Архивная обработка для коммерческих организаций - под ключ в Москве и области

Обычно всё начинается со звонка, первые минуты которого уходят на объяснение, что «вообще-то у нас порядок». Компания переезжает в новый офис, и выясняется, что переезжать должны ещё и двести коробок из подвала: кадровые приказы за пятнадцать лет, лицевые счета, договоры, папки без описей. Бухгалтерия говорит, что выбрасывать нельзя, кадры - что разбирать некому, а «разобраться» поручили административному директору. Разберём, что закон требует от коммерческой организации, какие документы обрабатывать и сколько их хранить, что бывает, если оставить всё как есть, и сколько стоит привести архив в порядок.

Что закон требует от коммерческой организации?

Хранить документы установленные сроки и обеспечивать их сохранность - обязанность юридического лица, а не вопрос внутренней аккуратности. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» не делает исключения для частных компаний: разница с государственной организацией только в том, что за коммерческой никто не следит до первого повода.

Три нормы, определяющие всю работу на практике. Первые две - о сроках хранения:

По личному составу это те самые лицевые счета и приказы, по которым потом подтверждают стаж и зарплату. По Перечню из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 проводится и экспертиза ценности: что уходит на длительное хранение, а что списывается по акту после истечения срока. Третья норма - правила оформления:

• Правила оформления дел. Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023: не более 250 листов и 4 см в деле, хронология, сплошная нумерация, обложки и заверительные надписи. Папка на две тысячи листов с надписью маркером делом не считается.

Чего закон не требует от обычной коммерческой компании: сдавать документы в государственный архив в текущей деятельности. Обязанность передачи возникает при ликвидации, реорганизации и у источников комплектования архива. В остальное время документы хранятся у самой компании - требование к их состоянию от этого не смягчается.

Какие документы нужно обработать в первую очередь?

Кадровый блок - всегда первый, независимо от отрасли и размера компании. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры и допсоглашения, личные карточки и личные дела, лицевые счета по зарплате, а при их отсутствии - расчётные ведомости, штатные расписания. У них самые длинные сроки хранения и самая высокая цена ошибки: по ним человек подтверждает стаж, а компания отвечает на запросы бывших сотрудников.

Второй блок - бухгалтерский и управленческий: договоры и отчётность, протоколы органов управления, корпоративные документы общества. Здесь всё начинается с экспертизы ценности: значительная часть массива к моменту разбора уже вышла за сроки хранения.

Третий блок есть не у всех, но у наших заказчиков встречается часто - научно-техническая документация: проектная и рабочая документация по стадиям, исполнительная документация, альбомы чертежей, техусловия. У НТД своя нормативная база и свои правила описания, опыт работы с приказами на неё не переносится, и большинство подрядчиков от неё отказывается. Для нас это профильный участок, а не побочная услуга.

Что грозит, если оставить архив как есть?

Финансово - штрафы в масштабах бюджета отдела, а не «неприятно». За нарушение правил хранения архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает для юрлица от 5 000 до 10 000 рублей. По корпоративным документам ООО и АО статья 13.25 - уже от 200 000 до 300 000 рублей. За несохранность носителей с персональными данными часть 6 статьи 13.11 - от 50 000 до 100 000 рублей. А личные дела и лицевые счета - это ровно носители персональных данных.

Операционно - потери, которые никто не считает, потому что они размазаны по году. Запрос бывшего сотрудника о стаже, встречная проверка, инспекция ГИТ, due diligence: каждый эпизод превращается в человеко-дни, потраченные бухгалтерией и кадрами на раскопки в коробках. И есть слой, который проявляется позже всего: бумага в подвале выцветает и промокает при первой аварии, а восстановить лицевой счёт, которого больше нет, неоткуда ни за какие деньги.

Когда архив превращается из «когда-нибудь» в срочную задачу?

Срочность приносит внешнее событие, а не внутреннее решение. Пять типичных поводов, с которыми к нам приходят коммерческие компании:

• Переезд офиса или склада. Везти неразобранный массив дорого: платите за объём, половина которого подлежит списанию по срокам.
• Проверка. Трудовая инспекция, налоговая, отраслевой надзор - нужно быстро достать конкретный документ за конкретный год.
• Смена собственника или продажа доли. На due diligence «коробки без описи» превращаются в дисконт к цене сделки.
• Реорганизация. Слияние, присоединение, выделение: документы нескольких юрлиц нужно развести по фондам, а не свалить в один.
• Ушёл человек, который «всё знал». Вместе с кадровиком или архивариусом уходит единственная работавшая система поиска.

Общее у всех пяти сценариев одно: к моменту, когда задача становится срочной, времени на неё уже нет. Разобранный заранее архив стоит тех же денег, но без аврала.

Сколько времени работа отнимет у бухгалтерии и отдела кадров?

Практически нисколько - от вас нужны доступ к документам и подпись на актах. Ни экспертизу ценности, ни оформление, ни согласования мы на заказчика не перекладываем. Порядок такой:

• Бесплатный выезд и оценка. Приезжаем по Москве и области, смотрим объём, состав, годы и состояние. Не по фотографиям и не по описанию по телефону.
• Приём документов по акту. В акте фиксируется каждая папка, с этого момента за сохранность отвечаем мы.
• Экспертиза ценности. Разделяем массив: личный состав, документы длительного и постоянного хранения и то, чьи сроки истекли.
• Архивная обработка. Формируем и оформляем дела по требованиям Приказа № 77: расшивка, изъятие металла, нумерация, обложки, заверительные надписи, переплёт.
• Описи. Составляем справочный аппарат, по которому нужное дело находится за минуты, а не за день.
• Передача и согласование, если ситуация требует. Когда документы идут в госархив, проходим экспертно-проверочную комиссию, устраняем замечания за свой счёт, привозим дела и отдаём справку о приёме.

Срок проекта в коммерческой организации - обычно от двух до шести месяцев в зависимости от объёма. Работаем на вашей территории или вывозим массив.

Что делать, если архив запущен, смешан или часть документов утрачена?

Начать с честной инвентаризации того, что есть, - и работать с этим. Идеального архива у действующей коммерческой компании не бывает почти никогда: делопроизводство велось с перерывами, часть документов уехала с прежним бухгалтером, часть промокла при переезде, документы двух-трёх юрлиц лежат в одних коробках. Это не тупик, а нормальная исходная точка: с такими массивами мы и работаем.

По утраченному оформляются акты, часть данных восстанавливается по косвенным источникам: отчётности, лицевым счетам, спискам сотрудников. Хуже всего - молча «забыть» про пробелы и обнаружить их в момент проверки.

Есть ли у вас подтверждённый опыт таких работ?

Да, и он проверяется в открытых источниках, а не со слов. В профиле на Портале поставщиков Москвы - более 200 исполненных государственных контрактов на архивные работы для московских заказчиков. Работаем с 2013 года.

Что за этим стоит по существу. Каждый контракт из реестра - это подготовка документов и их сдача в ЦГА Москвы или ЦГАМО, то есть приёмка по самым жёстким требованиям: госархив возвращает фонд на переделку за ошибку в описи. Всего мы сдали в архив более 300 000 дел. Крупнейший проект - 17 000 дел научно-технической документации, переданных в ЦГА Москвы, полтора года работы под ключ; заказчик - крупная инжиниринговая компания, имя не называем, все проекты ведём под NDA. Среди заказчиков - организации здравоохранения Москвы, городские государственные предприятия, образовательные организации.

Для коммерческой компании отсюда следует простое: работу, которая проходит приёмку госархива, внутренняя проверка или due diligence проходят тем более.

Сколько стоит обработка архива коммерческой компании?

Наша цена - 2 020 ₽ за дело по личному составу. Единица расчёта - дело либо погонный метр, смотря что удобнее считать на конкретном массиве. Минимальный бюджет проекта - от 100 000 ₽, это примерно 50 дел по личному составу.

Что двигает трудоёмкость и итоговую сумму:

• Состояние массива. Папки с описью прежнего кадровика и слежавшиеся коробки из подвала - разный объём работы при одинаковом числе листов.
• Смешанные фонды. Документы нескольких юрлиц или подразделений в одной куче сначала нужно развести по фондам.
• Требования принимающего архива. Если документы идут на госхранение, оформление описей подчиняется требованиям конкретного архива, а они различаются.
• Срочность. Работа под дедлайн проверки или сделки требует большего ресурса на объекте.

Честная оговорка: итоговую сумму заочно не назовёт никто, и мы не будем. По телефону объём документов почти всегда оценивается неверно, причём в обе стороны. Механика такая: звонок, бесплатный выезд по Москве и области, фиксированная сумма после осмотра, договор. После подписания сумма не меняется. Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), поэтому к смете не добавляется 20 %.

Частые вопросы

Частный специалист берёт дешевле. Зачем платить компании?

Частник действительно дешевле, и в простом архиве это разумный выбор. Разница появляется там, где документы принимает государственный архив или где работу проверяют. Если опись составлена неправильно, фонд возвращают на переделку - платить придётся второй раз, уже другому подрядчику и в сжатые сроки. Если документы уничтожены без акта и с нарушением сроков хранения, штраф по КоАП ложится на юридическое лицо, а не на исполнителя, - суммы приведены выше. С частником вы получаете исполнителя. С компанией - сторону договора, которая отвечает за результат: приём по акту, где зафиксирована каждая папка, фиксированная сумма после бесплатного выезда и опись на выходе.

Мы никуда не сдаём документы, они просто лежат у нас. Обработка вообще нужна?

Нужна. Сроки хранения и требования к оформлению дел действуют независимо от того, передаёте вы документы куда-либо или нет. И пока массив не описан, вы не можете ни быстро найти документ, ни законно списать вышедшее за сроки.

Можно обработать только кадровые документы, а остальное потом?

Да, это самый частый вариант старта. Кадровый блок - приоритет по срокам и рискам, его логично закрыть первым, а бухгалтерию и техническую документацию взять следующим этапом.

Документы содержат коммерческую тайну и персональные данные. Как с этим?

Работаем по NDA, при необходимости - на вашей территории, без вывоза массива.

Вы работаете только по Москве?

Москва и Московская область - основная география. По другим регионам возможны отдельные договорённости в зависимости от объёма.

С чего начать

Начните с бесплатного выезда: посмотрим объём и состояние документов, назовём фиксированную сумму и срок. Дальше - договор, обработка и готовый архив с описями.

Актуально на август 2026. Автор: Николай Соколов, директор ООО «Архив-про», работающего в архивной отрасли с 2013 года. Материал проверен по действующим нормативным актам: № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023, Перечень из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.