Восстановление кадрового учёта - от хаоса к описям

Восстановление кадрового учёта - это приведение запущенного кадрового архива в состояние, при котором любой документ находится за минуты, пробелы честно зафиксированы, а дела и описи оформлены по архивным правилам. Разберём, как понять, что время пришло, как устроена работа и что делать с документами, которых уже не найти.

Как понять, что кадровый архив пора восстанавливать?

Есть несколько верных признаков, и обычно они приходят вместе:

• справку о стаже или зарплате уволенному сотруднику собирают дольше недели;
• личные дела либо не велись, либо сформированы «как получилось»;
• приказы по личному составу перемешаны с общими приказами и бухгалтерией;
• после смены кадровиков никто не знает, что вообще есть в наличии;
• впереди событие, которое всё проявит: проверка ГИТ, ликвидация, реорганизация, передача документов.

Сроки хранения здесь жёсткие: документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, после - 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ). Ответственность за их наличие и состояние несёт работодатель - и она не исчезает от того, что учёт запустил предыдущий кадровик.

Чем рискует организация с запущенным кадровым учётом?

Первый риск - проверочный. Государственная инспекция труда приходит по плану или по жалобе работника и запрашивает конкретные документы. Не найденный трудовой договор или приказ - само по себе нарушение с риском ответственности по статьям 5.27 и 13.20 КоАП РФ, плюс предписание и повторная проверка.

Второй риск - человеческий и репутационный. Бывшие сотрудники запрашивают справки для пенсионного фонда, и срок ответа ограничен. Каждый несобранный ответ - это чья-то отложенная пенсия и потенциальная жалоба.

Третий риск - процедурный. При ликвидации или реорганизации неразобранный кадровый массив становится проблемой финала: обязанность передать документы по личному составу на хранение установлена ст. 23 125-ФЗ, а передача идёт по договору с государственным или муниципальным архивом, и архив вправе не принять фонд организации, не входящей в его источники комплектования. Оговоримся честно: сама по себе регистрация ликвидации в ФНС от этого не зависит - закон № 129-ФЗ архивных документов в пакет не включает. Но обязанность по 125-ФЗ никуда не девается, а после исключения из ЕГРЮЛ разбирать массив будет уже некому и не на что.

Как проходит восстановление кадрового архива?

По сути это упорядочивание запущенного кадрового архива за шесть шагов - от осмотра до сдачи по акту:

1. Выезд и оценка. Осматриваем коробки и папки, фиксируем, что есть и в каком состоянии, называем фиксированную сумму и срок. Выезд по Москве и Московской области бесплатный.
2. Разбор и систематизация. Сортируем массив по видам документов, годам и сотрудникам - отделяем кадровый блок от всего постороннего, что в нём осело.
3. Реконструкция структуры. По уцелевшим приказам, договорам, личным карточкам и трудовым книжкам восстанавливаем кадровую историю организации; каждый обнаруженный пробел фиксируем.
4. Формирование дел. Личные дела и дела по видам документов - с подшивкой, нумерацией и обложками по требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023; сроки хранения - по ст. 22.1 125-ФЗ и Перечню № 236.
5. Описи и справочный аппарат. Описи дел по личному составу с датами и сроками хранения - основа быстрого поиска и будущих передач.
6. Сдача по акту. Передаём упорядоченный архив с пояснениями: что восстановлено, что отсутствует, что требует решений.

По нашей практике самый ценный для заказчика результат - не «красивые папки», а честная картина: что в архиве есть, чего нет и как жить с этим дальше.

Что делать с документами, которых нет?

Говорим прямо: восстановить утраченный подлинник невозможно, и подрядчик, обещающий обратное, лукавит. Легитимный путь другой - и архивы, и проверяющие его знают.

Если документ отсутствует, составляется акт об отсутствии - пробел фиксируется официально. Если данные восстанавливаются по косвенным источникам - трудовой книжке, личной карточке, лицевым счетам, отчётности, - проводим реконструкцию и оформляем её корректно. Чего делать нельзя, так это маскировать пробелы: на проверке или при приёме в архив они всё равно вскроются, но уже с вопросами о достоверности всего массива.

Как решается вопрос персональных данных?

Кадровые документы - это сплошь персональные данные, и 152-ФЗ применяется к работе с ними напрямую. Порядок стандартный для наших проектов: условия конфиденциальности и обработки данных фиксируются в договоре, доступ к документам имеют только специалисты, занятые на проекте, приём и возврат массива оформляются актами.

Что вы получаете в итоге?

Результат восстановления осязаем и проверяем:

• описи дел по личному составу с указанием крайних дат и сроков хранения;
• сформированные и оформленные дела - личные дела, приказы, договоры в правильной структуре;
• акты об отсутствии утраченных документов - легитимная фиксация пробелов;
• акт приёма-передачи с пояснениями: что передано, что восстановлено, что отсутствует.

Практический критерий готовности простой: любое личное дело или приказ находится за три минуты, а ответ на запрос уволенного сотрудника собирается за день, а не за неделю.

Почему это задача для архивистов, а не для штатного кадровика?

Восстановление кадровых документов организации - работа на стыке архивного дела и кадрового делопроизводства, и узкое место здесь именно архивная сторона: экспертиза сроков, формирование дел, описи. Штатный кадровик ведёт текущий учёт, но с реконструкцией многолетнего хаоса сталкивается впервые - и учится на ошибках, которые потом дорого исправлять.

Запущенные и частично утраченные массивы - наша основная специализация, а не побочная услуга. Берёмся за то, от чего отказываются подрядчики широкого профиля: документы нескольких юрлиц вперемешку, архивы после переездов, фонды без единой описи.

Важная граница задачи. Эта страница - про запущенный или частично утраченный учёт: когда непонятно, что вообще есть в наличии. Если кадровые документы в порядке и нужен обычный полный цикл - экспертиза сроков, формирование дел, описи, - это другая услуга, архивная обработка кадровых документов.

Сколько стоит восстановление кадрового учёта?

Сумма зависит от объёма, глубины запущенности и числа сотрудников за восстанавливаемый период - заочно её честно не оценить, поэтому цен и вилок «от» мы на сайте не публикуем.

Порядок фиксированный:

1. Описываете ситуацию по телефону.
2. Приезжаем бесплатно по Москве и Московской области, осматриваем архив.
3. Называем твёрдую сумму, подписываем договор и работаем до акта.

После подписания договора сумма не меняется.

Частые вопросы о восстановлении кадрового учёта

Учёт не вёлся десять лет. Это вообще восстановимо? Да - в той мере, в какой сохранились первоисточники. Структура восстанавливается по приказам, договорам, карточкам и лицевым счетам; невосполнимые пробелы фиксируются актами. Работать есть с чем почти всегда.

Вы восстанавливаете сами документы - например, потерянный приказ? Нет. Изготовление документа «задним числом» - подлог, и мы этим не занимаемся. Мы восстанавливаем структуру и учёт, реконструируем данные по косвенным источникам и легитимно оформляем отсутствие утраченного.

Можно ли восстановить только личные дела, без всего массива? Можно: восстановление личных дел - частый отдельный запрос. Границы проекта определяем на осмотре; расширить их можно в любой момент отдельным этапом.

Кадровый учёт частично электронный. Как с ним? Наш профиль - бумажный архив. Если часть кадрового документооборота ведётся электронно, восстанавливаем и упорядочиваем бумажную часть, а границу контуров фиксируем в пояснениях к описям.

Работа идёт у нас в офисе или у вас? Как удобнее вам. Чаще работаем на территории заказчика; при вывозе принимаем документы по акту с описью и возвращаем в том же порядке.

Чем подтверждается наш опыт

• Работаем с 2013 года. Специализация - научно-техническая документация и документы постоянного срока хранения.
• Более 220 исполненных и 16 действующих государственных контрактов. Проверяется в профиле на Портале поставщиков Москвы (данные на июль 2026).
• Сдавали НТД в ГБУ «ЦГА Москвы» - требования госархивов знаем изнутри.
• Кейс: для крупной инжиниринговой компании обработали и подготовили к сдаче в ЦГА Москвы массив НТД до 17 000 дел.
• Работаем под NDA: клиентов не называем, подтверждение даём ссылкой на реестр контрактов.
• Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).
• Документы принимаем по акту, на выходе - опись.

С чего начать

Запущенный кадровый учёт не рассасывается - он дорожает: каждый год добавляет объём разбора и приближает событие, которое проявит все пробелы разом. Дешевле всего восстановление обходится тем, кто начал его до проверки, а не после.

Начните с бесплатного выезда по Москве и Московской области: посмотрим массив, честно скажем, что восстановимо, и назовём фиксированную сумму.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.