Question 1

Зачем компании архив документов?

Accepted Answer

Архив это инструмент защиты бизнеса. Юридическая защита: при проверке ФНС, трудовой инспекции, прокуратуры или в суде нужно за 5-10 дней предоставить документ за любой год хранения. Нет документа - штраф или проигрыш дела.

Question 2

Сколько лет нужно хранить документы организации?

Accepted Answer

Сроки хранения установлены Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Бухгалтерские документы - 5 лет. Кадровые документы - 50 лет для документов после 2003 года и 75 лет для до 2003 года. Приказы по основной деятельности, уставы, протоколы собраний - постоянно.

Question 3

Сколько листов должно быть в архивном деле?

Accepted Answer

В одном томе архивного дела не более 250 листов, толщина корешка до 4 см (Правила Росархива от 2015 г.). Если документов больше, дело разбивается на тома.

Question 4

Можно ли просто выбросить старые документы?

Accepted Answer

Нет. За уничтожение документов без акта и без соблюдения сроков хранения предусмотрены штрафы по ст. 13.20 и 15.11 КоАП РФ до 300 000 рублей для юрлица.

Question 5

Шредер или термообработка: что выбрать для уничтожения?

Accepted Answer

Зависит от уровня секретности и объёма. Шредирование подходит для обычной первички и кадровых документов. Термическая обработка для коммерческой тайны, медицинских карт, VIP-клиентов: восстановить невозможно, стоимость выше. На практике 80% объёма уничтожается шредером, 20% термообработкой.

Question 6

Зачем сшивать и переплетать архивные дела?

Accepted Answer

Законодательство РФ обязывает сшивать нитью документы постоянного и длительного срока хранения. Переплетённые дела занимают на 30% меньше объёма.

Question 7

Какие документы обязательно сшивать?

Accepted Answer

Обязательной прошивке нитью подлежат две категории. Документы длительного срока хранения (50-75 лет): лицевые счета, личные карточки (Т-2), личные дела, приказы по личному составу, трудовые договоры. Документы постоянного срока: приказы по основной деятельности, уставы, положения, годовые отчёты, штатные расписания.

Question 8

Что такое НТД и чем её архивная обработка отличается?

Accepted Answer

НТД (научно-техническая документация) это чертежи, схемы, технологические карты, проекты, патенты. Архивных компаний, которые берутся за НТД, в России единицы.

Question 9

Как передать документы на государственное хранение?

Accepted Answer

Процедура из 5 шагов: экспертиза ценности; научно-техническая обработка; описание дел; согласование описей; физическая передача документов по акту. Без правильно оформленных описей архив документы не примет. Процедура занимает от 2 до 6 месяцев.

Question 10

С чего начинается архивная обработка?

Accepted Answer

С бесплатного выезда специалиста к вам в офис или на склад. Алгоритм: осмотр и оценка объёма; план работ и смета; договор; работа бригады; сдача готового архива с описями и актами. Минимальный бюджет проекта от 100 000 рублей. Звоните +7 495 255-08-82.

Контакты