НТД при ликвидации проектной организации - подготовим и передадим в госархив

Разберём, что закон требует сделать с НТД при ликвидации и банкротстве, какую документацию обязательно передавать, а какую можно списать, кто несёт ответственность и как уложить архивную часть в сроки процедуры.

Что закон требует сделать с НТД при закрытии организации?

По статье 23 Федерального закона № 125-ФЗ при ликвидации организации на хранение передаются документы Архивного фонда, отнесённые к нему по итогам экспертизы ценности, и документы по личному составу. Для проектной организации это означает, что часть её НТД - проектная документация по значимым объектам, отчёты об изысканиях, техусловия - должна уйти в архив, а не на утилизацию. Важный нюанс: передача идёт по договору с государственным или муниципальным архивом, и архив вправе не принять фонд организации, которая не является источником его комплектования, - гарантий приёма закон не даёт, условия согласовываются по каждому фонду отдельно.

При банкротстве обязанность обеспечить сохранность и передачу документов лежит на конкурсном управляющем - это его личная ответственность по статье 129 закона № 127-ФЗ. Незакрытый архивный вопрос - это претензии кредиторов и лишние вопросы суда при рассмотрении отчёта конкурсного управляющего.

Осложняет дело то, что большинство архивных подрядчиков от НТД отказывается: технической документацией нужно уметь заниматься, обычный опыт работы с приказами и договорами здесь не переносится. Мы работаем с НТД с 2013 года, и ликвидационные проекты - заметная часть этой практики.

Какая НТД подлежит передаче, а какую можно списать?

Ответ даёт только экспертиза ценности - не интуиция и не «на глаз». Сроки хранения научно-технической документации определяются по профильному Перечню НТД из Приказа Росархива № 142 от 28.12.2021: часть документации отнесена к постоянному хранению, часть имеет ограниченные сроки и после их истечения списывается по акту. Управленческий и кадровый блок ликвидируемой организации оценивается по Перечню из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019.

На практике при ликвидации проектной организации массив делится на три потока:

• На государственное хранение - документация постоянного срока: утверждённые стадии проектов по объектам, материалы изысканий, документы, отражающие историю проектирования значимых объектов.
• На хранение до истечения срока - документация с ограниченными сроками, которую нельзя уничтожить сейчас: её судьбу фиксируют в актах и решениях о дальнейшем хранении.
• К уничтожению по акту - то, чьи сроки истекли: рабочие копии, дублеты, промежуточные версии. Списание оформляется актами после экспертизы - это законная процедура, а не «выброс».

Ошибка в любую сторону стоит денег: отправить в архив лишнее - переплатить за подготовку и получить возврат от комиссии, уничтожить нужное - создать риск, который не закрывается уже никак.

Чем НТД при ликвидации отличается от обычного архива?

Двумя вещами: состоянием массива и жёсткостью сроков. Проектный архив к моменту закрытия организации почти всегда в худшей форме, чем управленческий: чертежи хранились в рулонах и папках вперемешку с текстовой частью, описи не велись годами, часть томов разошлась по подрядчикам и заказчикам, что-то промокло на складе. Стандартная картина, с которой мы начинаем, - «архив был, архивариуса не было».

При этом сроки диктует не архив, а процедура: ликвидационный баланс, график конкурсного производства, требования суда. Готовить НТД «в спокойном режиме» не получится - объём работ, который в плановой сдаче растянулся бы на год, нужно пройти за месяцы. Это решается ресурсом и правильной последовательностью: сначала экспертиза и разделение потоков, потом обработка того, что действительно идёт в архив.

Сам порядок формирования дел НТД, описей с аннотациями и согласования с комиссией архива - отдельная большая тема: подробно мы разбираем её на странице о сдаче НТД в госархив.

Как мы работаем в сроки процедуры?

Отталкиваемся от вашего дедлайна, а не от удобного нам графика. Порядок такой:

1. Первичная оценка - дистанционно. По фото и описанию массива предварительно оцениваем масштаб. Это день-два, не недели.
2. Бесплатный выезд. Приезжаем по Москве и области, смотрим фактический объём и состояние, называем фиксированную сумму и реальный срок относительно вашей процедуры.
3. Экспертиза ценности. Делим массив на три потока: госхранение, хранение до истечения сроков, списание по актам.
4. Обработка и описи. Формируем дела по требованиям Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023, составляем описи НТД под требования принимающего архива.
5. Согласование и передача. Проходим комиссию архива, устраняем замечания за свой счёт, привозим дела, подписываем акт.
6. Справка о передаче. Финальный документ, который закрывает обязательство ликвидатора или конкурсного управляющего.

Если сроки критические, говорите об этом на первом звонке - выставим ресурс под объём и построим график от даты, к которой вопрос должен быть закрыт.

Что грозит, если НТД просто бросить или вывезти?

Юридически - неисполненное обязательство: за нарушение правил хранения архивных документов предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ, а для конкурсного управляющего брошенный архив - основание для жалоб кредиторов и претензий лично к нему.

Практически - потерянная информация: документация по построенным объектам нужна эксплуатирующим организациям, надзорным органам и проектировщикам реконструкций спустя десятилетия. «Исчезнувший» при ликвидации архив проектного института всплывает в запросах ещё много лет - только отвечать на них уже некому.

Какой у вас опыт работы с НТД при закрытии организаций?

Проверяемый в открытых источниках. Работаем с 2013 года. В профиле на Портале поставщиков Москвы - 227 исполненных государственных контрактов для московских заказчиков, а всего мы выполнили более 1000 проектов. Значительная часть - работа с технической и проектной документацией. Документы принимаем и передаём по акту, на выходе отдаём описи.

Самый показательный по масштабу проект - полный цикл подготовки и передачи проектной НТД объёмом до 17 000 дел в ГБУ «ЦГА Москвы»: от неструктурированного массива до утверждённых описей и подписанных актов. Заказчика не называем - работаем под NDA. В работе постоянно имеем дело с проектной и рабочей документацией по стадиям, изыскательскими материалами, альбомами чертежей, техусловиями - и знаем, как их принимают московские архивы.

Сколько стоит передача НТД при ликвидации?

Точная сумма считается после осмотра - она зависит от объёма массива, его состояния и доли документации постоянного хранения. Заочные расценки в этой работе не работают, поэтому цифр «до выезда» мы не называем.

Механика без сюрпризов:

1. Звонок и предварительная оценка по фото или описанию.
2. Бесплатный выезд по Москве и области - фиксированная сумма и график под сроки процедуры.
3. Договор - обработка - сдача в архив - справка о передаче.

После подписания договора сумма не меняется. УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ.

Частые вопросы о НТД при ликвидации

Чертежи повреждены: часть промокла, часть порвана. Возьмётесь? Да. Повреждённые документы - норма для ликвидационных проектов. Проводим экспертизу, обрабатываем то, что подлежит передаче, по утраченному оформляем акты - архивы принимают фонды с зафиксированными пробелами.

Сколько времени занимает весь процесс? От нескольких недель до нескольких месяцев - определяет объём и график комиссии принимающего архива. Назовите дедлайн процедуры на первом звонке: спланируем от него и скажем честно, что успеваем.

Кто отвечает за НТД при банкротстве - директор или управляющий? С момента открытия конкурсного производства - конкурсный управляющий: обеспечение сохранности и передача документов входит в его обязанности по статье 129 закона № 127-ФЗ. Мы регулярно работаем по договору именно с управляющими.

Проектная документация частично в электронном виде. Что с ней? Порядок приёма электронных архивных документов - форматы, контейнеры, подписи - принимающий архив определяет отдельно. Эта страница про бумажный массив, наш профильный скоуп. На выезде оценим бумажную часть и подскажем, что уточнить у архива по электронной.

Работаете за пределами Москвы? Москва и Московская область - основная география. По другим регионам решаем индивидуально в зависимости от объёма проекта.

С чего начать

НТД при ликвидации - тот вопрос, который не рассасывается сам: чем ближе финал процедуры, тем дороже каждая неделя простоя архива. Правильный момент заняться документацией - сейчас, пока сроки позволяют пройти путь спокойно.

Начните с звонка и пары фотографий массива - предварительную оценку дадим быстро. Затем бесплатный выезд, фиксированная сумма и работа под ключ до справки о передаче.

Актуально на август 2026. Материал подготовлен практикующими архивистами «Архив-про» на основе действующих нормативных актов.