Номенклатура дел: индексация и графа сроков хранения
Про номенклатуру дел вспоминают обычно в двух ситуациях: перед проверкой и перед сдачей документов в архив. По сути это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков хранения. Без неё нельзя правильно сформировать дела, а значит нельзя составить опись и сдать документы в архив. Требования установлены Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждёнными приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 (Минюст 06.09.2023 № 75119).
Как строится индекс дела?
Индекс состоит из кода структурного подразделения и порядкового номера дела внутри раздела - так построен рекомендуемый образец номенклатуры в приложении № 1 к Правилам. Разделы соответствуют подразделениям или направлениям деятельности. Индекс переходит на обложку дела и потом в опись, поэтому менять систему индексации посреди года на практике не стоит.
Что писать в графе срока и в примечаниях?
В графе срока указывается не только сам срок, но и номер статьи Перечня № 236, по которой он определён. Это первое, что проверяет архив при согласовании. В графе «Примечания» указываются особенности формирования дела и вид носителя информации. Отдельной обязательной отметки «Электронное дело» действующие Правила не устанавливают, хотя её продолжают тиражировать по инерции от прежней редакции. На практике вид носителя фиксируют в «Примечаниях» в порядке, закреплённом локальным актом организации.
Как оформляется итоговая запись за год?
Номенклатура составляется в конце года на следующий год и вводится приказом. По итогам года к ней составляется итоговая запись о количестве заведённых дел - двумя разделами, отдельно для дел на бумажном носителе и отдельно для электронных. Два послабления, которые часто путают между собой. Порядок формирования дел по собственным локальным актам - это про муниципальные и негосударственные организации. Право утверждать номенклатуру самостоятельно, без согласования с архивом, - про организации, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Это разные критерии: негосударственная организация вполне может быть источником комплектования. Формы приложений к Правилам в любом случае названы рекомендуемым образцом, а не обязательной формой. Переделывать номенклатуру приходится обычно из-за заголовков дел, по которым невозможно понять состав. Форма тут вторична. Архив-про составляет номенклатуру и приводит фонд в порядок под требования конкретного архива-приёмщика.
Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН). Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82