Архивная обработка для инжиниринговой компании

Архивная обработка для инжиниринговой компании - это превращение накопленных проектных массивов в архив с понятной структурой: по проектам, видам документации и срокам хранения, с описями и готовностью к передаче в госархив там, где она обязательна.

Что накапливается в архиве инжиниринговой организации?

Несколько пластов документации с разными правилами жизни - и в этом главная сложность:

• Проектная и рабочая документация по выполненным проектам - ТЗ, чертежи, расчёты, спецификации.
• Конструкторская документация собственных разработок - живёт по требованиям ЕСКД: виды документов, извещения об изменениях, учёт подлинников.
• Техническая документация - регламенты, технологические инструкции, технические условия, паспорта разработанных изделий и узлов.
• НТД - та часть массива, которая подлежит долговременному или постоянному хранению; её сроки определяет Перечень из Приказа Росархива № 142 от 28.12.2021.
• Административные и кадровые документы - договоры, приказы, личные дела; кадровый блок хранится 50/75 лет по ст. 22.1 закона № 125-ФЗ, сроки управленческих - по Перечню № 236.

Смешать эти пласты в одну «обработку по годам» - значит получить архив, который не устроит ни госархив, ни собственных инженеров.

Почему технический архив нельзя отдать универсальному подрядчику?

Потому что стандартный архивный подрядчик работает по перечню управленческих документов, а технические массивы в него попадают лишь краем. Сроки НТД определяются Перечнем № 142 - подрядчик, который о нём не знает, оценит чертежи «по аналогии с перепиской». Конструкторская документация требует понимания ЕСКД: без него в описи попадают заголовки, по которым документ не найти и которые ЭПК развернёт. Оформление дел для передачи идёт по Приказу Росархива № 77 от 31.07.2023 - с нумерацией, заверительными листами и обложками.

Мы специализируемся на технической документации с 2013 года - для нас это основная работа, а не исключение из офисной рутины.

Какие задачи инжиниринговой компании мы закрываем?

Четыре типовых сценария из нашей практики:

1. Упорядочивание текущего архива. Разбор по проектам и видам документации, сроки по действующим перечням, формирование дел, описи. Результат - документация любого проекта находится за минуты.
2. Подготовка к передаче в госархив. Часть НТД подлежит государственному хранению: проводим экспертизу ценности, готовим дела и описи под требования конкретного архива (ЦГА Москвы, ЦГАМО), сопровождаем согласование до приёма.
3. Архив при реструктуризации или ликвидации. По ст. 23 закона № 125-ФЗ документы по личному составу при ликвидации передаются на хранение - по договору с государственным или муниципальным архивом. При этом архив вправе не принять фонд организации, которая не является его источником комплектования, поэтому место хранения согласовываем заранее. Технические массивы проходят экспертизу ценности. Работаем в сроки процедуры.
4. Кадровый блок под ключ. Личные дела, приказы, лицевые счета - систематизация и описи параллельно с техническим массивом, одним договором.

Как устроена работа?

Пять шагов, каждый закрывается документом:

1. Вы описываете ситуацию: объём, состав, задача.
2. Выезжаем на осмотр - бесплатно по Москве и Московской области.
3. Называем фиксированную сумму и срок, подписываем договор - цена не меняется.
4. Работаем на вашей территории или вывозим массив по акту с описью.
5. Сдаём результат: систематизированный архив, описи, акт приёма-передачи.

Конфиденциальность - стандартное условие договора: инжиниринговая документация почти всегда чувствительна, доступ к ней имеют только специалисты проекта.

Почему инжиниринговые компании выбирают «Архив-про»?

Потому что наша специализация совпадает с их болью: НТД и техническая документация. Работаем с 2013 года. Несколько проектов вперемешку, документы в плохом состоянии, архив без системы - наш стандартный случай, а не форс-мажор.

Требования московских госархивов знаем по практике согласований: состав и оформление дел готовим сразу под них. Если ЭПК даёт замечания по нашей работе - отрабатываем их. Замечания, вызванные состоянием исходного массива или изменением требований архива по ходу проекта, обсуждаем отдельно и фиксируем в договоре.

Сколько стоит архивная обработка для инжиниринговой компании?

Сумма зависит от объёма в погонных метрах, состава (техническая документация и документы постоянного срока трудозатратнее) и состояния массива. Заочно эти факторы не оцениваются - поэтому вилок и «средних цен» мы не называем.

Механика простая: бесплатный выезд по Москве и Московской области, затем фиксированная сумма в договоре, и в ходе работ она не меняется.

Частые вопросы об архивной обработке для инжиниринговых компаний

Нужно разобрать технический архив за 15 лет. С чего начать? С звонка и осмотра: посмотрим объём и состав, предложим план и фиксированную сумму. Разбор многолетнего массива - конечная задача с предсказуемой ценой, а не бесконечный проект.

Какая часть нашей документации обязана попасть в госархив? Та, что по результатам экспертизы ценности отнесена к постоянному хранению по Перечню № 142 - обычно документация наиболее значимых проектов и разработок. Точный состав определяется на экспертизе, а не «на глаз».

Компания реорганизуется. Что происходит с архивом? При реорганизации документы переходят правопреемнику. При ликвидации кадровый блок передаётся на хранение по ст. 23 закона № 125-ФЗ - по договору с государственным или муниципальным архивом; архив при этом вправе не принять фонд организации, которая не является его источником комплектования. Разумный порядок: экспертиза ценности и упорядочивание до завершения процедуры, пока массив не остался без хозяина.

Вы работаете с электронной документацией? Наш профиль - бумажный архив. Электронный контур учитываем при осмотре и фиксируем границу в пояснениях к описям; порядок приёма электронных документов определяет принимающий архив.

Насколько защищена наша документация в работе? Условия конфиденциальности фиксируются в договоре, доступ - только у специалистов проекта, приём и возврат массива - по актам с описями.

Чем мы подтверждаем опыт

• Работаем с 2013 года; специализация - НТД и документы постоянного срока хранения.
• Более 220 исполненных и 16 действующих государственных контрактов. Проверяется в профиле на Портале поставщиков Москвы (данные на июль 2026).
• Сдавали НТД в ГБУ ЦГА Москвы - требования госархивов знаем изнутри, а не по методичкам.
• Кейс: для крупной инжиниринговой компании обработали и подготовили к сдаче в ЦГА Москвы массив НТД до 17 000 дел.
• Работаем под NDA: клиентов не называем, подтверждение даём ссылкой на реестр контрактов.
• Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).
• Приём массива - по акту, на выходе - опись.

С чего начать

Технический архив инжиниринговой компании растёт с каждым проектом - и вместе с ним растёт цена разбора. Дешевле всего порядок обходится тем, кто навёл его до реорганизации, переезда или запроса госархива.

Начните с бесплатного выезда на осмотр (Москва и Московская область): посмотрим массив, скажем, что подлежит хранению и передаче, назовём фиксированную сумму.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.