Обработка документов по личному составу - хранение и передача в госархив

Обработка документов по личному составу - это не «разложить бумаги по папкам». Это работа с документами, от которых зависят пенсионные права конкретных людей и ответственность конкретного руководителя. Разберём, что входит в такие документы, сколько их хранить, когда их обязательно передавать в архив и как привести запущенный массив в порядок.

Что относится к документам по личному составу?

Это документы, фиксирующие трудовые отношения работника с организацией. Основной состав: приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры и дополнительные соглашения, личные карточки, личные дела, лицевые счета по заработной плате, а при их отсутствии - расчётные ведомости, штатные расписания, невостребованные трудовые книжки.

Именно по этим документам человек через десятилетия подтверждает стаж и заработок для назначения пенсии. Если организация исчезла, а документы не дошли до архива, восстановить данные будет негде - в этом принципиальное отличие личного состава от остальной корпоративной документации.

Почему у этих документов особый статус?

Причины три, и каждая закреплена законом, а не традицией.

• Самые длинные сроки хранения. По статье 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по личному составу хранятся 50 лет (созданные после 1 января 2003 года) или 75 лет (созданные раньше). Ошибка, допущенная сегодня, всплывает через десятилетия.
• Персональные данные. Личные дела сотрудников содержат паспортные данные, адреса, сведения о зарплате - обработка подпадает под 152-ФЗ, и доступ к документам приходится выстраивать, а не просто «дать ключ от склада».
• Внимание проверяющих. Государственная инспекция труда запрашивает кадровые документы при проверках и по жалобам работников. Не найденный документ - это нарушение с риском ответственности по статьям 5.27 и 13.20 КоАП РФ.

Сколько хранить: 50 или 75 лет?

Срок хранения документов по личному составу - 50 или 75 лет, и граница проходит по дате создания: созданные до 1 января 2003 года документы хранятся 75 лет, созданные после этой даты - 50 лет. Правило установлено статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ и распространяется на приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры.

У части кадровых документов сроки короче: например, графики отпусков и документы о дисциплинарных взысканиях выходят из обязательного хранения гораздо раньше. Конкретные сроки по видам определяются по Перечню типовых управленческих документов из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. На практике это значит: прежде чем что-то уничтожать или сдавать, массив нужно разобрать по видам и срокам - это и есть первый этап обработки.

Что делают с массивом по личному составу?

Здесь важно, что работа идёт не со всем кадровым делопроизводством подряд, а с той его частью, у которой сроки 50 и 75 лет и которая рано или поздно уходит на хранение вовне. Порядок такой:

1. Экспертиза ценности. Разбираем массив по видам документов и определяем срок хранения каждого - по статье 22.1 125-ФЗ и Перечню № 236.
2. Систематизация личных дел и карточек. Уволенные группируются по годам увольнения и алфавиту - так справка о стаже готовится за минуты, а не за часы.
3. Формирование и оформление дел. По требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023: до 250 листов и 4 см в деле, нумерация, листы-заверители, обложки, подшивка.
4. Составление описей дел по личному составу. По установленным формам - это основа учёта и обязательное условие приёма в госархив.
5. Подготовка к передаче, если она требуется: доводим дела и описи до требований конкретного принимающего архива.

Если нужен полный цикл по всему кадровому делопроизводству, включая документы с короткими сроками и текущее делопроизводство, - это отдельная задача, архивная обработка кадровых документов.

Заказчик в процессе почти не участвует: нужны доступ к документам и подписи на актах. Приём документов в работу фиксируем актом - с этого момента за сохранность отвечаем мы.

Когда документы по личному составу передаются в госархив?

Обязательный случай один - прекращение деятельности организации: при ликвидации документы по личному составу передаются на хранение по статье 23 закона № 125-ФЗ. Передача идёт по договору с государственным или муниципальным архивом, и здесь нужна оговорка: архив вправе не принять фонд организации, которая не является его источником комплектования. Тогда договариваются о другом варианте размещения, и выяснять это надо в начале процедуры, а не в последнюю неделю. При банкротстве та же обязанность лежит на конкурсном управляющем - по статье 129 закона № 127-ФЗ.

Часто спрашивают, блокирует ли архив закрытие фирмы. Нет: регистрацию ликвидации в ФНС по 129-ФЗ архивная справка не останавливает, и в пакет для госрегистрации она не входит. Но обязанность по 125-ФЗ от этого не исчезает, а после исключения из ЕГРЮЛ разбираться с коробками уже некому и не на что.

Действующая организация обычно в госархив ничего не сдаёт - хранение документов по личному составу все 50 или 75 лет её собственная обязанность. Исключение: если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, документы передаются по графику и в ходе работы, а не только при закрытии. Для всех остальных обработка решает другие задачи: пройти проверку, выдавать справки уволенным в срок, освободить площади за счёт разобранного и оформленного архива.

По нашей практике самый напряжённый сценарий - когда передача нужна срочно, а массив не разбирался годами. Госархив принимает только оформленные дела с согласованными описями, поэтому «привезти коробки как есть» не получится ни при каком сценарии.

Что будет, если пустить кадровый архив на самотёк?

Ничего не случится ровно до первого запроса - а дальше проблемы нарастают быстро. Бывший сотрудник просит справку о стаже для пенсионного фонда, срок ответа ограничен, а нужный приказ физически не найти. Инспекция труда запрашивает документы по жалобе - и их отсутствие само по себе становится нарушением. При ликвидации неразобранный архив всплывает на финальной стадии, когда сроки уже поджимают: сама регистрация от него не зависит, но разбирать двадцать лет коробок за две недели никому не нравится.

Отдельный риск - самодеятельное «наведение порядка», когда вместе с макулатурой уничтожаются лицевые счета или приказы. Восстановить их невозможно, а отвечать за утрату будет организация и её руководитель.

Берём такие массивы в любом состоянии: документы нескольких юрлиц вперемешку, фонды без описей, коробки после переездов и затоплений.

Сколько стоит обработка документов по личному составу?

Точная сумма считается по объёму и состоянию массива - заочно её честно не назовёт никто. Поэтому цифр до выезда мы не называем.

Механика прозрачная:

1. Звоните - выезжаем на бесплатную оценку по Москве и Московской области.
2. Смотрим объём, состав и состояние, называем фиксированную сумму.
3. Закрепляем условия договором и работаем до акта и описей.

После подписания договора сумма не меняется. Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

Частые вопросы об обработке документов по личному составу

Сколько хранятся документы по личному составу? 50 лет - созданные после 1 января 2003 года, 75 лет - созданные до этой даты (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ). Сроки не зависят от того, действует организация или ликвидирована.

Можно ли уничтожить кадровые документы, если фирма давно не работает? Нет. Пока организация существует, она хранит документы по личному составу у себя, а при ликвидации обязана передать их на хранение по статье 23 закона № 125-ФЗ - по договору с государственным или муниципальным архивом, причём архив вправе не принять фонд организации, не являющейся его источником комплектования. Уничтожение допустимо только для документов с истекшими сроками и только по акту после экспертизы ценности.

Часть документов утрачена. Это тупик? Нет, это частая исходная точка. Сохранившееся систематизируется и оформляется, по утраченному составляется акт, часть данных восстанавливается по косвенным источникам - лицевым счетам, отчётности, спискам сотрудников. Молчать о пробелах хуже: они всплывут при приёмке или проверке.

Кадровый учёт частично электронный. Вы работаете с такими документами? Наш профиль - бумажный архив: физические дела, описи, передача на хранение. Порядок работы с электронными кадровыми документами определяет принимающий архив своими требованиями к форматам и подписям; если массив смешанный, оценим бумажную часть и подскажем, как действовать с электронной.

Выезжаете ли вы за пределы Москвы? Основная география - Москва и Московская область. По другим регионам возможны договорённости в зависимости от объёма проекта.

Чем подтверждаем опыт

Работаем с 2013 года, специализация - научно-техническая документация и документы постоянного срока хранения.

• Более 220 исполненных и 16 действующих государственных контрактов. Проверяется в профиле на Портале поставщиков Москвы (данные на июль 2026).
• Сдавали НТД в ГБУ ЦГА Москвы, требования госархивов знаем изнутри - в том числе к описям дел по личному составу.
• Кейс: для крупной инжиниринговой компании обработали и подготовили к сдаче в ЦГА Москвы массив НТД до 17 000 дел.
• Работаем под NDA, клиентов не называем - пруф даём ссылкой на реестр контрактов.
• Приём по акту, на выходе опись.
• УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

С чего начать

Кадровый архив редко бывает срочной задачей - до момента, когда он становится самой срочной. Чем раньше массив разобран и описан, тем спокойнее проходят проверки и запросы сотрудников и тем меньше нервов забирает ликвидация.

Начните с бесплатного выезда по Москве и Московской области: посмотрим объём, оценим состояние и назовём фиксированную сумму.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.