Номенклатура дел: индексация и графа сроков хранения

Номенклатуру дел вспоминают в двух ситуациях: когда объявили проверку и когда документы пора сдавать в архив. В обеих выясняется одно и то же. Дела сформированы как попало, опись составлять не из чего, срок каждой папки определяют заново - по корешку и по памяти того, кто её заводил.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков хранения. Требования установлены Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива № 77 от 31.07.2023, Минюст 06.09.2023, № 75119). Правила адресованы государственным органам, органам местного самоуправления и организациям, то есть и коммерческой компании: часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ.

Зачем организации номенклатура дел?

Номенклатура задаёт, какие дела заводятся в году, под какими заголовками и на какой срок хранения. Из неё вырастает остальное: формирование дел, обложка, опись, акт о выделении к уничтожению. Сотрудник не решает сам, куда положить документ: место определено заранее, а срок назначают на этапе планирования, а не когда коробки уже стоят в коридоре.
Индекс переходит на обложку дела и в опись дел, связывая делопроизводство с архивом в цепочку. Электронный документооборот номенклатуру не отменяет: по пункту 10 Правил она включается в СЭД как справочник для учёта документов.

Из каких граф состоит номенклатура дел?

Коротко: граф пять, и заполняются они в разное время. Три закрываются при составлении, одна - по окончании года, ещё одна дополняется по ходу. Формы вынесены в приложения № 1 и № 2 к Правилам: сводная по организации и номенклатура структурного подразделения.

Графа 1. Что в ней: индекс дела; когда заполняется: при составлении.
Графа 2. Что в ней: заголовок дела; когда заполняется: при составлении.
Графа 3. Количество томов (частей). Единственная, которую закрывают задним числом: по окончании года и по фактически заведённым делам.
Графа 4. Что в ней: срок хранения и номер статьи по перечню; когда заполняется: при составлении.
Графа 5. Примечания. Живёт весь год: часть отметок появляется при составлении, часть по ходу делопроизводства.

В Правилах обе формы названы рекомендуемым образцом, а не обязательной формой (пункт 11): свобода в оформлении, состав сведений по графам задают Правила.

Как устроен индекс дела?

Индекс собирается из кода подразделения и порядкового номера дела внутри раздела. Пишут его через дефис: 05-14 читается как четырнадцатое дело пятого подразделения. Разделы соответствуют подразделениям либо направлениям деятельности, если подразделений нет. Код берут из утверждённой структуры и держат, пока подразделение существует; порядковые номера идут подряд, без пропусков.

Почему индексацию не переделывают посреди года

Индекс уходит на обложку, оттуда в опись, из описи - в учётные документы архива. Смена схемы посреди года означает, что половина дел описана по одной логике, половина по другой, и в опись их не свести. Индексацию меняют с нового года.

Переходящие дела

Дело, не законченное делопроизводством в календарном году, переносят в номенклатуру следующего года с тем же индексом и с отметкой в примечаниях. Срок считают от года, в котором делопроизводство завершено, а не от года заведения.

Что писать в графе срока хранения?

Коротко: в графе 4 пишут и срок, и номер статьи перечня, по которой он определён. Ссылка на статью - первое, что смотрит архив: без неё срок выглядит назначенным на глаз. Управленческие документы идут по Перечню типовых управленческих документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019), научно-техническая - по отдельному Перечню, приказ Росархива № 142 от 28.12.2021.
Как это выглядит в строке номенклатуры (бухгалтерские статьи Перечня отдельно разобраны в материале «Сроки хранения бухгалтерских документов»):

Приказы. По основной деятельности - постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет; статья 19 Перечня № 236, разные подпункты.
Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении. Срок: 50/75 лет с отметкой ЭПК, статья 434.
Первичные учётные документы. Срок: 5 лет при условии проведения проверки, статья 277.
Табели учёта рабочего времени. Срок: 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет, статья 402.

Два одинаковых на вид приказа расходятся в сроке кратно: о приёме на работу - 50/75 лет, о ежегодном оплачиваемом отпуске - 5 лет, и оба лежат в статье 434. Поэтому заголовок дела и статья перечня подбираются вместе: сначала точная формулировка, потом срок под неё. Подробнее - в материале «Сроки хранения документов в организации».

Что означают отметки «Постоянно», «ЭПК» и «До минования надобности»?

В графе срока стоит не только число лет. Часть значений задаёт порядок обращения с делом после того, как срок вышел, и именно на этих отметках чаще всего рушится уничтожение по сроку. Все они определены сносками к Перечню № 236 и читаются так.

Постоянно. Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов - передача на постоянное хранение. Для остальных организаций срок таких документов постоянного хранения не может быть менее десяти лет.
ЭПК. Часть документов дела по итогам экспертизы ценности может быть отобрана на постоянное хранение. Автоматически по истечении срока такое дело не уничтожается.
До минования надобности. Срок определяет сама организация, но он не может быть менее одного года.
50/75 лет. Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты - 50 лет. Основание: статья 22.1 закона № 125-ФЗ.

С какого момента отсчитывается срок хранения

Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства: с этой даты документы становятся архивными (пункт 12 Правил). Не с даты документа и не с даты передачи в архив организации. Дело, закрытое в 2020 году со сроком 5 лет: отсчёт с 01.01.2021, срок истекает 31.12.2025, уничтожать можно не раньше 01.01.2026.

Что писать в графе «Примечания» и как быть с электронными делами?

Коротко: в графе 5 пишут особенности формирования дела и вид носителя информации (пункт 11 Правил). Формулировку организация выбирает сама и закрепляет локальным актом. Отдельной обязательной отметки «Электронное дело» действующие Правила не устанавливают, хотя её тиражируют по инерции от прежней редакции и в шаблонах из интернета она встречается до сих пор.
Носитель фиксируют в примечаниях наравне с другими особенностями дела: туда же идут отметки о переходящих делах и о месте хранения подлинников.

Как оформляется итоговая запись за год?

Номенклатуру разрабатывают в конце каждого года и вводят в действие с 1 января следующего календарного. По его окончании составляют итоговую запись о количестве заведённых дел - два раздела таблицы, «На бумажном носителе» и «Электронных», в каждом три строки по срокам хранения: постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет включительно.
К этому добавляются графы «Всего» и «В том числе переходящих и с отметкой ЭПК» (пункт 13 и приложение № 1 Правил). Одной общей строкой итоговую запись не оформляют. Тома гибридного дела разносят по разделам: бумажные в один, электронные в другой.

Кто утверждает номенклатуру и нужно ли согласование с архивом?

Коротко: номенклатуру согласует экспертная комиссия организации и утверждает руководитель. Идти ли до этого в государственный архив, зависит от статуса: источник комплектования или нет. У источника комплектования номенклатура раз в пять лет проходит экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения. У остальных организаций такой обязанности нет: они утверждают её самостоятельно.
Два послабления, которые постоянно путают. Первое: формирование дел по собственным локальным актам - это про муниципальные и негосударственные организации (пункт 7 Правил). Второе: право утверждать номенклатуру без согласования с архивом - про организации, не входящие в источники комплектования. Критерии разные: негосударственная организация вполне может оказаться источником комплектования по договору. Что архив смотрит в первую очередь - «Что архив требует до приёма документов».

Сколько хранится сама номенклатура дел

Сводная номенклатура дел организации хранится постоянно, номенклатуры структурных подразделений - 3 года (статья 157 Перечня № 236).

Какие ошибки заставляют переделывать номенклатуру?

Возвращают её почти всегда из-за содержания, а не из-за оформления. Форму правят за час, заголовки дел - неделями: за каждым стоит решение, какие документы собираются в дело и по какой статье перечня им назначен срок. Пять ошибок, которые встречаются чаще всего.

Заголовок, по которому не понять состав дела. «Документы по основной деятельности», «Разное», «Переписка» - по такому нельзя ни определить срок, ни составить описательную статью.
Срок без статьи перечня. Цифра есть, обоснования нет. Проверить такой срок нечем, и архив снимает строку на уточнение.
Разные сроки в одном деле. Документы постоянного хранения подшиты с пятилетними: дело придётся расшивать и переформировывать.
Дела, которых не было. Номенклатуру переписали с прошлогодней, подразделения переименованы, часть дел не заводилась. Графа 3 по итогам года не сходится.
Отметка ЭПК проигнорирована. Дело уничтожили по истечении срока, экспертизу ценности не проводили. Это уже не вопрос оформления: документы утрачены.

Чем рискует организация, у которой номенклатуры нет?

Коротко: за саму номенклатуру отдельной строкой не штрафуют. Отвечать приходится за последствия: неверные сроки, досрочно уничтоженные документы, ненайденная первичка. Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов даёт для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей, для должностных - от 3 000 до 5 000.
Статья 120 Налогового кодекса за отсутствие первички - 10 000 рублей за один налоговый период и 30 000 за несколько. Подробнее - в материале «Штрафы за нарушение правил хранения документов». Дороже штрафа другое: восстановление утраченных документов по личному составу идёт через суд, а сотрудник с неподтверждённым стажем приходит с иском.

Пример из практики: переходящее дело с новым индексом

Производственная организация в Московской области готовила фонд к передаче в архив. Разделы номенклатуры там перенумеровывали каждый год: подразделение переименовали, договорные дела получили новый индекс. Дело по длящемуся договору, закрытое через несколько лет, оказалось разбито на несколько «разных» дел, а срок по каждому посчитали от года заведения, а не от года окончания делопроизводства. Первый том по такому расчёту «вышел из срока» и попал в акт на уничтожение при действующем договоре. Мы вернули тома под один индекс с отметкой о переходящем деле в примечаниях, пересчитали срок от года закрытия и сняли дело из акта. Переделка заняла больше времени, чем номенклатура с нуля.

Сколько стоит составить номенклатуру дел?

Стоимость считаем за дело, от объёма и состояния документов, поэтому смету можно проверить строкой. Обработка начинается от 2 020 руб. за дело по личному составу, минимальный бюджет проекта - от 100 000 руб. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 руб., крупные фонды на тысячи дел с научно-технической документацией - от 500 000.
Точную сумму называем после осмотра: россыпь и дела прошлых лет без описей влияют на трудоёмкость сильнее количества листов. Состав работ - составление номенклатуры дел.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Работаем без НДС (УСН).
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82

Источники

Материал подготовлен архивистами ООО «Архив-про»: в отрасли с 2013 года, в профиле на Портале поставщиков Москвы 227 исполненных госконтрактов, ИНН 7716737493. Проверен по актам:

Закон № 125-ФЗ от 22.10.2004, часть 5 статьи 14 и статья 22.1.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, приказ Росархива № 77 от 31.07.2023: пункты 7, 10, 11, 12, 13, приложения № 1 и № 2.
Перечень типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива № 236 от 20.12.2019: статьи 19, 157, 277, 402, 434 и сноски.
Перечень по научно-технической документации, приказ Росархива № 142 от 28.12.2021.
КоАП РФ, статья 13.20. Налоговый кодекс РФ, статья 120.