Составление описи дел: структура описательной статьи
По описи архив судит о фонде, не открывая ни одной коробки. Формально опись дел - архивный справочник, который раскрывает состав и содержание дел и закрепляет их систематизацию внутри фонда. Определение закреплено в действующем ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утверждённом приказом Росстандарта № 30-ст от 28.01.2025 и введённом в действие с 1 марта 2025 года.
Какие описи составляются отдельно?
дела постоянного хранения;
дела временного хранения свыше 10 лет;
дела по личному составу;
документы, специфичные для организации, например научно-техническая документация.
Смешивать категории в одной описи нельзя - архив вернёт на доработку.
Из чего состоит описательная статья?
Порядковый номер дела, индекс по номенклатуре, заголовок, крайние даты, количество листов и примечания. Всё держится на заголовке: он должен читаться без обращения к самому делу. Если по заголовку нельзя понять, что внутри, описью пользоваться невозможно. На этом и возвращают документы чаще всего.
Что нужно кроме самой описи?
К описи составляются титульный лист, содержание, предисловие и итоговая запись о количестве включённых дел. Предисловие вместе с исторической справкой к фонду образуют научно-справочный аппарат, без которого государственный архив документы не примет. Описи составляются в нескольких экземплярах. Дальше порядок зависит от статуса организации. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов представляют описи на экспертно-проверочную комиссию архива: описи дел постоянного хранения ЭПК утверждает, описи по личному составу согласовывает, и только после этого их утверждает руководитель. Остальные организации утверждают описи у руководителя после согласования собственной экспертной комиссией. Описи по личному составу оформляются отдельно - именно они дают людям возможность получить справку о стаже и заработке через десятилетия. Правила составления - приказ Росархива № 77 от 31.07.2023. Переделка описи стоит дороже любого другого этапа: фонд уже сформирован, а править приходится каждую статью. Архив-про готовит описи и научно-справочный аппарат под требования конкретного архива, включая согласование с ЭПК.
Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. 12 лет на рынке, Москва и вся Россия. Работаем без НДС (УСН). Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82