ОКПД 2 и КОСГУ на архивную обработку документов в закупке

Закупку на архивную обработку документов обычно готовит человек, который до этого архивами не занимался. И спотыкается он обычно на трёх коротких вопросах: какой код ОКПД 2 поставить, на какую статью расходов это отнести и как обосновать цену, если поставщики считают в разных единицах. Сложность самих архивных работ тут ни при чём.

Ошибка в коде стоит дорого: поставили не тот - и заявку подали не те участники. Ошибка в статье расходов всплывёт позже, на проверке. Разберём по порядку: код, статья, цена, техзадание.

Коротко: код 91.01.12.000, подстатья 226, КВР 244

Если нужен быстрый ответ и вы вернётесь за подробностями позже:

• ОКПД 2 - 91.01.12.000 «Услуги архивов». Это код, по которому проходит большинство закупок на архивную обработку.
• КОСГУ - подстатья 226 «Прочие работы, услуги» (пункт 10.2.6 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н).
• КВР - 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
• НМЦК - метод сопоставимых рыночных цен, по методическим рекомендациям приказа Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567.
• Единица измерения - дело (единица хранения), а не коробка и не погонный метр.

Дальше - почему именно так и где спрятаны подводные камни.

Какой ОКПД 2 указать на архивную обработку документов?

Коротко: 91.01.12.000 «Услуги архивов». Это прямое попадание для работ по упорядочению документов: экспертизы ценности, формирования и оформления дел, составления описей, подготовки к передаче на хранение. Код входит в группировку 91.01 «Услуги библиотек и архивов».

Это подтверждается практикой: если отфильтровать профильные лоты на архивные работы в Москве и области, подавляющее большинство идёт по 91.01, а в карточках позиций стоит 91.01.12.000 с предметом вроде «услуги архивов прочие» или «сдача документов в архив на государственное хранение».

Для закупок через Портал поставщиков Москвы к коду добавляется КПГЗ - код предмета государственного заказа. Профильному архивному направлению соответствует 03.24.01.02.

Совет. Если сомневаетесь между кодами, посмотрите, как ту же работу объявляли другие заказчики: в ЕИС поиск по коду 91.01 плюс полнотекстовый поиск по словам «архивная обработка», «упорядочение документов», «научно-техническая обработка» покажет живые формулировки предмета.

Чем ОКПД 2 отличается от ОКВЭД и КПГЗ?

Коротко: ОКВЭД описывает вид деятельности юридического лица в ЕГРЮЛ, ОКПД 2 - конкретную продукцию или услугу в закупке, КПГЗ - предмет заказа в московской региональной системе. Это три разных классификатора, и подставлять один вместо другого нельзя.

Путаница из-за похожих цифр: у архивной компании в ЕГРЮЛ основной ОКВЭД чаще всего 91.01 «Деятельность библиотек и архивов», и код ОКПД 2 начинается так же. Назначение разное:

• ОКВЭД - «чем компания занимается по уставу». По нему ищут исполнителей и проверяют, профильный ли поставщик.
• ОКПД 2 - «что именно закупается». По нему формируют извещение, и по нему поставщики находят вашу закупку.
• КПГЗ - надстройка для закупок Москвы, работает вместе с ОКПД 2.

Требовать от участника конкретный ОКВЭД как условие допуска - ограничение конкуренции. А проверить профильный ОКВЭД у победителя при заключении контракта - разумная предосторожность.

Когда вместо 91.01.12 нужен 82.19.13?

Коротко: когда предмет закупки - подготовка и копирование документов: сканирование, оцифровка, распознавание, подготовка комплектов. Архивного упорядочения в такой закупке нет. Тогда подходит 82.19.13 «Услуги по подготовке документов и прочие услуги по обеспечению деятельности офиса».

Ориентир простой - что остаётся у заказчика на выходе:

Что закупаете	Код ОКПД 2
Упорядочение архива, экспертиза ценности, описи, переплёт дел	91.01.12.000
Сканирование и оцифровка документов, подготовка комплектов	82.19.13
Создание электронного архива, обработка и размещение данных	63.11.1

Если в одной закупке и обработка, и оцифровка, код ставят по основной, наиболее дорогой части работ, а остальное описывают в техническом задании как состав услуги. Дробить одну работу на две закупки ради «удобного» кода не нужно.

На какую подстатью КОСГУ отнести архивную обработку?

Коротко: на подстатью 226 «Прочие работы, услуги». Основание - пункт 10.2.6 Порядка применения классификации операций сектора государственного управления (приказ Минфина России от 29.11.2017 № 209н): на эту подстатью относят работы и услуги, не отнесённые на подстатьи 221-225.

Здесь бухгалтера ждёт неприятный сюрприз, из-за которого и возникает вопрос. Архивная обработка в перечне пункта 10.2.6 прямо не названа. В перечне есть типографские работы, ксерокопирование, проектные, информационные, медицинские, охранные, нотариальные, юридические услуги - а архивных услуг как отдельной позиции нет.

Так устроена сама подстатья: 226 работает по остаточному принципу. Логика такая:

1. Проверяем подстатьи 221-225 - связь, транспорт, коммунальные услуги, аренда, работы по содержанию имущества. Архивная обработка ни под одну не подходит.
2. Проверяем 228 - технологическое присоединение к сетям. Не подходит.
3. Остаётся 226.

Если бухгалтерия просит опору прямо в тексте перечня: переплётные работы в 226 поименованы явно. Переплёт дел - обязательная часть обработки документов постоянного и долговременного хранения, и вся работа идёт по той же подстатье.

В 2026 году Порядок № 209н правился приказом Минфина России от 10.12.2025 № 176н, но архивных услуг правка не коснулась: она уточняет разграничение 226 и 228 по расходам на подключение к инженерным сетям. Для архивной обработки подстатья та же - 226.

Внимание. Если в закупке есть не только услуги, но и материалы, которые заказчик приобретает отдельно (короба, обложки, бумага), эти расходы идут по статьям, соответствующим материальным запасам, минуя 226. Когда материалы включены в стоимость услуги подрядчика, разделять ничего не нужно.

Какой КВР ставить рядом с КОСГУ 226?

Коротко: 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Это стандартная связка для закупки услуг казённым, бюджетным и автономным учреждением по 44-ФЗ.

КВР и КОСГУ работают в паре: вид расходов показывает, в каком порядке тратим, КОСГУ - что именно покупаем. Для архивной обработки это 244 + 226. Если работы выполняет физическое лицо по гражданско-правовому договору, связка будет другой, и такой вариант стоит согласовать с бухгалтерией отдельно.

Как обосновать НМЦК на архивную обработку?

Коротко: методом сопоставимых рыночных цен (анализа рынка). Он приоритетный по статье 22 44-ФЗ, а формулы и формы обоснования даны в методических рекомендациях приказа Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567.

Важная оговорка про сроки: с 1 июля 2026 года порядок обоснования НМЦК обновлён. Приоритет метода анализа рынка ужесточили - отступить от него и взять другой метод теперь можно только в случаях, прямо предусмотренных Правительством, а не по свободному «обоснованию невозможности». Одновременно расширили требования к раскрытию расчёта в ЕИС: публикуются даты коммерческих предложений, обоснование сопоставимости и ссылки на применённые нормы. Отдельно действует правило про отраслевые порядки: если для вида услуг утверждён специальный порядок расчёта, он применяется без обоснования невозможности методов из части 1 статьи 22. Приказ 567 при этом не отменён, но сверяться нужно с действующей редакцией статьи 22.

Порядок сбора ценовой информации

1. Опишите объект закупки до запроса цен. Не «архивная обработка документов», а объём в делах, категории документов, состав операций, требования к оформлению. Без этого поставщики посчитают разное, и цены будут несопоставимы.
2. Направьте запросы о предоставлении ценовой информации. Рекомендуется обратиться не менее чем к пяти поставщикам, чтобы для расчёта осталось не менее трёх цен.
3. Отбракуйте несопоставимые предложения. Если один посчитал за дело, а другой за коробку - это не разброс цен, это разные единицы. Возвращайте на уточнение.
4. Посчитайте по формуле из приказа 567 и проверьте коэффициент вариации. Слишком большой разброс - признак, что описание объекта закупки понято по-разному.
5. Приложите обоснование к извещению вместе с полученными ответами.

Ориентир для самопроверки - опубликованные прейскуранты государственных архивов на платные работы: они рассчитаны по нормам времени и показывают структуру цены. Коммерческие предложения они не заменяют, но заметить занижение помогают.

В каких единицах измерять объём работ?

Коротко: в делах (единицах хранения). Дело - это подшитый и оформленный том, и именно над ним выполняется полный цикл операций. Коробка, погонный метр полки и килограмм бумаги для расчёта не годятся.

Коробки наполнены по-разному: в одной десять сформированных папок, в другой - навал документов, который ещё предстоит разобрать. Если в задании стоит «100 коробок», каждый участник заложит свой коэффициент риска, и предложения разъедутся в разы.

Что указать в техническом задании

Чтобы предложения стали сопоставимыми, опишите:

• ориентировочное количество дел после обработки и категории документов (управленческие, по личному составу, научно-техническая документация);
• сроки хранения: постоянного, свыше 10 лет, по личному составу - от этого зависит состав обязательных операций;
• состав работ по каждому делу: экспертиза ценности, разброшюровка, систематизация, нумерация, лист-заверитель, подшивка или переплёт, оформление обложки, описи, акт о выделении к уничтожению;
• нужна ли передача документов в государственный архив или муниципальный и в какой именно;
• условия работы: на территории заказчика или с вывозом, наличие требований к допуску сотрудников.

Точного количества дел у большинства заказчиков нет, и это нормально: в задании указывают ориентир с допустимым отклонением и предусматривают уточнение объёма после первичного осмотра.

Какие нормативы указать в описании объекта закупки?

Коротко: базовый набор - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) и Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения (приказ Росархива № 236).

Требования к участникам и к результату описывают по статье 33 44-ФЗ: характеристики объекта закупки должны быть объективными и не ограничивать конкуренцию. Практически это значит:

• ссылаться на нормативные акты и требования принимающего архива - можно и нужно;
• требовать, чтобы дела были оформлены в соответствии с Правилами - можно;
• требовать конкретную марку материалов, наличие определённого оборудования или опыт работы именно с вашим ведомством - рискованно, это типовой повод для жалобы в ФАС.

Отдельно пропишите порядок приёмки: по описи, с проверкой оформления дел, с актом. Приёмка «по факту выполнения» ведёт к спорам: слишком много деталей видно только при полистной проверке.

Пять ошибок, из-за которых закупка срывается

Коротко: чаще всего закупку ломают неверный код, объём в коробках, отсутствие нормативной привязки, требования под конкретного поставщика и приёмка без описи.

1. Код по ОКВЭД вместо ОКПД 2. Профильные поставщики закупку не находят, приходят случайные.
2. Объём в коробках или метрах. Предложения несопоставимы, обоснование НМЦК разваливается.
3. Техзадание без состава операций. Победитель делает минимум, принимающий архив дела не берёт, работу переделывают за свой счёт.
4. Требования под конкретного исполнителя. Жалоба в ФАС и потеря времени.
5. Приёмка без описи и акта. Спор о количестве дел, который нечем закрыть документально.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли объявить закупку по коду 82.19.13, если работы архивные? Формально код выбирает заказчик, но лучше ставить 91.01.12.000: по нему закупку найдут профильные исполнители. 82.19.13 уместен, когда основная часть работ - сканирование и подготовка документов.

Нужна ли лицензия на архивную обработку? Нет, лицензирование не предусмотрено. Если документы содержат сведения ограниченного доступа, требования к исполнителю определяет режим этих сведений.

Что делать, если бухгалтерия настаивает на другой подстатье? Попросите указать, какой именно подстатье из 221-225 соответствует работа. Если такой нет, остаётся 226 - это и есть аргумент, а опора в тексте перечня - переплётные работы.

Можно ли включить в одну закупку обработку и передачу документов в государственный архив? Да, это распространённая практика: передача - логичное завершение обработки. В техническом задании укажите конкретный принимающий архив, его требования к оформлению и порядку согласования описей. Отдельная тема - номенклатура дел, с которой начинается порядок в текущем делопроизводстве.

---

Если нужно оценить объём и состав работ до объявления закупки - посмотрите, из каких операций складывается архивная обработка документов и что входит в подготовку документов к передаче на государственное хранение. Для бюджетных и федеральных учреждений порядок описан отдельно: передача документов на постоянное хранение.

Итог

Три решения закрывают почти всю подготовку закупки на архивную обработку: код ОКПД 2 - 91.01.12.000, подстатья КОСГУ - 226 с КВР 244, объём - в делах, а не в коробках. Изменения Порядка 209н, вступающие в силу 7 февраля 2026 года, архивных услуг не касаются.

Остальное решает техническое задание. Чем точнее в нём описан состав операций и требования принимающего архива, тем меньше разброс в предложениях и тем меньше шансов, что работу придётся переделывать после приёмки.

Пример из практики: чаще всего закупку приходится переигрывать из-за объёма. Заказчик указывает в техническом задании количество коробок, участники считают по-своему, а после вскрытия выясняется, что дел вдвое больше, чем предполагалось. Осмотр до объявления закупки снимает этот риск: объём фиксируется в делах и попадает в техническое задание уже проверенной цифрой.

Компания «Архив-про» занимается архивной обработкой под ключ с 2013 года: научно-техническая документация, документы постоянного срока хранения и запущенные архивы - в том числе там, где за работу не берутся другие. За это время выполнено больше 1000 проектов, 227 из них - государственные контракты, открытые в реестре. Работаем с федеральными и бюджетными учреждениями, участвуем в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Реестр исполненных контрактов открыт на Портале поставщиков Москвы. ООО «Архив-про», ИНН 7716737493, ОГРН 1137746117365. Работаем на УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ.

Обсудить закупку и получить расчёт по делам: оставьте заявку или позвоните - +7 (495) 255-08-82.

Автор: Соколов Николай, директор компании «Архив-про». Занимается архивной обработкой с 2013 года, ведёт проекты по научно-технической документации и сдаче документов на государственное хранение.

Источники
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 22.1.
- Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе...», ст. 22 в редакции, действующей с 01.07.2026 (обоснование НМЦК), ст. 33 (описание объекта закупки).
- Приказ Минфина России № 209н от 29.11.2017 - Порядок применения КОСГУ, п. 10.2.6 (подстатья 226).
- Приказ Минфина России № 176н от 10.12.2025 - изменения в Порядок № 209н (Минюст 26.01.2026 № 85070).
- Приказ Минэкономразвития России № 567 от 02.10.2013 - Методические рекомендации по определению НМЦК.
- ОК 034-2014 (КПЕС 2008) - классификатор продукции по видам экономической деятельности, коды 91.01.12, 82.19.13.
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
- Приказ Росархива № 111 от 08.08.2022 - типовые нормы времени и выработки на работы (услуги) архивов.
- Прейскурант ГБУ «Мосархив», Приказ № 212 от 31.08.2023 - публичный ценовой ориентир.