Сроки хранения бухгалтерских документов: 5 лет и дольше

Пять лет - верный ответ про бухгалтерию, и он закрывает меньше половины реального архива. Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте» требует хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность не менее пяти лет после отчётного года. Дальше вступает Перечень типовых документов, и там у годовой отчётности, лицевых счетов и зарплатных ведомостей сроки совсем другие.

Ниже - сроки по статьям Перечня, правило отсчёта, штрафы за утрату, порядок уничтожения и стоимость работ. Мы разбираем бухгалтерские массивы с 2013 года, поэтому к нормам добавляем то, что видно только на полистном разборе чужого архива.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы по закону?

Базовый срок - пять лет после отчётного года. Так говорит часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ про первичку, регистры и отчётность. Документы учётной политики, стандарты экономического субъекта и средства, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов, хранятся не менее пяти лет после года, в котором их использовали последний раз.

Часть 3 той же статьи добавляет обязанность, о которой вспоминают уже на проверке: организация обеспечивает безопасные условия хранения и защиту документов от изменений. Коробки в подвале рядом с трубой отопления - это тоже нарушение, даже если сами бумаги целы.

Конкретику по видам документов закон не даёт. Её даёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Перечень применяют все организации, включая коммерческие, и именно на его статьи ссылаются в актах о выделении документов к уничтожению.

С какого момента считать срок хранения?

Срок идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, а не с даты на самом документе. Накладная от марта 2020 года попадает в дело 2020 года, пятилетний срок стартует 01.01.2021 и истекает 31.12.2025. Уничтожить такое дело можно не раньше 01.01.2026.

Ошибка, которая встречается в каждом втором самостоятельно составленном акте: бухгалтерия считает пять лет от даты документа и выделяет к уничтожению дела, у которых срок ещё идёт. Дальше приходит проверка, документа нет, а акт подтверждает, что его уничтожили раньше времени.

Какие сроки стоят в Перечне № 236 по бухгалтерии?

Пятилетний блок - самый большой, но рядом с ним в тех же разделах Перечня лежат документы со сроком 6 лет, 10 лет, 50/75 лет и «Постоянно». Ниже - статьи, по которым чаще всего идёт спор с архивом при приёмке.

Пять лет

Первичные учётные документы (кассовые и банковские документы, ордера, табели, накладные, авансовые отчёты). Срок: 5 лет при условии проведения проверки; основание: ст. 277 Перечня № 236.
Регистры бухгалтерского учёта (главная книга, журналы-ордера, оборотные и накопительные ведомости, инвентарные списки). Срок: 5 лет при условии проведения проверки; основание: ст. 276.
Промежуточная бухгалтерская отчётность. Срок: 5 лет; основание: ст. 268, подпункт «б».
Документы учётной политики (рабочий план счетов, формы первички и регистров). Срок: 5 лет после замены новыми; основание: ст. 267.
Счета-фактуры. Срок: 5 лет; основание: ст. 317.
Налоговые декларации и расчёты по всем видам налогов. Срок: 5 лет; основание: ст. 310.
Документы об инвентаризации активов и обязательств (протоколы комиссий, описи, акты, ведомости). Срок: 5 лет при условии проведения проверки; основание: ст. 321.
Документы о переоценке, амортизации и списании основных средств и нематериальных активов. Срок: 5 лет после выбытия объекта; основание: ст. 323.
Путевые листы. Срок: 5 лет; основание: ст. 553.

Дольше пяти лет

Расчётные и расчётно-платёжные ведомости на выдачу заработной платы. Срок: 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет; основание: ст. 295.
Карточки индивидуального учёта начисленных выплат и страховых взносов. Срок: 6 лет, при отсутствии лицевых счетов или ведомостей - 50/75 лет; основание: ст. 309.
Документы о недостачах, присвоениях, растратах. Срок: 10 лет после возмещения ущерба, при возбуждении уголовного дела - до решения по делу; основание: ст. 287.
Кредитные договоры, договоры займа и документы об исполнении обязательств. Срок: 5 лет ЭПК после исполнения обязательства, с условием о залоге имущества - 10 лет; основание: ст. 261.

Постоянно

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность с приложениями. Срок: постоянно; основание: ст. 268, подпункт «а».
Передаточные, разделительные и ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним. Срок: постоянно; основание: ст. 278.
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий. Срок: постоянно; основание: ст. 322.

Что значит примечание «при условии проведения проверки»?

Такое примечание стоит у первички, регистров и инвентаризационных документов (ст. 276, 277, 321 Перечня № 236). Пять лет отсчитываются как обычно, но уничтожение возможно только после того, как период закрыт проверкой или ревизией. Не прошла проверка - дело остаётся на полке, сколько бы лет ни прошло.

У статьи 277 есть вторая оговорка: при возникновении споров и разногласий документы хранятся до принятия решения по делу. Судебный спор по поставке 2019 года удерживает всю первичку по этой сделке, даже если календарные пять лет закончились.

Что означает отметка ЭПК рядом со сроком?

ЭПК означает, что часть документов вида может иметь научно-историческую ценность, и решение по ним принимает экспертная комиссия. Отметка стоит, например, у лицевых счетов работников (ст. 296, срок 50/75 лет ЭПК) и у кредитных договоров (ст. 261).

Дальше развилка по типу организации. Если компания - источник комплектования государственного архива, описи и акт о выделении к уничтожению согласовываются с ЭПК архивного учреждения. Коммерческая организация, которая источником комплектования не является, принимает решение сама после истечения срока. Половина страха вокруг буквы ЭПК растёт из того, что эти две ситуации путают.

Где бухгалтерия пересекается с личным составом?

Зарплатный блок формально лежит в бухгалтерии, а по срокам живёт по правилам личного состава. Статья 22.1 закона № 125-ФЗ даёт 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после. Отсюда запись «50/75» в Перечне.

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 296.
Расчёты по страховым взносам, годовые и квартальные. Срок: 50/75 лет; основание: ст. 308.
Договоры ГПХ с физическими лицами и акты сдачи-приёмки работ. Срок: 50/75 лет; основание: ст. 301.

Практический вывод простой: до того как отдать зарплатные ведомости на уничтожение, проверьте, сохранились ли лицевые счета за тот же период. Нет счетов - ведомости уезжают из шестилетнего срока в полувековой. Подробный разбор кадровой части - в отдельном материале о сроках хранения документов по личному составу.

Что грозит, если документов нет?

Две линии ответственности работают параллельно. Налоговая наказывает за отсутствие первички и регистров по статье 120 Налогового кодекса: 10 000 рублей за нарушение в пределах одного налогового периода, 30 000 рублей, если нарушение растянулось на несколько периодов. Если из-за этого занижена налоговая база - 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Вторая линия - архивная. Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов: граждане 1 000-3 000 рублей, должностные лица 3 000-5 000, юридические лица 5 000-10 000. Её часто путают со статьёй 13.25, где за корпоративные документы штраф доходит до 300 000 рублей на юридическое лицо: для акционерных обществ это часть 1, для ООО и унитарных предприятий - часть 2. Суммы разные, состав тоже. Подробнее - в разборе штрафов за нарушение правил хранения документов.

Дороже штрафа обычно обходится восстановление: запросы в банки, дубликаты у контрагентов, восстановление регистров силами бухгалтерии на месяцы вперёд.

Как уничтожить документы, у которых срок истёк?

Уничтожение - это процедура с бумагами, а не вынос коробок в мусорный контейнер. Порядок работы с документами задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.

Разобрать массив полистно и определить вид каждого дела по Перечню № 236.
Провести экспертизу ценности: отделить постоянный срок и личный состав от временного.
Проверить исчисление срока по правилу «с 1 января следующего года» и примечания вида «при условии проведения проверки».
Составить акт о выделении к уничтожению со ссылкой на статью Перечня по каждой позиции.
Утвердить акт у руководителя, а для источника комплектования - согласовать с ЭПК архивного учреждения.
Уничтожить документы и зафиксировать факт актом.

Акт без номеров статей Перечня архив не примет, и на проверке он ничего не доказывает. Как устроена сама процедура отбора, описано на странице про экспертизу ценности документов.

Пример из практики: акт на уничтожение, составленный от даты документа

К нам обратилась компания из Московской области: бухгалтерия сама подготовила акт о выделении к уничтожению и хотела освободить помещение. Акт мы посмотрели до вывоза. Сроки в нём считали от даты на документе, и часть первички за последний год попадала под уничтожение раньше положенного.

При полистном разборе нашли ещё два слабых места. Зарплатные ведомости лежали без лицевых счетов за те же годы, и их шестилетний срок превращался в 50/75 лет. Годовая отчётность за несколько периодов была подшита вместе с промежуточной и уходила в тот же акт, хотя хранится постоянно.

Мы пересчитали сроки с 1 января следующего года, разделили массив на постоянный, длительный и временный, составили новый акт со ссылкой на статью Перечня по каждой позиции. Уничтожение прошло по акту, а под проверку у компании остались все документы, которые она обязана предъявить.

Сколько стоит разобрать бухгалтерский архив?

Считаем за дело: цена зависит от объёма, состояния массива, состава документов и того, нужна ли передача в государственный архив. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000 рублей.

Точную сумму называю после осмотра: приезжаем, смотрим массив, фиксируем объём и даём фиксированную цену в договоре. Сюрпризов в процессе не будет. Компания работает на УСН, налог на добавленную стоимость в счетах не выделяется.

Что входит в работу: полистный разбор, экспертиза ценности, формирование и переплёт дел, описи, акт о выделении к уничтожению, передача в государственный архив при необходимости. Подробнее - на странице архивной обработки бухгалтерских документов.

Пять ошибок, которые дороже всего обходятся

Считать срок от даты документа. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Уничтожать первичку без закрытой проверки. Примечание к ст. 277 прямо это запрещает.
Мерить весь архив пятью годами. Годовая отчётность и ликвидационные балансы хранятся постоянно.
Выбрасывать зарплатные ведомости при утраченных лицевых счетах. Срок вырастает до 50/75 лет.
Составлять акт без ссылок на статьи Перечня. Такой акт не защищает ни перед архивом, ни перед проверяющим.

Бухгалтерия почти всегда самый объёмный и самый запущенный массив в организации. В нём же лежит больше всего дел, которые можно было законно выделить к уничтожению ещё пять лет назад и освободить помещение.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. На рынке с 2013 года, работаем по Москве и всей России.

Услуги и цены · Оставить заявку · телефон +7 (495) 255-08-82