Услуги архивариуса и архивной обработки - каталог направлений
Каталог разбит на четыре раздела: по видам документов, по научно-технической документации, по ситуациям и по тому, кому мы оказываем услуги. Ниже них - нормы и частые вопросы.
Архивная обработка документов под ключ - головная услуга: что входит в работу, из чего складывается цена, сколько занимает по срокам.
Работаем на УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ: НДС на стоимость работ не начисляется, сумма в договоре - конечная.
Звоните: +7 (495) 255-08-82
Рассчитать обработку архива
Когда нужен архивариус на аутсорсе. Аутсорсинг архива - это когда упорядочение документов передают подрядчику, а не ведут своими силами. Своими силами организация обычно закрывает текущее делопроизводство и номенклатуру дел. Приходящий архивариус со стороны нужен, когда накопился неразобранный массив за несколько лет, когда документы предстоит сдать в государственный архив по его формам описей, когда идёт ликвидация, реорганизация или банкротство и когда до проверки остаётся мало времени. Во всех этих случаях цена ошибки - отказ архива в приёмке и повторная обработка за свой счёт. Общий вход для любой из этих задач - архивная обработка документов под ключ.
Порядок работы одинаков для всех направлений. Ниже - что входит в каждый этап и что остаётся у заказчика на выходе.
| Этап работы | Что делаем | Что получает заказчик |
|---|---|---|
| Выезд и оценка | Смотрим массив на месте хранения, считаем объём в делах | Расчёт объёма и стоимости бесплатно, до заключения договора |
| Договор | Фиксируем объём и стоимость, коэффициент на нестандартные документы оговариваем до старта | Конечная сумма: работаем на УСН, НДС по ст. 145 НК РФ не начисляется |
| Экспертиза ценности | Отбираем, что хранить обязательно, а что можно списать | Акты по форме, документы постоянного срока хранения выделены |
| Формирование и систематизация дел | Разбираем россыпь и собираем дела по правилам, следим за объёмом дела | Дела вместо коробок с неразобранными документами |
| Нумерация и подшивка | Нумеруем листы, подшиваем или переплетаем дело в твёрдый переплёт | Дела в состоянии, которое принимает архив |
| Обложки и картонирование | Оформляем обложки дел и раскладываем дела по коробам | Короба, готовые к постановке на хранение или к вывозу |
| Описи и согласование с ЭПК | Составляем описи и проводим согласование с экспертно-проверочной комиссией | Описи, принятые ЭПК; замечания архива снимаем без доплаты |
| Передача | Передаём документы заказчику или в государственный архив | Акт приёма-передачи на руках |
Расчёт ведётся за дело. На нестандартные документы - форматные чертежи, россыпь, ветхие листы - применяется коэффициент, он оговаривается в договоре до старта. Если фактический объём окажется больше оценённого, изменение согласуем до начала этих работ, а не по факту. Работаем в Москве и Московской области.
Услуги архивариуса по документам организации
- Архивная обработка документов под ключ - головная услуга: что входит в работу, из чего складывается цена, сколько занимает по срокам
- Архивная обработка кадровых документов - приказы, личные карточки, лицевые счета и документы по личному составу: сроки хранения 50 и 75 лет, разбор и оформление дел
- Архивная обработка бухгалтерских документов - отбор по срокам хранения, оформление и описи дел
- Обработка документов постоянного срока хранения - оформление дел постоянного хранения под требования госархива
- Экспертиза ценности документов - что хранить обязательно, а что можно списать - с актами по форме
- Разработка номенклатуры дел - разработка под структуру и профиль организации
- Восстановление кадрового учёта - когда документы утеряны или велись с нарушениями
- Переплёт архивных дел - твёрдый переплёт дел перед сдачей на хранение
Архивная обработка научно-технической документации (НТД)
- Архивная обработка НТД - профильная услуга: чертежи, ТУ, паспорта, отчёты НИОКР
- Архивная обработка проектной документации - тома ПД и РД по объектам и разделам
- Архивная обработка исполнительной документации - акты, журналы работ, исполнительные схемы
- Архивная обработка конструкторской документации - КД по ЕСКД: чертежи, спецификации, извещения
- Архивная обработка технической документации - виды техдокументации и порядок обработки
- Сдача НТД в госархив - экспертиза ценности, согласование описей с ЭПК до передачи, замечания архива к нашей работе снимаем без доплаты
Позвоните: +7 (495) 255-08-82 - подскажем по вашему случаю. Профильные направления: архивная обработка НТД и сдача НТД в госархив.
Рассчитать обработку НТД
Ситуации: сдача, проверка, реорганизация
- Передача документов в госархив - порядок передачи на государственное хранение
- Передача документов в ЦГА Москвы - подготовка и сдача дел в ЦГА Москвы
- Подготовка документов к госхранению - приводим дела в состояние, которое принимает архив
- Архив при ликвидации ООО - что обязан сдать ликвидатор и куда
- Архив при реорганизации - как передать документы правопреемнику без потерь
- Подготовка кадрового архива к проверке ГИТ - приводим документы в порядок до визита инспекции
- Обработка НТД при ликвидации проектной организации - куда девать НТД, когда проектная организация закрывается
Выезд и оценка бесплатны, срок и объём фиксируем в договоре. Звоните: +7 (495) 255-08-82.
Оценить объём работ
Кому оказываем услуги архивариуса
Отрасли
- Архивная обработка для проектных организаций - архив проектного института: НТД и кадры
- Архивная обработка для строительных компаний - исполнительная документация и документы стройки
- Архивная обработка для производственных предприятий - архив завода и производства: НТД, КД, технологические карты, паспорта, кадры
- Архивная обработка для инжиниринговых компаний - техническая документация инжиниринговых проектов
Типы организаций и учреждений
- Архивная обработка медицинских документов - истории болезни и кадровый архив больниц, поликлиник и диспансеров
- Архив образовательного учреждения - школа, колледж, вуз: личные дела учащихся, приказы, номенклатура дел
- Архивная обработка для федеральных и государственных учреждений - подготовка и передача документов на постоянное хранение: экспертиза ценности, описи, согласование с архивом
- Архивная обработка для арбитражных и конкурсных управляющих - архив должника в процедуре банкротства, сдача в госархив по акту
- Архивная обработка для коммерческих организаций - кадровый, бухгалтерский и технический архив компании под ключ
На каких нормах строится работа
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации: формирование дел, объём дела, формы описей.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 - сроки хранения управленческих документов.
- Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 - сроки хранения научно-технической и производственной документации.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ - документы по личному составу (ст. 22.1) и передача документов при ликвидации организации (ст. 23).
Что именно эти нормы требуют к объёму дела, срокам хранения и составу описей - разобрано в блоке вопросов на главной странице. Документы постоянного срока хранения отбираются по результатам экспертизы ценности, описи согласовываются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Разборы практики - в полезной информации.
Почему нам можно доверить сложный архив
С 2013 года работаем только с архивами, специализация - сложные и технические архивы: НТД и документы постоянного срока хранения, в том числе фонды, которые до нас вели другие подрядчики. Сдавали НТД в ГБУ «ЦГА Москвы» и в ЦГАМО: госконтракты закрываются приёмкой документов государственным архивом, поэтому требования знаем изнутри. Опыт проверяется третьей стороной: в профиле на Портале поставщиков Москвы - 227 исполненных государственных контрактов для московских заказчиков, а всего мы выполнили более 1000 проектов.
74% государственных контрактов - повторные обращения: заказчики возвращаются с новыми объёмами.
Клиентов не называем: работаем под NDA, подтверждение даём ссылкой на реестр, а не логотипами.
Частые вопросы про услуги архивариуса
Чем платные услуги государственного архива отличаются от работ подрядчика?
Государственный архив оказывает платные услуги по документам, которые уже приняты на хранение: выдаёт архивные справки, копии и выписки, предоставляет дела для работы. Подрядчик работает до передачи: разбирает массив, проводит экспертизу ценности, формирует и оформляет дела, составляет описи и согласовывает их. Это разные этапы, и заказать одно вместо другого нельзя.
Чем документы по личному составу отличаются от кадровых?
Кадровые документы - это весь массив работы отдела кадров. Документы по личному составу - та их часть, которая подтверждает трудовой стаж и заработок работника: приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета. Именно они хранятся 50 или 75 лет и именно их принимает государственный архив при ликвидации организации.
Можно ли нанять архивариуса на время, без штатной единицы?
Да, это обычная схема для разовой задачи: разобрать накопленный массив, подготовить документы к сдаче или к проверке. Работы ведутся по договору подряда, на территории заказчика или с вывозом по согласованию, объём и стоимость фиксируются после бесплатного выезда и оценки. Штатная единица архивариуса при этом не нужна.
Что делать, если государственный архив вернул описи с замечаниями?
Замечания снимаются доработкой описей и, если нужно, переформированием дел: уточняются заголовки, крайние даты, сроки хранения, при необходимости дело делится по объёму. По нашим договорам доработка описей по замечаниям архива входит в стоимость работ. Если описи составлял другой подрядчик, беремся и за такие случаи - это подготовка документов к госхранению с нуля.
От чего зависит срок работ?
От объёма фонда и состояния документов: россыпь разбирается дольше сформированных дел, форматные чертежи и ветхие листы требуют больше времени. Отдельно закладывается согласование описей с ЭПК и график приёмки архива-получателя - эти сроки задаёт архив, а не подрядчик. Ориентир по вашему фонду называем после выезда и оценки, вместе со стоимостью, и фиксируем в договоре.
От чего зависит стоимость архивной обработки?
Расчёт ведётся за дело. На стоимость влияют состояние документов (россыпь дороже сформированных дел), тип документации (форматные чертежи и ветхие листы требуют больше работы), необходимость переплёта и требования архива-приёмщика к описям. Объём и стоимость фиксируются в договоре после бесплатного выезда и оценки.
Актуально на сентябрь 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.