На этих двух правилах спотыкаются многие акты на уничтожение, которые мы видим у заказчиков: срок берут верно, а считают его от даты на документе. Ниже - где искать срок, как читать пометки Перечня, сроки по 17 статьям для приказов, кадров и бухгалтерии и что бывает, когда дело уходит под нож на год раньше.
Где искать срок хранения документа?
Для типовых управленческих документов срок ищут в Перечне № 236. Он утверждён во исполнение части 3 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и обязателен для всех организаций независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня). Искать удобнее через алфавитный указатель в конце.Для отраслевой документации работают свои перечни. Научно-техническая и проектная документация живёт по Перечню из приказа Росархива № 142 от 28.12.2021, к нему выпущена Инструкция по применению - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023. Как устроен разбор такого массива - на странице архивной обработки НТД.
С какого дня считать срок хранения?
Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Норма стоит в пункте 12 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов - приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 (Минюст 06.09.2023 № 75119, применяется с 17.09.2023).Пример на датах. Накладная выписана в марте 2020 года и подшита в дело за 2020 год, срок по статье 277 Перечня - 5 лет. Отсчёт начинается 1 января 2021 года, пять лет истекают 31 декабря 2025 года, уничтожать дело можно не раньше 1 января 2026 года. Если считать от даты накладной, дело «истечёт» в марте 2025 года - на девять месяцев раньше положенного.
Ловушка в ссылках. В интернете правило отсчёта часто приписывают Перечню № 236 и ссылаются на пункт «4.1»: так в Перечне пронумерован заголовок раздела «Бухгалтерский учёт и отчётность», нормы об исчислении там нет. Для отсчёта важен год закрытия дела, дата на документе роли не играет. Переходящее дело считайте от года, в котором закрыт последний документ.
Что означают «Постоянно», «До ликвидации организации» и «До минования надобности»?
Три формулировки Перечня, которые читают неверно чаще всего. Расшифровка стоит в сносках к графе «Срок хранения» и зависит от статуса организации.- Постоянно. Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов - передача документов в архив после истечения срока временного хранения в организации. У организаций вне списка источников комплектования срок не может быть меньше десяти лет.
- До ликвидации организации. Документы хранятся, пока организация существует. При ликвидации проходят экспертизу ценности и могут попасть в состав Архивного фонда.
- До минования надобности. Срок определяет сама организация, но он не может быть меньше одного года.
Что значит отметка ЭПК рядом со сроком?
Отметка ЭПК означает, что после истечения срока часть документов может быть отобрана на постоянное хранение. ЭПК - экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Пометка стоит, например, у статей 11, 296, 434, 435, 444 и 445.Дальше развилка по пункту 30 Правил № 77 от 31.07.2023. Источник комплектования утверждает описи в ЭПК архивного учреждения, и судьбу дел с отметкой решает комиссия. Организация вне этого списка согласовывает описи собственной экспертной комиссией и по истечении срока решает сама. Порядок отбора описан на странице экспертизы ценности документов.
Как считать 50/75 лет по личному составу?
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные после этой даты - 50 лет. Норма - статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, в Перечне она записана как «50/75 лет».Граница проходит по дате окончания делопроизводства. Личное дело работника, принятого в 1998 году и уволенного в 2005-м, закрыто в 2005 году и хранится 50 лет: с 1 января 2006 года до конца 2055 года. Кадровая часть архива целиком - в материале о сроках хранения документов по личному составу и на странице архивной обработки кадровых документов.
Сколько хранить основные документы организации?
Ниже - статьи Перечня № 236, по которым чаще всего идёт спор при приёмке в архив и на проверке. Срок у каждой строки сверен с первоисточником, номер статьи - для графы 4 номенклатуры и для акта.Управление и делопроизводство
- Уставы, положения организации. Срок: постоянно; основание: ст. 28.
- Приказы по основной деятельности. Срок: постоянно, в организациях вне источников комплектования - до ликвидации; основание: ст. 19 «а».
- Приказы по административно-хозяйственным вопросам. Срок: 5 лет; основание: ст. 19 «б».
- Договоры, для которых нет отдельной статьи Перечня. Срок: 5 лет ЭПК после истечения срока действия; основание: ст. 11.
- Номенклатура дел организации. Срок: постоянно, у структурных подразделений - 3 года; основание: ст. 157.
- Описи дел. Срок: постоянного хранения - постоянно, по личному составу - 50/75 лет; основание: ст. 172.
Кадры
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 434 «а».
- Приказы о ежегодных отпусках и командировках. Срок: 5 лет, при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет; основание: ст. 434 «б», «г».
- Приказы о дисциплинарных взысканиях. Срок: 3 года; основание: ст. 434 «д».
- Трудовые договоры и соглашения к ним. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 435.
- Личные карточки работников. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 444.
- Личные дела руководителей и работников. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 445.
- Документы о несчастных случаях на производстве. Срок: 45 лет по месту составления, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно; основание: ст. 425.
Бухгалтерия и налоги
- Первичные учётные документы. Кассовые и банковские документы, накладные, акты, авансовые отчёты. Срок: 5 лет при условии проведения проверки; основание: ст. 277.
- Годовая бухгалтерская отчётность. Срок: постоянно, промежуточная - 5 лет; основание: ст. 268.
- Налоговые декларации. Срок: 5 лет; основание: ст. 310.
- Лицевые счета работников и карточки-справки по зарплате. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 296.
По одной статье срок определяется за минуту. По массиву в несколько сотен коробок почти всегда всплывают дела смешанного состава, и такие массивы мы разбираем в ходе архивной обработки документов: более 300 000 дел сдано в архив.
Как считать сроки с оговоркой «после» и «при условии»?
У части статей срок стартует от события, названного в примечании. Правило 1 января работает и здесь: сначала наступает событие, затем срок считается с 1 января следующего года.- «После истечения срока действия договора». Договор по ст. 11 закончился в 2022 году - 5 лет ЭПК идут с 1 января 2023 года, до конца 2027 года.
- «При условии проведения проверки». Первичка по ст. 277 не уничтожается, пока период не закрыт проверкой или ревизией. При споре - до решения по делу.
- «До востребования». Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы) по ст. 449 ждут владельца; невостребованные хранятся 50/75 лет.
Можно ли сократить или продлить срок хранения?
Сократить срок, установленный Перечнем, организация не может - он обязателен для всех. К Перечню выпущена Инструкция по его применению - приказ Росархива № 237 от 20.12.2019.Увеличить срок организация вправе своим решением: увеличенный срок ставится в графе 4 номенклатуры дел рядом с номером статьи Перечня. Сама номенклатура обязательна для всех организаций по пункту 7 Правил № 77 от 31.07.2023. Для видов документов, которые есть в отраслевом перечне, срок берут из него: № 236 - типовой перечень, отраслевой описывает документы конкретной сферы.
Что грозит за ошибку в расчёте срока?
Дело, уничтоженное на год раньше, для проверяющего выглядит как отсутствие документа. Дальше включаются две линии ответственности.- Статья 13.20 КоАП (ред. ФЗ № 341-ФЗ от 15.10.2020) - нарушение правил хранения архивных документов: должностные лица 3 000-5 000 рублей, юридические лица 5 000-10 000 рублей. Для корпоративных документов хозяйственных обществ работает статья 13.25: часть 1 - для акционерных обществ, часть 2 - для ООО и унитарных предприятий, штраф юрлицу там доходит до 300 000 рублей.
- Статья 120 Налогового кодекса - отсутствие первичных документов и регистров: 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за несколько периодов, при занижении налоговой базы - 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Пример из практики: акт, посчитанный от даты документа
Производственное предприятие из Подмосковья готовило к уничтожению несколько сотен дел бухгалтерии и кадров и попросило проверить акт до вывоза. Сроки в акте считали от даты первого документа в деле, отметки ЭПК не учитывали.При полистной проверке выяснилось: первичка за последний год ещё не истекла по правилу 1 января, приказы по личному составу попали в акт вместе с приказами об отпусках, а годовая отчётность лежала в одной папке с промежуточной.
Мы пересчитали сроки с 1 января следующего года, разделили массив и составили новый акт со статьёй Перечня по каждой позиции. К уничтожению ушло примерно на четверть меньше дел, зато под проверку у предприятия остались все документы, которые оно обязано предъявить.
Сколько стоит определить сроки и разобрать архив?
Определение сроков входит в архивную обработку: срок ставится в ходе экспертизы ценности, когда дело разобрано полистно. Стоимость считаем за дело - от 2 020 рублей за дело, минимальный бюджет проекта от 100 000 рублей. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000. Точную сумму называем после осмотра и фиксируем в договоре. Состав работ - на странице услуг и цен.Частые вопросы
С какого дня считать срок, если дело закрыто в декабре?
С 1 января следующего года, как и для дела, закрытого в январе. Дело за декабрь 2024 года считается с 1 января 2025 года, дело за январь 2025 года - с 1 января 2026 года.Что делать, если документа нет в Перечне № 236?
Сначала проверьте отраслевой перечень, для научно-технической документации это Перечень по приказу Росархива № 142 от 28.12.2021. Если вид документа не назван нигде, срок определяет экспертная комиссия организации - на практике по аналогии с ближайшей статьёй - и закрепляет его в номенклатуре.Можно ли уничтожить документ сразу после истечения срока?
Только по акту о выделении документов к уничтожению после экспертизы ценности. У первички по ст. 277 к тому же должна быть закрыта проверка. Как проходит отбор - в материале о порядке экспертизы ценности документов.Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности с определением сроков по Перечню, описи, номенклатура дел, переплётные работы и подготовка к передаче в государственный архив. Берём НТД и запущенные архивы. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Если организация закрывается - готовим архив к сдаче по статье 23 закона № 125-ФЗ, порядок на странице про архив при ликвидации ООО.Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Разбор подготовили архивисты «Архив-про» по нормам в редакции на сентябрь 2026 года. Команда работает с архивами предприятий, госучреждений и арбитражных управляющих с 2013 года: более 1 000 выполненных проектов и 227 исполненных государственных контрактов. Подробнее - на странице о нас.
Источники
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 6, 22.1, 23.
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, п. 7, 12, 30.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов; Инструкция по его применению - приказ Росархива № 237 от 20.12.2019.
- Приказ Росархива № 142 от 28.12.2021 - Перечень по научно-технической документации; Инструкция - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023.
- Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011, ст. 29; КоАП РФ, ст. 13.20 и 13.25; НК РФ, ст. 120.
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 46, 105.
