Что архив требует до приёма документов: чек-лист

Государственный архив принимает не коробки, а подготовленный фонд. Подготовленный фонд - это сформированные дела, описи по категориям, историческая справка и решение комиссии. Пока чек-лист из восьми пунктов не закрыт, приём не назначат. Что архив требует до приёма документов, кто утверждает описи и за что комплект возвращают на доработку - по порядку.
Если фонд уже пора готовить, посмотрите, как устроена передача документов в архив.

Что должно быть готово до обращения в архив?

До приёма должны быть закрыты восемь пунктов: экспертиза ценности, акт на выделение, оформленные дела, описи по категориям, справка и предисловие, утверждение или согласование описей, статус организации, подписант акта. Дату приёма архив назначает только после последнего из них. Пропуск в третьем пункте обнулит работу по шестому.

Проведена экспертиза ценности: каждой группе документов назначен срок и категория хранения по Перечню.
Документы с истёкшими сроками выделены по акту, остальное разложено по категориям: постоянного хранения, свыше 10 лет, по личному составу.
Дела сформированы, подшиты, пронумерованы, оформлены обложки и листы-заверители.
Составлены описи дел отдельно по каждой категории.
Подготовлены историческая справка к фонду и предисловие к описи.
Описи утверждены или согласованы: у источников комплектования - утверждены ЭПК архива, у остальных - согласованы своей экспертной комиссией.
Выяснен статус: организация знает, источник ли она комплектования и принимает ли архив её фонд по договору.
Со стороны организации определён подписант акта приёма-передачи.

Кто обязан передавать документы и кто утверждает описи?

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива № 77 от 31.07.2023) написаны для госорганов, муниципалитетов и организаций - коммерческих тоже, часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004. Порядок утверждения описей зависит от одного: источник ли организация комплектования государственного или муниципального архива. Это выясняют до начала работ.

Источник комплектования и остальные организации

Пункт 30 Правил разводит два порядка, и слова в нём не синонимы.

Источник комплектования. Описи представляют на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения. ЭПК их утверждает. Срок зависит от графика заседаний комиссии.
Остальные организации. Описи согласовывает собственная центральная экспертная комиссия или экспертная комиссия. Срок зависит только от самой организации.

Путаница «утверждает» и «согласовывает» в сопроводительном письме сразу показывает архиву уровень подготовки комплекта. Дату приказа указывайте всегда: у Росархива есть второй приказ № 77 от 25.06.2025, он о доступе к документам.

Как должно быть оформлено дело?

Дело, которое архив примет, подшито, листы пронумерованы, в конце стоит лист-заверитель, на обложке - наименование организации на дату документов, заголовок, крайние даты, количество листов и срок хранения. Для дел постоянного хранения и по личному составу составляют внутреннюю опись. Порядок формирования дел негосударственная организация закрепляет своим локальным актом - пункт 7 Правил № 77.

Объём дела: 250 листов при корешке до 4 см

Пункт 51 Правил № 77 ограничивает объём. Дело не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см, и оба ограничения действуют одновременно. Плотная бумага и подшитые конверты выбирают 4 см задолго до 250-го листа. Дело сверх ограничения делят на тома, каждый том получает свой лист-заверитель и свою строку в описи.
По пункту 12 Правил дела становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. С этой даты считают сроки хранения.

Какие описи нужны и по каким формам?

Описи составляют отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения свыше 10 лет и дела по личному составу. Формы описей вынесены в приложения № 9-12 к Правилам № 77, для описей структурных подразделений - приложения № 7 и № 8. Все они помечены как «рекомендуемый образец» (пункт 66), оформление подстраивают под требования конкретного архива.
Научно-техническая документация описывается отдельной описью: сроки хранения для неё установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива № 142 от 28.12.2021. Как это выглядит - сдача НТД в госархив.
Документы по личному составу хранятся 75 лет, если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет после этой даты (статья 22.1 закона № 125-ФЗ). Их описи востребованы дольше всех.

Что входит в справочный аппарат к фонду?

Кроме описей архив ждёт историческую справку к фонду и предисловие к описи, плюс титульный лист, оглавление, список сокращений и итоговую запись. Без этого комплекта опись не читается. Она не объясняет, чей фонд, как он сложился и почему в нумерации пропуски. Этот набор называют научно-справочным аппаратом, термин закреплён в ГОСТ Р 7.0.8-2025.
В исторической справке - путь организации: когда создана, как называлась, кого присоединяла, кто правопреемник. Сведения подтверждают уставами, решениями о реорганизации, приказами о переименовании. Документы о реорганизации и ликвидации хранятся постоянно - статьи 26 и 27 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Историческая справка, договор о передаче документов, акты приёма-передачи и акты о выделении образуют дело фонда. По статье 170 того же Перечня оно хранится постоянно, а при ликвидации организации передаётся в архив вместе с документами.

В каком порядке идут работы?

Порядок жёсткий, восемь шагов от обследования массива до приёма по акту. Каждый шаг опирается на результат предыдущего. Описать можно только сформированное дело, а сформировать его нельзя, пока не определён срок хранения. Параллельно с обработкой идёт только сбор истории организации для справки.

Обследование массива: сколько погонных метров, за какие годы, какие виды документов, в каком состоянии, есть ли номенклатура дел и старые описи.
Систематизация по годам, структурным подразделениям и видам документов.
Экспертиза ценности: срок и категория хранения каждой группе документов.
Выделение документов с истёкшими сроками по акту.
Формирование дел: подшивка, нумерация, лист-заверитель, внутренняя опись, обложка.
Составление описей отдельно по каждой категории.
Подготовка исторической справки и предисловия.
Утверждение или согласование описей, приём документов по акту.

Самая длинная пауза - между шагом 6 и шагом 8: комиссия архива собирается по графику.

Что делает исполнитель, а что остаётся на заказчике?

Подрядчик забирает обследование, экспертизу ценности, формирование дел, описи, справку и сопровождение согласования. На заказчике остаётся то, что за него сделать нельзя: доступ к документам, решения своей экспертной комиссии, сведения об истории организации и подписи руководителя. Так распределены роли в подготовке документов к госхранению.

Обследование и расчёт объёма. Исполнитель выезжает, замеряет, описывает состав. Заказчик даёт доступ к документам.
Экспертиза ценности. Исполнитель определяет сроки и категории по Перечням. Заказчик утверждает решения своей экспертной комиссией.
Формирование и оформление дел. Исполнитель делает целиком.
Описи и историческая справка. Исполнитель составляет. Заказчик передаёт сведения о реорганизациях, переименованиях и правопреемстве.
Утверждение или согласование описей. Исполнитель готовит комплект и сопровождает рассмотрение. Заказчик подписывает у руководителя.
Приём в архив. Исполнитель организует приём и оформляет акт. Заказчик подписывает акт.

Чаще всего подготовка буксует на истории организации: уставы за прошлые годы и решения о переименованиях ищут неделями.

Из-за чего архив возвращает документы на доработку?

Возвращают по одним и тем же основаниям, и все они про описание и оформление дел, не про содержание документов. Комплект уходит обратно целиком, одна нечитаемая строка тянет за собой весь годовой раздел описи. Восемь оснований, которые встречаются в замечаниях чаще прочих.

Заголовок дела не раскрывает состав. «Переписка за 2019 год» без корреспондента и вопроса.
Смешаны категории. Дела по личному составу в описи постоянного хранения.
Крайние даты не бьются. В деле документ 2018 года, в описи стоит 2019-2020.
Лист-заверитель расходится с нумерацией. Листов по факту больше или меньше.
Нет внутренней описи там, где она требуется.
Итоговая запись не сходится с числом строк, литерные и пропущенные номера не оговорены.
Дело превышает объём. Больше 250 листов или толще 4 см, тома не выделены.
Историческая справка обрывается на текущем названии и не показывает правопреемство.

Каждый пункт - переделка, а переделка описи дороже составления сразу, потому что править приходится каждую строку. Штраф по статье 13.20 КоАП, от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц, на этом фоне не главный риск - подробнее в материале о штрафах за нарушение правил хранения.

Что меняется при ликвидации и банкротстве?

В статье 23 закона № 125-ФЗ два случая. При ликвидации государственных органов и государственных или муниципальных организаций документы поступают в соответствующий архив. Негосударственная организация - и при банкротстве тоже - передаёт документы Архивного фонда Российской Федерации, по личному составу и с неистёкшими сроками временного хранения, но только по договору с архивом.
Договор заключают заранее. Это отдельный срок, и в план ликвидации его обычно не закладывают. Порядок для ООО разобран на странице архив при ликвидации ООО.
При банкротстве обязанность обеспечить сохранность и передачу документов лежит на конкурсном управляющем по статье 129 закона № 127-ФЗ. Справка архива о приёме подтверждает исполнение этой обязанности перед судом и кредиторами. При банкротстве документы сначала собирают по нескольким адресам: склад, старый офис, бывший главбух. Что мы делаем для арбитражных и конкурсных управляющих - на своей странице.

Сколько времени занимает приём?

Срок складывается из обработки массива и рассмотрения описей комиссией архива, и вторую часть организация не контролирует - возврат на доработку сдвигает комплект на следующее заседание. Спланировать передачу за неделю до исключения организации из ЕГРЮЛ не получится. На этом ликвидация чаще всего и встаёт.
Обработка зависит от состояния массива. Россыпь из подвала идёт дольше такого же объёма, разложенного по годам. Срок называем после обследования, до него любая дата - догадка.

Что остаётся в организации после передачи?

В архив уходит не всё. Документы с неистёкшими сроками временного хранения остаются в организации, учёт по ним держится на номенклатуре дел. Остаётся и второй экземпляр комплекта: описи, акт приёма-передачи, акты о выделении. Учётные документы архива организации хранятся постоянно (статья 171 Перечня № 236), описи дел постоянного хранения - тоже постоянно (статья 172).
Этот комплект - единственный способ через годы ответить, где лежат документы за конкретный год. Для московских организаций - передача документов в ЦГА Москвы.

Пример из практики: приём остановила историческая справка

Организация готовила к передаче документы по личному составу за два десятилетия, фонд на несколько сотен дел. Дела сформировали и описали своими силами, крайние даты и заверители сходились. На приёме комплект остановили из-за исторической справки: организация дважды меняла название и однажды присоединяла дочернюю компанию, а справка начиналась с действующего наименования.
Архив не мог понять, чьи документы 2000-х годов лежат в описи под нынешним названием. Мы подключились на этом этапе: собрали цепочку по уставам и решениям о реорганизации, переписали справку и предисловие, привели наименование на обложках к названию на дату документов. Комплект приняли на следующем заседании комиссии.

Сколько стоит подготовка документов к передаче?

Стоимость считаем за дело, поэтому смета проверяется строкой. Обработка начинается от 2 020 руб. за дело по личному составу, минимальный бюджет проекта - от 100 000 руб. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 руб., крупный фонд на тысячи дел или с научно-технической документацией - от 500 000 руб.
Точную сумму называем после осмотра. Россыпь и отсутствие старых описей влияют на трудоёмкость сильнее, чем число листов. В договоре закрепляем сумму за проект целиком. Состав работ - на странице услуги и цены.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» готовит фонд к передаче под ключ: экспертиза ценности документов, формирование дел, переплёт, описи, историческая справка и сопровождение до решения комиссии архива. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Работаем без НДС (УСН). Приедем на осмотр и назовём фиксированную сумму.
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82

Источники

Материал подготовила команда архивистов ООО «Архив-про», ИНН 7716737493. Компания работает с 2013 года, крупнейший проект - 17 000 дел НТД, переданных в ЦГА Москвы. В профиле на Портале поставщиков Москвы 227 исполненных госконтрактов. Нормы проверены по редакции актов на сентябрь 2026 года:

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004: часть 5 статьи 14, статьи 22.1 и 23.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, приказ Росархива № 77 от 31.07.2023: пункты 7, 12, 30, 51, 66, приложения № 7-12.
Перечень типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива № 236 от 20.12.2019: статьи 26, 27, 170, 171, 172.
Перечень по научно-технической и производственной документации, приказ Росархива № 142 от 28.12.2021.
Федеральный закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», статья 129.
КоАП РФ, статья 13.20. ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».