Архивная обработка кадровых документов в Москве

А потом звонит бывший сотрудник и просит справку о стаже за 2014 год. Или приходит уведомление о проверке трудовой инспекции. И вот тогда выясняется, что кадровый архив - это не мелкий беспорядок, а прямой юридический риск.

Мы в компании «Архив-про» занимаемся архивами с 2013 года. Кадровые документы - наша ежедневная работа. Ниже разберём, почему кадровый архив превращается в проблему, что об этом говорит закон и как навести порядок так, чтобы больше к этому вопросу не возвращаться. Вся нормативная база в тексте - действующая, актуально на август 2026 года.

Что такое архивная обработка кадровых документов?

Если одним предложением - это приведение всего массива кадровой документации в состояние, при котором любой документ находится за минуты, а сроки хранения соблюдены по закону. Так архивная обработка кадровых документов превращает разрозненные коробки и шкафы в систематизированный архив с описями, где каждое дело стоит на своём месте.

В обработку входит не только раскладка «по алфавиту». Документы разбираются по видам, формируются в дела по установленным правилам, проходят экспертизу ценности (что хранить 50 лет, что 75, что уже можно уничтожить), и на всё это составляются описи. Результат - архив, который выдержит и проверку, и запрос бывшего работника, и передачу в госархив при ликвидации.

Почему кадровый архив вообще становится проблемой?

Причина одна: кадровые документы копятся годами, а заниматься ими некому. У кадровика есть текущие задачи - приёмы, увольнения, отпуска, больничные. Разбор архива всегда откладывается на «потом», потому что он не горит. До первого запроса или проверки.

Дальше проблема нарастает сама. Каждый год добавляет новую пачку личных дел и приказов. Сотрудники меняются, и человек, который «примерно помнил, где что лежит», уже уволился. Через пять-семь лет найти конкретный документ становится квестом на полдня. А документы по личному составу нельзя просто выбросить: они хранятся десятилетиями, и государство за этим следит.

Чем грозит беспорядок в кадровом архиве?

Хаос в кадровых документах - это не абстрактный «непорядок», а конкретные статьи с конкретными штрафами. Вот что реально стоит на кону.

• Проверка трудовой инспекции. Если личное дело не найдено, а приказ об увольнении не подшит и не оформлен, инспектор фиксирует нарушение. Ответственность наступает по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Нарушение правил хранения. Кадровые документы обязаны храниться в установленном порядке и установленные сроки. За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.
• Отсутствие первичных документов и грубое нарушение учёта. По ст. 120 Налогового кодекса РФ грубое нарушение правил учёта, включая отсутствие первичных документов, наказывается штрафом 10 000 рублей, а если нарушение растянулось на несколько периодов - 30 000 рублей.
• Запрос бывшего сотрудника. Человек уволился семь лет назад и просит справку для пенсии. По закону вы обязаны её выдать. Не нашли документ - это ваша проблема, а не его.
• Персональные данные. Личные дела содержат паспортные данные, адреса, сведения о зарплате. Это персональные данные, и обращение с ними регулируется 152-ФЗ. Хранение навалом в общедоступном шкафу - это отдельный риск.

Общая логика простая: чем дольше архив в беспорядке, тем дороже потом обходится каждая из этих ситуаций.

Что мы обычно видим в кадровых архивах?

Набор проблем из проекта в проект повторяется, и решение по каждой у нас отработано до рутины. Вот типичные ситуации, с которыми к нам приходят.

• Нарушена последовательность приказов по личному составу. Приказы подшиты не по порядку, часть без номеров, часть продублирована копиями. Восстанавливаем хронологию по датам и регистрационным номерам, собираем в дела по годам - после этого любой приказ находится по описи, а не перебором папок.
• Дела с истёкшими и неистёкшими сроками лежат вперемешку. В одной папке оказываются документы, которые давно пора выделять к уничтожению, и те, что хранятся ещё десятилетия. Разводим их экспертизой ценности: что подлежит хранению 50 и 75 лет - в опись, что можно уничтожить - в акт о выделении.
• Личные дела уволенных без описи. Дела физически есть, но найти конкретное можно только сплошным перебором. Формируем дела по правилам, раскладываем в алфавитном порядке, составляем опись по личному составу.
• Архив не готов к запросу стажа или проверке ГИТ. Документы на месте, но не оформлены так, чтобы за минуты подтвердить стаж бывшему работнику или показать состав инспектору. Приводим оформление к виду, который выдерживает и запрос сотрудника, и проверку.

Ни одна из этих задач для нас не новая - на любой стадии запущенности кадровый архив приводится в порядок по одной и той же отработанной методике.

Сколько лет нужно хранить кадровые документы?

Закон устанавливает здесь две планки: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для тех, что закончены раньше этой даты. Это прямо закреплено в ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Речь идёт о личных делах, личных карточках, приказах по личному составу, лицевых счетах и других документах, подтверждающих трудовой стаж и заработок. Именно эти документы потом становятся основанием для назначения пенсии, поэтому государство защищает их так жёстко.

Конкретные сроки по каждому виду документа берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённого Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. По памяти сроки не определяют никогда - только по действующему Перечню, потому что для разных документов они отличаются, и ошибка здесь стоит дорого.

Как проходит архивная обработка кадровых документов?

Мы работаем по полному циклу. От вас нужно только передать документы и принять готовый результат - вникать в процесс не придётся. Вот из чего он состоит.

1. Бесплатный выезд и оценка. Приезжаем, смотрим документы в том состоянии, в каком они есть, оцениваем объём и сложность. Всё фиксируем в акте. Заранее раскладывать и готовить ничего не нужно.
2. Систематизация. Разбираем массив по видам: приказы по личному составу отдельно, личные дела отдельно, трудовые договоры, карточки Т-2, лицевые счета.
3. Формирование дел. Собираем документы в дела по правилам, установленным Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023: не более 250 листов в деле, толщина не больше 4 см, внутренняя опись там, где она нужна.
4. Экспертиза ценности. Определяем сроки хранения по Перечню (Приказ Росархива № 236). Документы с истёкшим сроком отделяем и оформляем актом о выделении к уничтожению.
5. Составление описей. Оформляем опись дел по личному составу - документ, по которому потом за минуты находится любое дело. Каждое дело вносится в опись отдельной строкой: порядковый номер, индекс, заголовок, крайние даты и количество листов. Сами дела располагаются в определённом порядке - сначала приказы по личному составу, затем личные дела в алфавите фамилий, затем лицевые счета и карточки. Завершается опись итоговой записью о количестве дел и предисловием о составе фонда - в таком виде её принимает и внутренний архив, и госархив при передаче.
6. Передача. Сдаём готовый архив с актом, описями и схемой систематизации. У вас на руках остаётся понятная карта: что где лежит.

Как быстро вы найдёте справку для бывшего сотрудника?

После обработки - за минуты, а не за полдня. Систематизированный архив устроен так, что личные дела стоят в алфавитном порядке, приказы разложены по годам, а опись показывает точное место каждого дела.

На практике это выглядит так: пришёл запрос, вы открываете опись, находите нужное дело, достаёте, делаете копию. Никакого перелопачивания коробок и звонков уволившемуся кадровику. Именно ради этого и делается вся работа - чтобы архив отвечал на вопросы сам.

Как защищены персональные данные при обработке?

Личные дела - это персональные данные, и мы обращаемся с ними по правилам 152-ФЗ. По умолчанию работаем на территории клиента, чтобы документы не покидали ваш периметр. Доступ к делам на вашей территории имеет только бригада, занятая на проекте, - работа идёт в режиме конфиденциальности, посторонние к персональным данным не допускаются. Если по объёму удобнее вывозить - вывоз оформляется актом приёма-передачи и отдельным соглашением с обязательствами по конфиденциальности, чтобы каждый документ был под контролем на всём пути.

Все проекты у нас идут под соглашением о неразглашении. Готовый архив передаётся с ограниченным доступом: документы с персональными данными хранятся отдельно, а не вперемешку с общей документацией. Для организации это снимает сразу два риска - и архивный, и по защите персональных данных.

А оцифровка кадровых документов - это к вам?

По согласованию - да, но с честной границей. Основная наша работа - бумажный архив: систематизация, формирование дел, экспертиза ценности и описи по личному составу. Оцифровка (сканирование личных дел и приказов, перевод в электронный вид) в базовую обработку не входит и подключается отдельно, когда заказчику нужны электронные копии параллельно с бумажным порядком. Электронные кадровые документы при этом остаются в вашем контуре. Мы не обещаем того, чего не делаем: границу между бумажной обработкой и оцифровкой обозначаем сразу, на этапе бесплатной оценки, чтобы в смете не было сюрпризов.

Почему стоит доверить это «Архив-про»?

Потому что мы занимаемся только архивной обработкой и знаем, что реально проверяют, а не что написано в общих рекомендациях. С 2013 года через нас прошли тысячи организаций, и кадровый архив для нас - рутина, а не разовая задача, в которой можно наделать ошибок.

Опыт можно проверить: в профиле «Архив-про» на Портале поставщиков Москвы более 220 исполненных и 16 действующих госконтрактов (июль 2026). Это не слова о себе, а публично подтверждённая история работы с корпоративными и государственными заказчиками.

Работаем под ключ. Ваши кадровики не тратят время на контроль процесса, потому что процесс наш. На каждом этапе - акт, в конце - фиксированная цена без сюрпризов. Москва и область.

Сколько стоит архивная обработка кадровых документов?

Цена зависит от объёма и состояния архива, поэтому её не называют «по телефону наугад». Типовой проект по кадровому архиву обычно укладывается в диапазон от 100 000 до 500 000 рублей. Крупный архив - от 500 000 рублей. Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), поэтому к сумме ничего сверху не добавляется.

На стоимость влияют: количество документов, их состояние, глубина архива по годам и нужна ли подготовка к передаче в госархив. Механика простая и без ловушек: бесплатный выезд и оценка - затем фиксированная сумма на весь проект - затем договор. Одна цена, без почасовой оплаты и доплат по ходу.

Итог

Кадровый архив кажется делом, которое можно отложить, ровно до момента, когда приходит проверка или запрос о стаже. Закон здесь строгий: сроки хранения 50 и 75 лет по ст. 22.1 125-ФЗ, правила формирования дел по Приказу Росархива № 77, сроки по каждому виду документа по Перечню из Приказа № 236, штрафы по КоАП и Налоговому кодексу. Навести порядок один раз дешевле, чем разбираться с последствиями беспорядка.

Если ваш кадровый архив давно требует внимания - начните с бесплатного выезда. Мы оценим объём, назовём фиксированную цену и приведём документы в порядок под ключ.

FAQ

Нужно ли готовить документы перед вашим приездом? Нет. Оцениваем архив в том состоянии, в каком он есть. Раскладывать, разбирать или что-то доставать заранее не нужно - это как раз наша работа.

Как долго занимает обработка кадрового архива? Несколько сотен дел - обычно 1-2 недели. Крупный архив - от месяца. Точный срок фиксируем в договоре после оценки, чтобы вы понимали конкретную дату.

Вы вывозите документы или работаете на месте? Как удобнее вам. По умолчанию работаем на вашей территории, чтобы персональные данные не покидали периметр. Если удобнее вывоз - оформляем соглашение с обязательствами по конфиденциальности.

Что будет с документами, у которых истёк срок хранения? Отделяем их при экспертизе ценности и оформляем актом о выделении к уничтожению. Ничего не уничтожается без вашего согласования и без документального оформления.

Вы обрабатываете только кадровые документы или весь архив? Можем взять весь архив организации целиком - бухгалтерию, управленческую документацию, техническую. Кадровый блок при этом обрабатывается по своим правилам, с описью по личному составу.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.