Документы по личному составу - это приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки, личные дела и лицевые счета. По ним человек подтверждает стаж и заработок через двадцать и сорок лет. Отсюда и сроки в десятилетиях.
Если коротко: дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты - 50 лет. Так задаёт статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Ниже: что входит в личный состав, от какой даты считать срок, какая статья Перечня № 236 у каждого вида документа, что делать при ликвидации.
К личному составу относятся документы, которые фиксируют трудовые отношения конкретного человека с организацией: кто, когда и на какую должность принят, сколько получал, когда уволен. В Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019) напротив них стоит срок «50/75 лет».
Пометка ЭПК - это экспертно-проверочная комиссия. По истечении срока такие дела могут отобрать на постоянное хранение. Решает экспертиза ценности.
Разводить эти группы нужно до формирования дел. Иначе описи возвращают на доработку.
Вредное производство - главная ловушка списка. Приказ об отпуске по такому работнику живёт полвека: от него зависит льготный стаж.
Всё решает одна дата: 1 января 2003 года. Дело закончено делопроизводством до неё - 75 лет, после - 50. Так записано в статье 22.1 закона № 125-ФЗ. Считается окончание делопроизводства. Дата создания документа роли не играет.
В Перечне № 236 та же норма записана сноской к сроку «50/75 лет». Там же оговорка: у организаций, которые сдают документы в государственный или муниципальный архив, такие дела по истечении срока проходят экспертизу ценности.
У организации, работающей с девяностых, в одном массиве обе категории. Делить придётся по годам. Общие правила отсчёта - в материале про сроки хранения документов в организации.
Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Норма - пункт 12 Правил, приказ Росархива № 77 от 31.07.2023. С этой даты документы становятся архивными. В Перечне № 236 правила отсчёта нет. Берут из Правил.
Самая частая - относить личные дела к 75 годам по дате приёма. На массиве в несколько сотен дел это меняет объём хранения на десятки процентов: дела с увольнением в 2003-2005 годах попадают в 50 лет. Обратная ошибка дороже. Дело 2002 года относят к 50 годам и выделяют к уничтожению на четверть века раньше срока.
Расчётные и расчётно-платёжные ведомости хранятся 6 лет. Только при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет. Это примечание к статье 295 Перечня № 236. На нём кадровые массивы раздуваются сильнее всего: ведомости относят к личному составу целиком и хранят десятилетиями.
Та же логика у ст. 309 (карточки учёта выплат и страховых взносов, 6 лет) и ст. 311 (документы по налогу на доходы физических лиц, 5 лет): без лицевых счетов или ведомостей - 50/75 лет.
Поэтому первый вопрос при разборе кадрового массива: есть ли лицевые счета и за какие годы. Счета нередко ведутся не за весь период. Тогда ведомости за одни годы уходят в короткий срок, за другие остаются на полвека. Остальная первичка считается по своим статьям - разбор в материале про сроки хранения бухгалтерских документов.
Порядок хранения задают Правила, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 (Минюст 06.09.2023 № 75119). Действует он и для коммерческих организаций: основание - часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ.
Приказов Росархива № 77 два: от 31.07.2023 и от 25.06.2025. Поэтому номер пишут с датой.
При ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив - статья 23 закона № 125-ФЗ. Передачу обеспечивает ликвидационная комиссия или ликвидатор, в банкротстве ту же обязанность несёт конкурсный управляющий по статье 129 закона № 127-ФЗ.
Архив принимает только обработанные дела: сформированные по годам и видам, оформленные, с согласованной описью. Организация, вспомнившая про кадровый массив за две недели до исключения из ЕГРЮЛ, не успеет ни обработать его, ни согласовать опись. На этом ликвидация чаще всего и срывается.
Порядок для ООО - на странице архив при ликвидации ООО, для банкротства - для арбитражных и конкурсных управляющих, сдача - передача документов в госархив.
Штраф по статье 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов невелик: граждане 1 000-3 000 рублей, должностные лица 3 000-5 000, юридические лица 5 000-10 000 (в редакции Федерального закона № 341-ФЗ от 15.10.2020). Статья 13.25 со штрафом до 300 000 рублей - про корпоративные документы акционерных обществ (часть 1) и ООО (часть 2), к кадрам её не применяют.
Дорого обходится другое. Бывший работник не может подтвердить стаж или заработок и идёт в суд. Ответчик - работодатель или тот, кто отвечал за ликвидацию. Второй канал - трудовая инспекция. Инспектор запрашивает приказ или договор, документа нет - это уже нарушение.
Что готовить к проверке - на странице подготовка кадрового архива к проверке ГИТ, суммы штрафов - в материале про штрафы за нарушение правил хранения документов.
Обработка кадрового архива - это разбор массива по годам и видам, экспертиза ценности, оформление дел и отдельная опись по личному составу. Порядок такой.
Если учёт за прошлые годы вёлся с пробелами, его восстанавливают по смежным документам - это воссоздание кадрового учёта, отдельная работа.
Производственное предприятие из Подмосковья готовилось к реорганизации. Кадровый массив за 23 года, около 1 400 дел, без описи, в коробках. Личные дела - по алфавиту за все годы сразу, ведомости - вперемешку с лицевыми счетами.
Только те, у которых по Перечню № 236 срок 3-5 лет: графики отпусков, отпускные приказы, табели. Ведомости при наличии лицевых счетов - 6 лет, им ещё год. Личный состав живёт 50 или 75 лет.
Да. Категорию 75 лет получают только дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, у молодой организации их нет.
Пятьдесят лет, отсчёт с 1 января 2005 года. Категорию задаёт год окончания делопроизводства - для личного дела это год увольнения.
Нет. Скан не отменяет срок хранения подлинника. Бумажное дело хранится свои 50 или 75 лет, потом проходит экспертизу ценности.
Стоимость - от 2 020 рублей за дело. Зависит от объёма, состояния массива и того, нужна ли передача в государственный архив. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000 рублей. Точную сумму называем после осмотра и фиксируем в договоре. В процессе она не меняется.
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, оформление дел, описи по личному составу, номенклатура, переплёт, передача в государственный архив. Берём запущенные кадровые массивы, от которых отказались другие подрядчики. На рынке с 2013 года, Москва и вся Россия. Состав работ по кадровому блоку - на странице архивной обработки кадровых документов.
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Разбор подготовила команда «Архив-про»: с 2013 года мы обрабатываем архивы промышленных предприятий, проектных организаций, госструктур и арбитражных управляющих. Подробнее - на странице о нас.