Архивная обработка для федеральных и государственных учреждений - под ключ в Москве и области

Обычно всё начинается с письма из архива или с вопроса учредителя: когда учреждение передаст документы, накопившиеся за последние пятнадцать лет. Дальше выясняется, что описи никто не составлял, дела не оформлены, ответственный за архив сменился дважды, а помещение под документы занято хозяйственным отделом. Разберём, что закон требует от федерального и государственного учреждения, в какие сроки документы уходят на постоянное хранение, что происходит, если описи не примет экспертно-проверочная комиссия, как учреждению закупить эти работы и сколько они стоят.

Что закон требует от федерального учреждения?

Государственное учреждение хранит документы у себя ограниченное время, а затем передаёт их на постоянное хранение в государственный архив. Это не выбор организации: обязанность закреплена Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» для организаций, включённых в список источников комплектования архива.

Статья 22 закона устанавливает предельные сроки, в течение которых документы Архивного фонда хранятся в самом учреждении. По их истечении документы должны быть в архиве - оформленными и описанными:

Сроки хранения конкретных видов документов определяются по Перечню из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019, а правила оформления дел - по Приказу Росархива № 77 от 31.07.2023: не более 250 листов и 4 см в деле, хронология, сплошная нумерация, обложка, заверительная надпись, переплёт. Коробка папок с надписью маркером архивным делом не является, и архив её не примет.

Второй пласт обязанностей - внутренний: номенклатура дел, положение об архиве и об экспертной комиссии, ежегодная экспертиза ценности. Именно этот пласт чаще всего и провисает, потому что штатного архивиста в учреждении, как правило, нет.

Какие документы учреждение передаёт в государственный архив?

Три массива, и работают они по разным правилам.

Управленческие документы постоянного хранения. Приказы по основной деятельности, протоколы коллегиальных органов, планы и отчёты, штатные расписания, документы о создании и реорганизации. Это ядро фонда: именно по ним архив судит о полноте передачи.

Документы по личному составу. Приказы о приёме, переводе и увольнении, личные дела и карточки, лицевые счета и расчётные ведомости, трудовые договоры. По ним человек через двадцать лет подтверждает стаж и зарплату, поэтому пробелы здесь имеют цену, выраженную в чужой пенсии.

Научно-техническая документация. Проектная и рабочая документация, исполнительная документация по объектам, альбомы чертежей, отчёты о научно-исследовательских работах. У НТД собственные правила описания, отдельные формы описей и своя логика комплектования; опыт работы с приказами на неё не переносится. Для нас это профильный участок, а не побочная услуга - и именно с НТД связаны наши крупнейшие проекты.

Отдельно идёт то, что в архив не передаётся: документы с истёкшими сроками хранения. Они выделяются к уничтожению по акту - но только после того, как описи на постоянное хранение согласованы. Порядок здесь обратный привычному: сначала согласование, потом уничтожение. Вся последовательность до приёма, от экспертизы ценности до утверждения описей, собрана в чек-листе требований архива до приёма документов.

Что происходит, если описи не примет ЭПК?

Работу возвращают на доработку, а срок передачи сдвигается на следующее заседание комиссии. Экспертно-проверочная комиссия архива рассматривает описи по графику, а не по мере готовности учреждения, поэтому одна ошибка в оформлении стоит не переделки на неделю, а квартала ожидания.

Что комиссия возвращает чаще всего: заголовки дел, не отражающие состава документов; нарушенная систематизация внутри описи; несоответствие между номенклатурой дел и фактически сформированными делами; отсутствие или неполнота предисловия и исторической справки к фонду; неверная нумерация листов в делах постоянного хранения. Требования разных архивов при этом не совпадают: то, что принял областной архив, не обязательно пройдёт в ЦГА Москвы.

Мы ведём согласование сами и замечания устраняем за свой счёт. Для учреждения это принципиально: ответственность за приёмку лежит на подрядчике, а не на сотруднике, который подписывал акт.

Когда архивный вопрос становится срочным?

Срочность приносит внешнее событие, а не внутреннее решение. Пять поводов, с которыми к нам приходят учреждения:

• Плановый график передачи. Архив согласовал график, срок подходит, а дела не оформлены.
• Проверка. Учредитель, орган управления архивным делом, трудовая инспекция - нужно показать состояние архива и достать конкретный документ за конкретный год.
• Реорганизация или ликвидация учреждения. Документы нескольких юридических лиц нужно развести по фондам, а не свести в одну кучу.
• Освобождение помещения. Здание передают, ремонтируют или сокращают площади, а в подвале двести коробок.
• Ушёл человек, который «всё знал». Вместе с ответственным за архив уходит единственная работавшая система поиска.

Общее у всех пяти - к моменту, когда задача становится срочной, времени на неё уже нет. А закупочная процедура добавляет к сроку ещё несколько недель, и это стоит закладывать заранее.

Сколько времени работа отнимет у сотрудников учреждения?

Практически нисколько - от вас нужны доступ к документам, помещение для работы и подпись на актах. Ни экспертизу ценности, ни оформление дел, ни согласование с архивом мы на заказчика не перекладываем. Порядок такой:

1. Бесплатный выезд и оценка. Приезжаем по Москве и области, смотрим объём, состав, годы и состояние документов. Не по фотографиям и не по описанию по телефону.
2. Приём документов по акту. В акте фиксируется каждая папка, с этого момента за сохранность отвечаем мы. Работаем на территории учреждения, если вывоз недопустим.
3. Экспертиза ценности. Разделяем массив: постоянное хранение, личный состав, длительное хранение и то, чьи сроки истекли.
4. Архивная обработка. Расшивка, изъятие металла, формирование и оформление дел по Приказу № 77, нумерация, обложки, заверительные надписи, переплёт, картонирование.
5. Описи и научно-справочный аппарат. Описи по видам документов, предисловие, историческая справка к фонду.
6. Согласование на ЭПК и передача в архив. Проходим комиссию, устраняем замечания, привозим дела и отдаём справку о приёме.

Срок проекта - обычно от двух до шести месяцев в зависимости от объёма и от графика заседаний комиссии. Промежуточные отчёты - по этапам, а не в конце.

Как учреждению закупить эти работы по 44-ФЗ?

Как обычную услугу, и главная сложность здесь не в процедуре, а в обосновании начальной цены. Что нужно подготовить:

• Код закупки. Архивная обработка кодируется по ОКПД 2 и относится к соответствующей статье расходов - разбор с вариантами мы вынесли в отдельный материал: какой ОКПД 2 и КОСГУ указать в закупке.
• Объём в единицах расчёта. Дела или погонные метры. Оценить массив «на глаз» нельзя: по телефону объём почти всегда определяется неверно, причём в обе стороны.
• Техническое задание. Состав работ, требования к описям, указание на приёмку архивом и на устранение замечаний ЭПК силами исполнителя. Без последнего пункта учреждение остаётся с непринятыми описями наедине.
• Обоснование НМЦК. Коммерческие предложения от нескольких исполнителей либо расчёт по прейскуранту государственного архива.

По запросу присылаем коммерческое предложение с составом работ и расчётом объёма в делах, пригодное для обоснования начальной цены. Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

Есть ли у вас подтверждённый опыт работы с государственными заказчиками?

Да, и он проверяется в открытых источниках, а не со слов. В нашем профиле на Портале поставщиков Москвы - 227 исполненных государственных контрактов для московских заказчиков, всего мы выполнили более 1000 проектов. Работаем с 2013 года. 74% государственных контрактов - повторные обращения: заказчики возвращаются с новыми объёмами.

Что за этим стоит по существу. Каждый контракт из реестра - это подготовка документов и сдача их в ЦГА Москвы или ЦГАМО, то есть приёмка по самым жёстким требованиям: государственный архив возвращает фонд на переделку за ошибку в описи. Всего мы сдали в архив более 300 000 дел. Крупнейший проект - 17 000 дел научно-технической документации, переданных в ЦГА Москвы, полтора года работы под ключ. Заказчика не называем: все проекты ведём под NDA. Среди заказчиков - организации здравоохранения Москвы, городские государственные предприятия, образовательные организации, учреждения культуры. Подробнее о компании - кто мы и как устроена работа.

Сколько стоит архивная обработка для учреждения?

Наша цена - 2 020 ₽ за дело по личному составу. Единица расчёта - дело либо погонный метр, смотря что удобнее считать на конкретном массиве. Минимальный бюджет проекта - от 100 000 ₽, это примерно 50 дел по личному составу.

Что двигает трудоёмкость и итоговую сумму:

• Состояние массива. Папки, оставленные прежним ответственным с описью, и слежавшиеся коробки из подвала - разный объём работы при одинаковом числе листов.
• Требования принимающего архива. Оформление описей подчиняется требованиям конкретного архива, а они различаются.
• Состав документов. НТД описывается по своим правилам и трудоёмче управленческих дел.
• Место работы. Обработка на территории учреждения без вывоза массива - отдельный режим.

Честная оговорка: итоговую сумму заочно не назовёт никто, и мы не будем. Механика такая: звонок, бесплатный выезд по Москве и области, фиксированная сумма после осмотра, коммерческое предложение для обоснования цены, договор. После подписания сумма не меняется. Работаем на УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ: НДС на стоимость работ не начисляется, сумма в договоре - конечная.

Частые вопросы

Нашего учреждения нет в списке источников комплектования. Нам это нужно?

Обязанность передавать документы на постоянное хранение возникает у источников комплектования, но требования к срокам хранения и к оформлению дел действуют независимо от этого статуса. И пока массив не описан, вы не можете ни быстро найти документ по запросу, ни законно списать вышедшее за сроки. Если учреждение в список нужно включить - это отдельная процедура до передачи, помогаем разобраться с порядком обращения в конкретный архив.

Можно обработать только документы по личному составу, а остальное потом?

Да, это самый частый вариант старта. Кадровый блок - приоритет по срокам и по рискам, его логично закрыть первым, а управленческие документы и техническую документацию взять следующим этапом. Разбивка на этапы удобна и для бюджета: работы распределяются по годам.

Часть приказов утрачена, в делах пропуски. Это тупик?

Нет, это нормальная исходная точка. По утраченному оформляются акты, часть данных восстанавливается по косвенным источникам: отчётности, лицевым счетам, спискам сотрудников. Хуже всего - молча не заметить пробелы и обнаружить их в момент проверки или запроса о стаже.

Документы содержат персональные данные и служебную информацию. Как с этим?

Работаем по NDA, при необходимости - на территории учреждения, без вывоза массива. Персональные данные в личных делах и лицевых счетах - это ровно тот случай, когда режим работы обсуждается до начала, а не по ходу.

Вы работаете только по Москве?

Москва и Московская область - основная география, бесплатный выезд действует здесь. По другим регионам возможны отдельные договорённости в зависимости от объёма.

С чего начать

Начните с бесплатного выезда: посмотрим объём и состояние документов, назовём фиксированную сумму и срок, при необходимости подготовим коммерческое предложение для обоснования начальной цены закупки. Дальше - договор, обработка, согласование на ЭПК и справка о приёме из архива. Кому писать по каким вопросам и как до нас доехать - на странице контактов.

Актуально на сентябрь 2026. Материал подготовлен архивистами ООО «Архив-про» - компания работает в архивной отрасли с 2013 года - и проверен по действующим нормативным актам: № 125-ФЗ (ст. 22, ст. 22.1), Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023, Перечень из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.