Обработка документов постоянного срока хранения

Документы постоянного срока хранения уничтожать нельзя. Это не рекомендация, а требование закона. И обработка документов постоянного срока хранения - отдельная процедура со своими правилами: экспертиза ценности, формирование дел, описи по государственной форме, согласование с архивом. Пропустить хотя бы один шаг - значит получить дела обратно из госархива с формулировкой «не соответствует требованиям».

Мы в компании «Архив-про» занимаемся архивной обработкой с 2013 года и берёмся за такие документы там, где другие подрядчики отказываются. Ниже - разбор того, как всё устроено на самом деле, без канцелярита и общих слов.

Какие документы относятся к постоянному сроку хранения?

Сюда входят учредительные документы, приказы по основной деятельности, годовые бухгалтерские отчёты, штатные расписания, протоколы собраний, документы о реорганизации и ликвидации - всё, что отражает историю и правовую основу организации и не теряет значения со временем.

Проще говоря - всё, по чему через десять, двадцать или пятьдесят лет можно восстановить, что представляла собой организация и какие решения она принимала.

Точный перечень со сроками закреплён Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Именно по нему архивист определяет, какой документ хранится постоянно, какой - десять лет, а какой относится к документам по личному составу со сроком 50 или 75 лет (статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). На глаз это не делается: два похожих приказа могут иметь совершенно разные сроки в зависимости от содержания.

Типичная ошибка - решить срок «по названию папки». В папке «Приказы» лежат и приказы по основной деятельности (постоянно), и приказы об отпусках (пять лет). Разбирать нужно каждый документ.

На практике именно отнесение к постоянному сроку даёт больше всего ошибок. Чаще всего встречаем два перекоса: ценные документы записывают во временные и планируют к уничтожению (обратного хода уже не будет), либо, наоборот, в постоянную опись тащат всё подряд «на всякий случай» - и опись не проходит согласование, потому что раздута. Финальное слово о ценности документа не за подрядчиком и не за организацией, а за экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива: наша задача - подготовить состав и обоснование так, чтобы ЭПК утвердила опись без замечаний.

Почему документы постоянного срока нельзя уничтожить?

Закон прямо это запрещает. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организацию обеспечивать сохранность документов постоянного срока и по личному составу, а при ликвидации - передавать их на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Но штраф - не главная проблема.

Главная проблема появляется потом. Бывшие сотрудники приходят за справками о стаже и зарплате. Контрагенты и суды запрашивают документы по старым сделкам. Правопреемник восстанавливает историю активов. Если документы уничтожены - подтвердить ничего нельзя, и отвечать за это будут конкретные люди: директор, ликвидатор, конкурсный управляющий.

На практике мы регулярно видим ситуацию: организацию закрыли «по-быстрому», архив выбросили, а через два года бывший работник не может оформить пенсию, потому что подтверждающих документов нет ни у кого. Восстановить их уже невозможно.

Что входит в обработку документов постоянного срока?

Обработка - это не просто «сложить в коробки». Это полный цикл работ, после которого дела принимает государственный архив. В него входит:

• Экспертиза ценности. Каждый документ проверяется по номенклатуре дел и Перечню (Приказ № 236), определяется срок хранения. Документы с истёкшими сроками отбираются к уничтожению по акту, постоянные и долговременные - к обработке.
• Формирование дел. Документы группируются по фондам, годам и хронологии внутри дела.
• Оформление дел. Брошюровка, нумерация листов, составление листа-заверителя, оформление обложки по установленной форме.
• Составление описей. Внутренние описи документов и сводные описи дел по государственной форме.
• Подготовка научно-справочного аппарата. Историческая справка о фонде и предисловие к описи - без них архив опись не примет.
• Согласование с архивом. Опись проходит экспертно-проверочную комиссию, после чего дела передаются по акту приёма-передачи.

Оформление дел ведётся по требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023. Здесь важны детали, о которых часто забывают.

Сколько времени занимает обработка и из каких этапов состоит?

Единого срока в днях назвать нельзя: он зависит от объёма массива, состояния документов и наличия номенклатуры - и фиксируется в договоре после оценки. Но логика этапов всегда одна:

1. Выезд и оценка. Специалист смотрит массив на месте, оценивает объём и состояние, считает предварительное количество дел.
2. Приём по акту. Документы принимаются в работу по акту - фиксируется, что именно поступило и в каком объёме.
3. Экспертиза ценности. Каждый документ проверяется по номенклатуре и Перечню (Приказ № 236), определяется срок хранения, документы с истёкшими сроками отбираются к уничтожению по акту.
4. Формирование дел и описи. Группировка, брошюровка, нумерация, листы-заверители, обложки, внутренние и сводные описи по государственной форме.
5. Согласование и сдача. Опись проходит ЭПК, дела передаются в архив по акту приёма-передачи.

Крупный запущенный архив без номенклатуры идёт дольше типового - но и там срок становится понятен после выезда, а не «на глаз». Мы называем срок в договоре и держим его.

Как правильно оформить дело для госархива?

Требования к оформлению дела формальные и вольностей не допускают. По Приказу Росархива № 77 действуют, в частности, такие параметры:

• в одном деле не более 250 листов;
• толщина дела не более 4 см;
• документы подшиваются в твёрдую обложку на 4 прокола;
• все листы пронумерованы, в конце - лист-заверитель с указанием количества листов;
• на обложке - название организации, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, архивный шифр.

Звучит просто, но именно на этих деталях чаще всего происходит возврат. Дело на 400 листов, документы подшиты степлером, нумерация карандашом с ошибками, обложка без крайних дат - и архив отправляет всё на переделку. Мы делаем так, чтобы дела приняли с первого раза.

Что делать, если в компании не было номенклатуры дел?

Отсутствие номенклатуры - не препятствие, хотя многие думают иначе. Мы восстанавливаем структуру фонда с нуля: анализируем состав документов, определяем, какие дела вообще должны были вестись, и формируем номенклатуру задним числом на основе фактического массива.

На практике это самая частая ситуация. Организация годами работала без архивиста, документы копились «как есть» - в шкафах, на складе, в подвале, вперемешку. Разобрать такой массив, отделить ценное от подлежащего уничтожению и выстроить нормальную опись - обычная для нас работа. Именно с запущенными архивами без номенклатуры мы и работаем чаще всего.

Куда передаются документы постоянного срока?

Маршрут зависит от того, где зарегистрирована организация и в чью зону комплектования она входит. В Москве документы принимает Главархив Москвы через профильные хранилища: для организаций городского подчинения это Центральный государственный архив города Москвы (ЦГА Москвы), по Московской области - Центральный государственный архив Московской области (ЦГАМО). В других регионах это государственные и муниципальные архивы, для отдельных отраслей - ведомственные архивы.

Маршрут различается и по сроку хранения. Документы постоянного срока при ликвидации уходят на государственное хранение безвозвратно - это для них конечная точка. Документы временных сроков (в том числе по личному составу, 50 или 75 лет по статье 22.1 № 125-ФЗ) при ликвидации тоже сдаются, но по другой процедуре и, как правило, в другой архив-приёмник; после истечения срока они подлежат выделению к уничтожению, а не вечному хранению. Путать эти два потока нельзя: дело постоянного срока, ошибочно отнесённое к временному, рискует быть уничтоженным, а временное, попавшее в постоянную опись, - зря занять место и не пройти согласование.

Передача возможна только с согласованной описью, в архивных коробах и по акту приёма-передачи. Архив вправе вернуть дела при любом нарушении требований к оформлению - поэтому вся подготовка выстраивается под требования конкретного принимающего архива заранее.

А как же оцифровка и электронные документы?

Всё чаще спрашивают: можно ли просто отсканировать архив и не возиться с бумагой. Оцифровка удобна для оперативного доступа, но она не отменяет обработку и передачу бумажных подлинников постоянного срока: для государственного архива юридически значим оригинал, а электронная копия сама по себе его не заменяет. Отдельная история - документы, изначально созданные в электронном виде: для них действует свой порядок формирования и передачи, и его тоже стоит закладывать заранее. Мы ведём именно архивную обработку под передачу в госархив; сканирование можем встроить в проект как отдельный этап, но не выдаём копию за замену подлинника.

Почему стоит доверить обработку «Архив-про»?

С 2013 года мы занимаемся только архивами - это не побочная услуга, а основная специализация. Знаем действующую нормативную базу (125-ФЗ, Приказы Росархива № 236 и № 77) и понимаем требования конкретных госархивов, а не абстрактные «правила».

Опыт подтверждается фактами: в профиле на Портале поставщиков Москвы более 220 исполненных и 16 действующих госконтрактов (июль 2026). Мы берёмся за запущенные архивы без номенклатуры, работаем под ключ без участия заказчика и фиксируем результат актами на входе и выходе.

Сколько стоит обработка документов постоянного срока?

Стоимость зависит от количества дел, их состояния и наличия номенклатуры - универсального прайса здесь не существует. Типовой проект обычно укладывается в диапазон 100 000-500 000 рублей, крупный архив - от 500 000 рублей. Мы работаем на УСН, без НДС (пункт 2 статьи 346.11 НК РФ).

Механика простая и без сюрпризов: бесплатный выезд специалиста и оценка объёма, затем фиксированная сумма, которая закрепляется в договоре. После подписания цена не меняется.

Итог

Документы постоянного срока хранения - это не бумажный балласт, а обязательство перед законом, бывшими сотрудниками и правопреемниками. Их нельзя уничтожать, их нужно правильно обработать и передать в госархив по установленным правилам. Ошибка в описи, сроке или оформлении дела оборачивается возвратом документов, штрафом или невозможностью подтвердить факты спустя годы.

Сделать всё с первого раза дешевле и спокойнее, чем переделывать. Если перед вами стоит такая задача - позвоните, разберёмся с вашим архивом вместе.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.