Подготовка кадрового архива к проверке ГИТ - к дате инспекции

Разберём, что именно смотрит ГИТ, на чём чаще всего «сыпется» кадровый архив, что реально успеть привести в порядок до даты инспекции и как мы это делаем.

Что проверяет ГИТ в кадровых документах?

Инспектора интересуют две вещи: наличие обязательных документов и правильность их оформления. В зону проверки попадают трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводах и увольнении, личные карточки, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, локальные нормативные акты с подписями об ознакомлении, документы по охране труда.

Отдельный блок - персональные данные: согласия сотрудников, политика обработки, порядок хранения по закону № 152-ФЗ. Здесь ошибки находят даже у аккуратных работодателей.

При этом проверка не ограничивается «свежими» документами. Кадровые документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет по статье 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, поэтому вопросы могут касаться и давно уволенных сотрудников. Нарушения трудового законодательства влекут ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение правил хранения архивных документов - по статье 13.20 КоАП РФ.

На чём чаще всего «сыпется» кадровый архив?

По нашей практике, к проверке приводят в порядок не то, чего нет, а то, что «вроде бы есть». Типичные находки при первом осмотре:

• приказы за разные годы смешаны, часть без подписей руководителя или сотрудника;
• личные дела неполные: нет договора, нет согласия на персональные данные, зато лежат лишние копии паспортов, которых там быть не должно;
• документы с истёкшими сроками хранения не выделены к уничтожению и создают шум, в котором тонут обязательные бумаги;
• описей нет вообще - найти конкретный документ по запросу инспектора быстро невозможно;
• документы уволенных лежат вперемешку с действующими.

Каждая из этих мелочей по отдельности - рабочий момент. Вместе они создают у инспектора устойчивое впечатление, что кадровый учёт в компании не контролируется. И наоборот: упорядоченный архив с описями задаёт тон всей проверке.

Что мы приводим в порядок до даты инспекции?

Задача - чтобы к дате проверки каждый обязательный документ был на месте, оформлен и находился за минуту. Делаем следующее:

• Систематизация личных дел: проверяем комплектность каждого дела, порядок документов внутри, убираем лишнее (избыточные копии - отдельный риск по 152-ФЗ).
• Приказы по личному составу: раскладываем по годам и видам, сверяем подписи, определяем сроки хранения по Перечню из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.
• Формирование дел и описи: оформляем дела и составляем описи по требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 - у кадровой службы появляется инструмент мгновенного поиска.
• Сроки хранения: выявляем документы с истёкшими сроками и готовим их к выделению к уничтожению по акту, документы длительного и постоянного хранения отделяем.
• Персональные данные: проверяем наличие согласий и порядок хранения.
• Перечень недостатков: отдаём кадровой службе список того, что исправлено, и того, что требует решений работодателя - например, отсутствующих ЛНА. Мы не подменяем кадровика и юриста, но даём им полную картину.

Важная оговорка: мы приводим в порядок архив и находим пробелы, а не «рисуем» недостающие документы задним числом. Знать о пробеле до проверки - преимущество: у работодателя есть время на законные способы его закрыть.

Как успеть, если до проверки считанные дни?

Счёт при подготовке к инспекции всегда идёт на дни, и работа строится от дедлайна. Приезжаем на осмотр на следующий день после звонка, оцениваем объём и честно говорим, что успеваем к дате, а что нет, - и расставляем приоритеты: сначала блоки, которые инспектор смотрит в первую очередь, затем всё остальное.

Работаем параллельно несколькими специалистами прямо у вас или вывозим документы по акту - как удобнее. Кадровая служба продолжает работать в обычном режиме: мы не занимаем её время, кроме коротких сверок. Каждый этап фиксируется актом, чтобы в любой момент было понятно, что сделано.

Есть ли у вас подтверждённый опыт работы с кадровыми архивами?

Да, и его можно проверить в открытых источниках. В профиле на Портале поставщиков Москвы у нас более 220 исполненных и 16 действующих госконтрактов (актуально на июль 2026) - значительная часть из них включает обработку именно кадрового блока: приказы, личные дела, лицевые счета, описи по личному составу.

Запущенные архивы для нас стандартная задача: документы за десятилетия без описей, смешанные фонды, последствия переездов. Требования к оформлению кадровых документов и порядок их хранения - наша ежедневная работа, поэтому мы знаем, что ищет инспектор, не понаслышке.

Сколько стоит подготовка к проверке?

Точная сумма зависит от объёма документов, их состояния и оставшегося срока - заочно её назвать нельзя. По нашей практике типовые проекты укладываются в 100 000 - 500 000 рублей, крупные архивы - от 500 000 рублей.

Механика простая:

1. Звоните - приезжаем на бесплатный осмотр, при срочности на следующий день.
2. Оцениваем объём и сроки, называем фиксированную сумму.
3. Закрепляем договором и работаем к дате проверки.

Сумма после договора не меняется. Работаем на УСН, без НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

Частые вопросы о подготовке кадрового архива к проверке ГИТ

До проверки три дня. Реально успеть? Зависит от объёма - скажем честно после осмотра, а не по телефону. Даже в самые сжатые сроки можно закрыть приоритетные блоки и подготовить понятную картину по остальным: это заметно лучше, чем встречать инспектора с хаосом.

Нужно ли выделять нам сотрудника на время работ? Нет. Работаем самостоятельно, от вас - доступ к документам и короткие сверки по спорным моментам. Присутствие кадровика полезно, но не обязательно.

Вы гарантируете прохождение проверки без замечаний? Нет, и никто не может: итог зависит не только от архива, но и от кадровой практики компании. Мы отвечаем за свою часть - порядок в документах, описи и честный перечень найденных пробелов до визита инспектора.

Что делать с документами, у которых истёк срок хранения? Выделять к уничтожению по акту после экспертизы ценности - это законная процедура по Перечню № 236. Хранить «на всякий случай» всё подряд не нужно: лишние документы с персональными данными сами по себе риск.

У нас часть кадровых документов электронные. С ними поможете? Кадровый электронный документооборот - отдельная тема со своими требованиями к подписям и форматам хранения. На этой странице речь о бумажном архиве - это наш профильный скоуп. На осмотре подскажем, как выстроить хранение электронной части, чтобы она не выпадала из общего порядка.

С чего начать

Лучшая подготовка к проверке ГИТ - та, что началась до уведомления. Но и после него времени обычно достаточно, если не тратить его на попытки разобрать архив силами одного кадровика.

Позвоните - приедем на бесплатный осмотр, оценим объём и скажем честно, что успеваем к вашей дате. Дальше - договор, работа и порядок в кадровом архиве, который останется с вами и после проверки.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.