Архивная обработка кадровых документов и документов по личному составу

Кадровый архив живёт тихо, пока не понадобится один-единственный документ. Бывший сотрудник просит справку о стаже за 2014 год. Приходит уведомление о проверке трудовой инспекции. Юристу срочно нужен приказ об увольнении для суда. И тогда выясняется, что приказы за 2011 год лежат в одной коробке с трудовыми договорами за 2019-й, а карточки Т-2 никто не видел с прошлого переезда офиса.

Архивная обработка кадровых документов - это приведение всего массива в состояние, при котором любой документ находится за минуты, а сроки хранения соблюдены по закону. «Архив-про» занимается архивами с 2013 года, кадровый блок для нас ежедневная работа. Ниже разобрано: что относится к документам по личному составу, сколько их хранить, как идёт обработка, что остаётся у вас на выходе и чем рискует организация, если ничего не делать.

Позвонить и договориться об осмотре можно сразу: +7 (495) 255-08-82. Выезд и оценка по Москве и Московской области бесплатные.

Что входит в архивную обработку кадровых документов?

Коротко: разбор массива по видам документов, формирование дел по правилам, экспертиза ценности со сроками хранения и составление описей. На выходе архив, в котором любое дело находится по описи за минуты.

Раскладка «по алфавиту» эту задачу не решает. Документы разбираются по видам, собираются в дела по установленным правилам, проходят экспертизу ценности (что хранить 50 лет, что 75, у чего срок уже истёк), и на всё составляются описи. Готовый архив выдерживает и проверку, и запрос бывшего работника, и передачу в госархив при закрытии организации.

Кадровый блок - часть общей работы по архиву организации. Полный перечень направлений собран в каталоге услуг архивариуса, а если разбирать нужно весь массив целиком, а не только кадры, это архивная обработка документов.

Какие документы относятся к документам по личному составу?

Коротко: всё, что фиксирует трудовые отношения работника с организацией. Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и карточки, лицевые счета по заработной плате.

Именно по этим документам человек через десятилетия подтверждает стаж и заработок для назначения пенсии. Если организация исчезла, а документы не дошли до архива, восстанавливать данные будет негде. В этом принципиальное отличие личного состава от остальной корпоративной документации, и поэтому государство защищает его жёстче всего.

Что к личному составу не относится

У части кадровых документов сроки заметно короче: графики отпусков, документы о взысканиях и текущая кадровая переписка выходят из обязательного хранения гораздо раньше. Сроки по каждому виду берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019), а не по памяти: для разных документов они отличаются, и ошибка здесь стоит дорого. Закрепить срок за каждым видом документов на входе помогает графа сроков хранения в номенклатуре дел.

Сколько хранить: 50 или 75 лет?

Коротко: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для тех, что закончены раньше этой даты. Норма закреплена в ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как считается граница 1 января 2003 года

Граница проходит по дате завершения делопроизводства, а не по дате создания отдельного документа. Если документ составлен в 2001 году, но дело закрыто в 2004-м, применяется срок 50 лет. Для организации это значит простую вещь: у компании, работающей с 1990-х, кадровые документы того периода остаются на хранении до 2060-2070-х годов.

Сроки не зависят от того, действует организация или ликвидирована. Обязанность хранить переходит вместе с документами, а не исчезает вместе с юрлицом.

Как проходит архивная обработка кадрового архива?

Коротко: шесть этапов от бесплатного выезда до передачи готового архива с описями. От вас нужно передать документы и принять результат, вникать в процесс не придётся.

1. Бесплатный выезд и оценка. Приезжаем и смотрим документы в том состоянии, в каком они есть. Оцениваем объём и сложность, всё фиксируем в акте. Заранее раскладывать и готовить ничего не нужно.
2. Систематизация. Разбираем массив по видам: приказы по личному составу отдельно, личные дела отдельно, трудовые договоры, карточки Т-2, лицевые счета.
3. Формирование дел. Собираем документы в дела по правилам, установленным приказом Росархива № 77 от 31.07.2023: не более 250 листов в деле при толщине корешка не более 4 см, нумерация, лист-заверитель, внутренняя опись там, где она нужна.
4. Экспертиза ценности. Определяем сроки хранения по Перечню № 236. Документы с истёкшим сроком отделяем и оформляем актом о выделении.
5. Составление описей. Оформляем опись дел по личному составу - документ, по которому потом за минуты находится любое дело.
6. Передача. Сдаём готовый архив с актом, описями и схемой систематизации. У вас на руках остаётся понятная карта: что где лежит.

Работаем по полному циклу и в любой стадии запущенности: документы нескольких юрлиц вперемешку, фонды без описей, коробки после переездов и затоплений. Если кадровый учёт вёлся с перерывами или часть документов утрачена, задача смежная - восстановление кадрового учёта.

Что остаётся у вас после обработки?

Коротко: оформленные дела, опись дел по личному составу, акт о выделении документов с истёкшими сроками и схема систематизации архива.

Опись - главный рабочий инструмент кадровой службы. Каждое дело внесено в неё отдельной строкой: порядковый номер, индекс, заголовок, крайние даты и количество листов. Сами дела расположены в определённом порядке: сначала приказы по личному составу, затем личные дела в алфавите фамилий, затем лицевые счета и карточки. Завершается опись итоговой записью о количестве дел и предисловием о составе фонда.

Дальше опись проходит согласование. У организации, которая не входит в число источников комплектования государственного архива, описи согласовывает собственная экспертная комиссия. У источника комплектования их утверждает ЭПК архивного учреждения, и требования к оформлению там строже.

Документы с истёкшими сроками не выбрасываются: они проходят экспертизу ценности и оформляются актом о выделении, без вашего согласования не выделяется ничего. Дела длительного хранения при необходимости проходят переплёт, а порядок в текущем делопроизводстве задаёт номенклатура дел.

Чем грозит беспорядок в кадровом архиве?

Коротко: тремя разными видами ответственности - трудовой, архивной и налоговой, плюс отдельный риск по персональным данным. Подробнее о каждом виде - в обзоре штрафов за нарушение хранения документов.

Не всё измеряется штрафом. Прямой санкции за утрату документов по личному составу в КоАП нет, зато восстановление сведений о стаже идёт через суд, и издержки там кратно больше любой суммы из таблицы. Отдельный риск - самодеятельное «наведение порядка», когда вместе с макулатурой уничтожаются лицевые счета или приказы: восстановить их невозможно, а отвечать будет организация и её руководитель.

Что смотрит трудовая инспекция?

Коротко: наличие обязательных документов и правильность их оформления - от трудовых договоров и приказов до согласий на обработку персональных данных.

Проверка не ограничивается свежими документами. Сроки 50 и 75 лет означают, что вопросы могут касаться и давно уволенных сотрудников, а документ, который не нашли, сам по себе становится нарушением. Что именно смотрит инспектор и что реально успеть привести в порядок до даты визита, разобрано на отдельной странице: подготовка кадрового архива к проверке ГИТ.

Обещаний по итогам проверки мы не даём: результат зависит и от кадровой практики компании, а не только от состояния архива. Наша часть работы - порядок в документах, описи и честный перечень найденных пробелов до визита инспектора. Знать о пробеле заранее выгоднее, чем узнать о нём от проверяющего.

Когда документы по личному составу передаются в госархив?

Коротко: обязательный случай один - прекращение деятельности организации. При ликвидации документы по личному составу передаются на хранение по статье 23 закона № 125-ФЗ, при банкротстве эта обязанность лежит на конкурсном управляющем по статье 129 закона № 127-ФЗ.

У негосударственной организации передача идёт по договору с государственным или муниципальным архивом (ч. 10 ст. 23). Оговорка, о которую спотыкаются чаще всего: обязанности заключить такой договор закон на архив не возлагает. У государственной или муниципальной документы поступают в архив без договора (ч. 8). Выяснять, в какой архив и на каких условиях идёт передача, нужно в начале процедуры, а не в последнюю неделю перед закрытием. Регистрацию ликвидации в ФНС архивная справка не останавливает и в пакет документов для госрегистрации не входит, но обязанность по 125-ФЗ от этого никуда не девается.

Действующая организация обычно в госархив ничего не сдаёт: хранение все 50 или 75 лет - её собственная обязанность. Исключение одно - организации, которые сами входят в число источников комплектования: они передают документы по графику, а не только при закрытии. Как устроена сама процедура, разобрано в передаче документов в госархив; сценарий закрытия компании - в архиве при ликвидации ООО; передача кадровых дел правопреемнику - в архиве при реорганизации. Для конкурсных управляющих порядок описан в разделе арбитражным и конкурсным управляющим.

Как защищены персональные данные при обработке?

Коротко: по умолчанию работаем на территории заказчика, чтобы личные дела не покидали ваш периметр; вывоз оформляется актом приёма-передачи и отдельным соглашением с обязательствами по конфиденциальности.

Личные дела содержат паспортные данные, адреса и сведения о зарплате, обращение с ними регулируется законом № 152-ФЗ. Доступ к делам на вашей территории имеет только бригада, занятая на проекте, посторонние к персональным данным не допускаются.

Все проекты идут под соглашением о неразглашении. Готовый архив передаётся с ограниченным доступом: документы с персональными данными хранятся отдельно, а не вперемешку с общей документацией. Для организации это снимает сразу два риска, архивный и по защите персональных данных.

Сколько стоит обработка кадрового архива и сколько она занимает?

Коротко: цена считается по фактическому объёму после бесплатного осмотра. Несколько сотен дел обычно занимают 1-2 недели, крупный архив - от месяца.

Заочно цифру честно не назовёт никто. На стоимость влияют количество документов, их состояние, глубина архива по годам и нужна ли подготовка к передаче в госархив. Механика простая и без ловушек: бесплатный выезд и оценка, затем фиксированная сумма на весь проект, затем договор. После подписания сумма не меняется, почасовой оплаты и доплат по ходу работ нет. Компания на УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ, поэтому к сумме ничего сверху не добавляется.

Точный срок фиксируем в договоре после оценки, чтобы у вас была конкретная дата. Если архив нужен к проверке, к сдаче или к закрытию юрлица, работа строится от дедлайна: сначала блоки, которые смотрят в первую очередь, затем остальное. Для бюджетного заказчика пригодится разбор кода ОКПД 2 и подстатьи КОСГУ: объём в техническом задании считается в делах, а не в коробках, иначе предложения участников несопоставимы.

Почему это можно доверить «Архив-про»?

Коротко: с 2013 года мы занимаемся только архивной обработкой, в открытом реестре 227 исполненных государственных контрактов для московских заказчиков, всего выполнено больше 1000 проектов.

Опыт проверяется без нашего участия - в профиле компании на Портале поставщиков Москвы. Это публично подтверждённая история работы с корпоративными и государственными заказчиками, а не рассказ о себе.

Частые вопросы

С чего начать

Кадровый архив редко бывает срочной задачей - ровно до момента, когда он становится самой срочной. Чем раньше массив разобран и описан, тем спокойнее проходят проверки и запросы бывших сотрудников и тем меньше нервов забирает ликвидация, если до неё дойдёт.

Начните с бесплатного выезда: посмотрим объём, оценим состояние и назовём фиксированную сумму на весь проект.

Нормативная база

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: ст. 22.1 (сроки хранения документов по личному составу), ст. 23 (передача документов при ликвидации).
• Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»: ст. 129 (обязанности конкурсного управляющего).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 - Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: ст. 5.27, ст. 13.20.
• Налоговый кодекс Российской Федерации: ст. 120, ст. 145.

Актуально на сентябрь 2026 года. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.

Читайте также