Сколько хранить основные документы?
- Приказы по основной деятельности - Срок: Постоянно
- Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение (ст. 434 Перечня) - Срок: 50 или 75 лет
- Приказы об отпусках и командировках при обычных условиях труда - Срок: 5 лет
- Приказы о дисциплинарных взысканиях - Срок: 3 года
- Личные карточки и лицевые счета - Срок: 50 или 75 лет
- Договоры, для которых нет отдельной статьи Перечня (ст. 11, с отметкой ЭПК) - Срок: 5 лет после истечения срока действия или прекращения обязательств
- Первичные бухгалтерские документы и регистры - Срок: Не менее 5 лет после отчётного года
- Документы о несчастных случаях на производстве - Срок: 45 лет
Две оговорки, о которых обычно не пишут. Первая: «постоянно» для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает не менее 10 лет. Вторая: по статье 425 Перечня документы о несчастных случаях хранятся по месту составления 45 лет, а если случай связан с крупным материальным ущербом или человеческими жертвами - постоянно.
С какого дня считать срок?
Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела, а не с даты самого документа. Дело, законченное в марте 2020 года со сроком 5 лет, можно уничтожать не раньше января 2026 года. Здесь ошибаются чаще всего - и именно из-за этой ошибки документы уходят под нож раньше срока.А если для отрасли есть свой перечень?
Отраслевой перечень - медицинский, проектный, банковский - применяется вместе с типовым. Если для вида документа отраслевой перечень задаёт свой срок, применяется он. Об этом прямо говорит часть 4 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ: сроки 50 и 75 лет не применяются, если действующими перечнями для конкретного вида установлен иной срок.Сокращать сроки решением руководителя нельзя: снижение сроков, установленных Перечнем, прямо запрещено Инструкцией по его применению - приказ Росархива № 237 от 20.12.2019. Увеличить можно, если документы нужны организации дольше, и это закрепляется в номенклатуре дел.
По одному документу срок определить несложно. По массиву в несколько сотен коробок - другая история: почти всегда всплывают дела смешанного состава, где часть документов постоянного хранения, а часть уже можно выделять. Архив-про разбирает такие массивы вместе с обработкой фонда: 12 лет работы, более 300 000 сданных дел.
Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН).Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82