массиве: внутренние регламенты, документы по проектам, переписка с ведомствами. Комиссия принимает решение по близким статьям перечня и фиксирует его протоколом, иначе через несколько лет никто не вспомнит, откуда взялся срок.

Электронные документы тоже проходят экспертизу ценности?

Да, по тем же перечням. ГОСТ Р 7.0.8-2025 считает уничтожением и удаление электронных документов программными средствами - после той же экспертизы ценности.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» проводит экспертизу ценности в составе обработки архива под ключ: систематизация, описи, номенклатура дел, акт о выделении, переплётные работы и передача в государственный архив. Берём запущенные архивы и научно-техническую документацию, от которых отказались другие. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Компания на УСН, НДС не выделяем.
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Разбор подготовили специалисты «Архив-про». Нормы сверены по первоисточникам, актуально на сентябрь 2026 года. Подробнее о команде - на странице о нас.

Источники

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, п. 12, 30.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов, ст. 18, 34, 157, 170, 172, 277, 434, 445.
Приказ Росархива № 142 от 28.12.2021 и Инструкция по его применению - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023.
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 22.1, 23.
КоАП РФ, ст. 13.20; Налоговый кодекс РФ, ст. 120.