Разработка номенклатуры дел организации: зачем нужна и как сделать без ошибок

На практике мы регулярно видим одно и то же: номенклатура либо отсутствует вовсе, либо ее когда-то скачали из интернета, поменяли шапку и с тех пор не трогали. Сроки хранения в ней взяты с потолка, половина реально существующих документов не отражена, а согласование с архивом никто не проходил. Формально бумага есть. По сути ее нет.

Ниже разберу, что такое номенклатура дел, почему она обязательна, что именно требует закон, откуда берутся сроки хранения и где чаще всего допускают ошибки при разработке.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень всех дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков их хранения. Проще говоря, это карта вашего документооборота: какие документы где лежат, под каким индексом, сколько хранятся и что с ними делать по истечении срока.

Без этой карты документооборот превращается в хаос. Документы копятся в шкафах и на серверах бессистемно, никто не знает, что можно уничтожить, а что придется хранить 50 или 75 лет. Когда приходит проверка или наступает время сдавать документы в архив, выясняется, что разобрать эти залежи некому и не по чему.

Номенклатура решает сразу несколько задач. Она задает единую систему индексации дел, фиксирует сроки хранения по каждой категории, служит основанием для законного уничтожения документов и становится базой для описей при передаче в госархив. Без нее ни один из этих процессов юридически не защищен.

Обязательна ли номенклатура дел для организации?

Для большинства организаций - да. Требование опирается на Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденные Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Но объем этой обязанности зависит от того, к какой категории относится организация.

Для государственных и муниципальных организаций, а также для организаций - источников комплектования госархива номенклатура обязательна безусловно. Для остальных коммерческих компаний закон прямо требует другого: обеспечивать сохранность и учет как минимум документов постоянного срока хранения и по личному составу - то есть кадров, приказов, лицевых счетов и всего, что хранится десятилетиями и переживает саму организацию. На практике организовать такой учет без номенклатуры дел невозможно, поэтому для этих категорий документов она становится фактически необходимой.

На практике многие руководители коммерческих компаний искренне считают, что их это не касается. Пока не приходит первая проверка или пока не встает вопрос о передаче кадровых документов при ликвидации. Тогда отсутствие номенклатуры становится не абстрактным нарушением, а конкретной проблемой, которую надо решать в сжатые сроки.

Откуда берутся сроки хранения в номенклатуре?

Придумывать их или списывать из старых образцов нельзя. Сроки устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения, утвержденный Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Это основной документ, по которому каждому делу присваивается срок: 1 год, 5 лет, 50 лет, 75 лет или постоянно.

Именно здесь чаще всего и ломается вся самодеятельная номенклатура. Люди берут сроки из документа десятилетней давности, из чужого шаблона или по памяти. В результате документы, которые надо хранить 50 лет, ставят на 5 лет, и наоборот - годами хранят то, что можно было спокойно уничтожить.

Кроме типового Перечня № 236 существуют отраслевые перечни. Для медицины, строительства, банков, проектных организаций сроки хранения части документов регулируются отдельно. Если в номенклатуре это не учтено, она формально есть, а работать по ней рискованно.

Что говорит закон и что происходит на практике?

Закон требует, чтобы номенклатура была составлена, ежегодно уточнялась и, для организаций - источников комплектования госархива, согласовывалась с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). На бумаге все выглядит просто. На практике возникает несколько типичных сложностей.

Первая - структура организации не совпадает с шаблоном. Реальные подразделения, реальные виды документов и реальные бизнес-процессы почти никогда не укладываются в готовый образец из интернета.

Вторая - никто в компании не хочет и не умеет разбираться в архивной нормативке. Секретарь или кадровик берет на себя эту задачу по остаточному принципу, между основной работой, и делает как получится.

Третья - согласование с ЭПК. Если организация является источником комплектования госархива, номенклатуру недостаточно просто составить. Ее нужно провести через архив, а там свои требования к оформлению, к заголовкам дел и к обоснованию сроков. Самодельный документ на этом этапе обычно разворачивают.

Какие ошибки чаще всего допускают при разработке?

Самая частая ошибка - взять чужой шаблон и подставить свое название. Такая номенклатура не отражает реальную структуру и реальные документы, поэтому пользоваться ей невозможно.

Вот что мы видим регулярно:

• сроки хранения взяты из устаревших или случайных источников, а не из Перечня № 236;
• не учтены отраслевые нормативы, из-за чего часть документов получает неверный срок;
• в номенклатуру не попали реально существующие категории дел;
• заголовки дел сформулированы так, что по ним невозможно понять содержание;
• документ не согласован с ЭПК, хотя организация обязана это сделать;
• номенклатуру составили один раз и годами не обновляют, хотя структура давно изменилась.

Каждая из этих ошибок по отдельности кажется мелочью. Вместе они приводят к тому, что при проверке номенклатуру признают несоответствующей, а уничтожение документов по ней - незаконным.

Как правильно разработать номенклатуру дел?

Начинать нужно не с готового шаблона, а с изучения самой организации. Разработка номенклатуры дел строится от структуры: сначала понять, какие подразделения какие документы создают, и только потом выстраивать систему индексов и сроков. Порядок работы выглядит так:

1. Изучение структуры организации: подразделения, функции, виды документов.
2. Составление индексов и заголовков дел по каждому подразделению.
3. Назначение сроков хранения по Перечню № 236 и отраслевым нормативам.
4. Оформление документа по Правилам, утвержденным Приказом Росархива № 77.
5. Согласование с руководством и с экспертной комиссией организации.
6. Согласование с ЭПК госархива, если организация является источником комплектования.
7. Утверждение руководителем и ввод в работу.

Разберу узкие места подробнее, потому что именно в них разваливаются самодельные номенклатуры. Индекс дела - это не произвольный номер, а составной код: сначала индекс структурного подразделения по штатному расписанию, затем порядковый номер дела внутри него. Если подразделения в индексации перепутаны или не совпадают с реальной оргструктурой, вся номенклатура рассыпается уже на этом шаге. Заголовок дела формулируется по строгой логике - вид документов, автор, корреспондент, вопрос, период - и должен читаться однозначно: не «Разное» и не «Переписка», а конкретная категория, по которой дело потом найдут и опишут. Сроки проставляются не «в среднем по отделу», а построчно: одному и тому же отделу могут одновременно принадлежать дела на 5 лет, на 50 лет и постоянного хранения. На выходе получается сводная номенклатура по всей организации плюс графа с отметкой о категориях дел и количестве заведенных единиц хранения за год.

Дальше номенклатуру нужно уточнять ежегодно, а при реорганизации - внепланово. Это не разовая бумага, а рабочий инструмент, который живет вместе с организацией.

Отдельный вопрос - электронная номенклатура и ведение дел в системах электронного документооборота (СЭД). Правила № 77 допускают ведение документов в электронном виде, и многие компании хотят, чтобы номенклатура сразу легла в их СЭД или 1С. Логика построения при этом та же самая: та же структура индексов, те же сроки по Перечню, то же согласование. Меняется форма носителя, а не методология. Настройку и внедрение конкретной СЭД мы не берем - это зона ИТ-подрядчика, но саму номенклатуру готовим так, чтобы ее без переделок можно было завести в электронную систему.

Как это делает Архив-про?

Мы в компании «Архив-про» разрабатываем номенклатуру дел под ключ, чтобы ваши сотрудники не вникали в архивную нормативку. Процесс устроен так, чтобы отнять у вас минимум времени.

Порядок работы: созвон и первичный разбор задачи, запрос структуры и перечня документов, разработка проекта номенклатуры, согласование с вами, при необходимости согласование с ЭПК госархива, передача готового документа под утверждение руководителем. Вся работа с нормативкой, сроками и заголовками остается на нашей стороне.

С 2013 года мы прошли через нестандартные структуры, отраслевую документацию и случаи, когда номенклатуру приходилось переделывать с нуля. Знаем, где ЭПК госархива обычно разворачивает самодельные документы: расплывчатые заголовки дел, сроки не из Перечня, индексы, не бьющиеся с оргструктурой, - и снимаем эти вопросы до подачи. В профиле на Портале поставщиков Москвы у нас более 220 исполненных и 16 действующих госконтрактов (июль 2026) - это подтвержденный опыт работы с документами по строгим требованиям.

Работаем по Москве и области, по договору с фиксированной ценой. Как это устроено: сначала бесплатный выезд и оценка задачи, затем фиксированная сумма под ваш объем, затем договор. Типовой проект обычно укладывается в диапазон 100 000-500 000 рублей, крупные и сложные - от 500 000 рублей. Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

Итог

Номенклатура дел - это не бумага для галочки, а основа всего документооборота и обязательное требование закона. Без нее нельзя законно уничтожать документы, невозможно передать их в госархив и трудно пройти проверку. Скачанный из интернета шаблон эту задачу не решает: он не отражает вашу структуру и почти всегда содержит неверные сроки хранения.

Если проверка уже указала на отсутствие номенклатуры, если вы готовитесь к передаче документов в архив или просто хотите навести порядок в делопроизводстве - имеет смысл сделать это один раз и правильно.

Бесплатный выезд и расчет стоимости - звоните: +7 (495) 255-08-82

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.