Обработка документов по личному составу - хранение и передача в госархив

Обработка документов по личному составу - это не «разложить бумаги по папкам». Это работа с документами, от которых зависят пенсионные права конкретных людей и ответственность конкретного руководителя. Разберём, что входит в такие документы, сколько их хранить, когда их обязательно передавать в архив и как привести запущенный массив в порядок.

Что относится к документам по личному составу?

Это документы, фиксирующие трудовые отношения работника с организацией. Основной состав: приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры и дополнительные соглашения, личные карточки, личные дела, лицевые счета по заработной плате, а при их отсутствии - расчётные ведомости, штатные расписания, невостребованные трудовые книжки.

Именно по этим документам человек через десятилетия подтверждает стаж и заработок для назначения пенсии. Если организация исчезла, а документы не дошли до архива, восстановить данные будет негде - в этом принципиальное отличие личного состава от остальной корпоративной документации.

Почему у этих документов особый статус?

Причины три, и каждая закреплена законом, а не традицией.

• Самые длинные сроки хранения. По статье 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по личному составу хранятся 50 лет (созданные после 1 января 2003 года) или 75 лет (созданные раньше). Ошибка, допущенная сегодня, всплывает через десятилетия.
• Персональные данные. Личные дела сотрудников содержат паспортные данные, адреса, сведения о зарплате - обработка подпадает под 152-ФЗ, и доступ к документам приходится выстраивать, а не просто «дать ключ от склада».
• Внимание проверяющих. Государственная инспекция труда запрашивает кадровые документы при проверках и по жалобам работников. Не найденный документ - это нарушение с риском ответственности по статьям 5.27 и 13.20 КоАП РФ.

Сколько хранить: 50 или 75 лет?

Срок хранения документов по личному составу - 50 или 75 лет, и граница проходит по дате создания: созданные до 1 января 2003 года документы хранятся 75 лет, созданные после этой даты - 50 лет. Правило установлено статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ и распространяется на приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры.

У части кадровых документов сроки короче: например, графики отпусков и документы о дисциплинарных взысканиях выходят из обязательного хранения гораздо раньше. Конкретные сроки по видам определяются по Перечню типовых управленческих документов из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. На практике это значит: прежде чем что-то уничтожать или сдавать, массив нужно разобрать по видам и срокам - это и есть первый этап обработки.

Что делают с массивом по личному составу?

Здесь важно, что работа идёт не со всем кадровым делопроизводством подряд, а с той его частью, у которой сроки 50 и 75 лет и которая рано или поздно уходит на хранение вовне. Порядок такой:

1. Экспертиза ценности. Разбираем массив по видам документов и определяем срок хранения каждого - по статье 22.1 125-ФЗ и Перечню № 236.
2. Систематизация личных дел и карточек. Уволенные группируются по годам увольнения и алфавиту - так справка о стаже готовится за минуты, а не за часы.
3. Формирование и оформление дел. По требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023: до 250 листов и 4 см в деле, нумерация, листы-заверители, обложки, подшивка.
4. Составление описей дел по личному составу. По установленным формам - это основа учёта и обязательное условие приёма в госархив.
5. Подготовка к передаче, если она требуется: доводим дела и описи до требований конкретного принимающего архива.

Если нужен полный цикл по всему кадровому делопроизводству, включая документы с короткими сроками и текущее делопроизводство, - это отдельная задача, архивная обработка кадровых документов.

Заказчик в процессе почти не участвует: нужны доступ к документам и подписи на актах. Приём документов в работу фиксируем актом - с этого момента за сохранность отвечаем мы.

Когда документы по личному составу передаются в госархив?

Обязательный случай один - прекращение деятельности организации: при ликвидации документы по личному составу передаются на хранение по статье 23 закона № 125-ФЗ. Передача идёт по договору с государственным или муниципальным архивом, и здесь нужна оговорка: архив вправе не принять фонд организации, которая не является его источником комплектования. Тогда договариваются о другом варианте размещения, и выяснять это надо в начале процедуры, а не в последнюю неделю. При банкротстве та же обязанность лежит на конкурсном управляющем - по статье 129 закона № 127-ФЗ.

Часто спрашивают, блокирует ли архив закрытие фирмы. Нет: регистрацию ликвидации в ФНС по 129-ФЗ архивная справка не останавливает, и в пакет для госрегистрации она не входит. Но обязанность по 125-ФЗ от этого не исчезает, а после исключения из ЕГРЮЛ разбираться с коробками уже некому и не на что.

Действующая организация обычно в госархив ничего не сдаёт - хранение документов по личному составу все 50 или 75 лет её собственная обязанность. Исключение: если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, документы передаются по графику и в ходе работы, а не только при закрытии. Для всех остальных обработка решает другие задачи: пройти проверку, выдавать справки уволенным в срок, освободить площади за счёт разобранного и оформленного архива.

По нашей практике самый напряжённый сценарий - когда передача нужна срочно, а массив не разбирался годами. Госархив принимает только оформленные дела с согласованными описями, поэтому «привезти коробки как есть» не получится ни при каком сценарии.

Что будет, если пустить кадровый архив на самотёк?

Ничего не случится ровно до первого запроса - а дальше проблемы нарастают быстро. Бывший сотрудник просит справку о стаже для пенсионного фонда, срок ответа ограничен, а нужный приказ физически не найти. Инспекция труда запрашивает документы по жалобе - и их отсутствие само по себе становится нарушением. При ликвидации неразобранный архив всплывает на финальной стадии, когда сроки уже поджимают: сама регистрация от него не зависит, но разбирать двадцать лет коробок за две недели никому не нравится.

Отдельный риск - самодеятельное «наведение порядка», когда вместе с макулатурой уничтожаются лицевые счета или приказы. Восстановить их невозможно, а отвечать за утрату будет организация и её руководитель.

Берём такие массивы в любом состоянии: документы нескольких юрлиц вперемешку, фонды без описей, коробки после переездов и затоплений.

Сколько стоит обработка документов по личному составу?

Точная сумма считается по объёму и состоянию массива - заочно её честно не назовёт никто. Поэтому цифр до выезда мы не называем.

Механика прозрачная:

1. Звоните - выезжаем на бесплатную оценку по Москве и Московской области.
2. Смотрим объём, состав и состояние, называем фиксированную сумму.
3. Закрепляем условия договором и работаем до акта и описей.

После подписания договора сумма не меняется. УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ.

Частые вопросы об обработке документов по личному составу

Сколько хранятся документы по личному составу? 50 лет - созданные после 1 января 2003 года, 75 лет - созданные до этой даты (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ). Сроки не зависят от того, действует организация или ликвидирована.

Можно ли уничтожить кадровые документы, если фирма давно не работает? Нет. Пока организация существует, она хранит документы по личному составу у себя, а при ликвидации обязана передать их на хранение по статье 23 закона № 125-ФЗ - по договору с государственным или муниципальным архивом, причём архив вправе не принять фонд организации, не являющейся его источником комплектования. Уничтожение допустимо только для документов с истекшими сроками и только по акту после экспертизы ценности.

Часть документов утрачена. Это тупик? Нет, это частая исходная точка. Сохранившееся систематизируется и оформляется, по утраченному составляется акт, часть данных восстанавливается по косвенным источникам - лицевым счетам, отчётности, спискам сотрудников. Молчать о пробелах хуже: они всплывут при приёмке или проверке.

Кадровый учёт частично электронный. Вы работаете с такими документами? Наш профиль - бумажный архив: физические дела, описи, передача на хранение. Порядок работы с электронными кадровыми документами определяет принимающий архив своими требованиями к форматам и подписям; если массив смешанный, оценим бумажную часть и подскажем, как действовать с электронной.

Выезжаете ли вы за пределы Москвы? Основная география - Москва и Московская область. По другим регионам возможны договорённости в зависимости от объёма проекта.

Чем подтверждаем опыт

Работаем с 2013 года, специализация - научно-техническая документация и документы постоянного срока хранения.

• Более 1000 выполненных проектов, 227 из них - государственные контракты для московских заказчиков, открытые в реестре. Проверяется в профиле на Портале поставщиков Москвы.
• Сдавали НТД в ГБУ ЦГА Москвы, требования госархивов знаем изнутри - в том числе к описям дел по личному составу.
• Кейс: для крупной инжиниринговой компании обработали и подготовили к сдаче в ЦГА Москвы массив НТД до 17 000 дел.
• Работаем под NDA, клиентов не называем - пруф даём ссылкой на реестр контрактов.
• Приём по акту, на выходе опись.
• УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ.

С чего начать

Кадровый архив редко бывает срочной задачей - до момента, когда он становится самой срочной. Чем раньше массив разобран и описан, тем спокойнее проходят проверки и запросы сотрудников и тем меньше нервов забирает ликвидация.

Начните с бесплатного выезда по Москве и Московской области: посмотрим объём, оценим состояние и назовём фиксированную сумму.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.