Сроки хранения документов в организации: как считать

Срок хранения документов - это период, в течение которого документы хранятся; его устанавливают нормативные акты и результаты экспертизы ценности (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 46). Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов - приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. С какого дня их считать, говорит другой документ: пункт 12 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством.
На этих двух правилах спотыкаются многие акты на уничтожение, которые мы видим у заказчиков: срок берут верно, а считают его от даты на документе. Ниже - где искать срок, как читать пометки Перечня, сроки по 17 статьям для приказов, кадров и бухгалтерии и что бывает, когда дело уходит под нож на год раньше.

Где искать срок хранения документа?

Для типовых управленческих документов срок ищут в Перечне № 236. Он утверждён во исполнение части 3 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и обязателен для всех организаций независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня). Искать удобнее через алфавитный указатель в конце.
Для отраслевой документации работают свои перечни. Научно-техническая и проектная документация живёт по Перечню из приказа Росархива № 142 от 28.12.2021, к нему выпущена Инструкция по применению - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023. Как устроен разбор такого массива - на странице архивной обработки НТД.

С какого дня считать срок хранения?

Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Норма стоит в пункте 12 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов - приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 (Минюст 06.09.2023 № 75119, применяется с 17.09.2023).
Пример на датах. Накладная выписана в марте 2020 года и подшита в дело за 2020 год, срок по статье 277 Перечня - 5 лет. Отсчёт начинается 1 января 2021 года, пять лет истекают 31 декабря 2025 года, уничтожать дело можно не раньше 1 января 2026 года. Если считать от даты накладной, дело «истечёт» в марте 2025 года - на девять месяцев раньше положенного.
Ловушка в ссылках. В интернете правило отсчёта часто приписывают Перечню № 236 и ссылаются на пункт «4.1»: так в Перечне пронумерован заголовок раздела «Бухгалтерский учёт и отчётность», нормы об исчислении там нет. Для отсчёта важен год закрытия дела, дата на документе роли не играет. Переходящее дело считайте от года, в котором закрыт последний документ.

Что означают «Постоянно», «До ликвидации организации» и «До минования надобности»?

Три формулировки Перечня, которые читают неверно чаще всего. Расшифровка стоит в сносках к графе «Срок хранения» и зависит от статуса организации.

Постоянно. Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов - передача документов в архив после истечения срока временного хранения в организации. У организаций вне списка источников комплектования срок не может быть меньше десяти лет.
До ликвидации организации. Документы хранятся, пока организация существует. При ликвидации проходят экспертизу ценности и могут попасть в состав Архивного фонда.
До минования надобности. Срок определяет сама организация, но он не может быть меньше одного года.

Что относится к документам постоянного срока и как их оформляют - на странице про документы постоянного срока хранения.

Что значит отметка ЭПК рядом со сроком?

Отметка ЭПК означает, что после истечения срока часть документов может быть отобрана на постоянное хранение. ЭПК - экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Пометка стоит, например, у статей 11, 296, 434, 435, 444 и 445.
Дальше развилка по пункту 30 Правил № 77 от 31.07.2023. Источник комплектования утверждает описи в ЭПК архивного учреждения, и судьбу дел с отметкой решает комиссия. Организация вне этого списка согласовывает описи собственной экспертной комиссией и по истечении срока решает сама. Порядок отбора описан на странице экспертизы ценности документов.

Как считать 50/75 лет по личному составу?

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные после этой даты - 50 лет. Норма - статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, в Перечне она записана как «50/75 лет».
Граница проходит по дате окончания делопроизводства. Личное дело работника, принятого в 1998 году и уволенного в 2005-м, закрыто в 2005 году и хранится 50 лет: с 1 января 2006 года до конца 2055 года. Кадровая часть архива целиком - в материале о сроках хранения документов по личному составу и на странице архивной обработки кадровых документов.

Сколько хранить основные документы организации?

Ниже - статьи Перечня № 236, по которым чаще всего идёт спор при приёмке в архив и на проверке. Срок у каждой строки сверен с первоисточником, номер статьи - для графы 4 номенклатуры и для акта.

Управление и делопроизводство

Уставы, положения организации. Срок: постоянно; основание: ст. 28.
Приказы по основной деятельности. Срок: постоянно, в организациях вне источников комплектования - до ликвидации; основание: ст. 19 «а».
Приказы по административно-хозяйственным вопросам. Срок: 5 лет; основание: ст. 19 «б».
Договоры, для которых нет отдельной статьи Перечня. Срок: 5 лет ЭПК после истечения срока действия; основание: ст. 11.
Номенклатура дел организации. Срок: постоянно, у структурных подразделений - 3 года; основание: ст. 157.
Описи дел. Срок: постоянного хранения - постоянно, по личному составу - 50/75 лет; основание: ст. 172.

Кадры

Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 434 «а».
Приказы о ежегодных отпусках и командировках. Срок: 5 лет, при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет; основание: ст. 434 «б», «г».
Приказы о дисциплинарных взысканиях. Срок: 3 года; основание: ст. 434 «д».
Трудовые договоры и соглашения к ним. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 435.
Личные карточки работников. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 444.
Личные дела руководителей и работников. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 445.
Документы о несчастных случаях на производстве. Срок: 45 лет по месту составления, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно; основание: ст. 425.

Бухгалтерия и налоги

Первичные учётные документы. Кассовые и банковские документы, накладные, акты, авансовые отчёты. Срок: 5 лет при условии проведения проверки; основание: ст. 277.
Годовая бухгалтерская отчётность. Срок: постоянно, промежуточная - 5 лет; основание: ст. 268.
Налоговые декларации. Срок: 5 лет; основание: ст. 310.
Лицевые счета работников и карточки-справки по зарплате. Срок: 50/75 лет ЭПК; основание: ст. 296.

Базовое требование к бухгалтерии стоит ещё и в статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: первичка, регистры и отчётность - не менее пяти лет после отчётного года. Подробнее - в статье о сроках хранения бухгалтерских документов.
По одной статье срок определяется за минуту. По массиву в несколько сотен коробок почти всегда всплывают дела смешанного состава, и такие массивы мы разбираем в ходе архивной обработки документов: более 300 000 дел сдано в архив.

Как считать сроки с оговоркой «после» и «при условии»?

У части статей срок стартует от события, названного в примечании. Правило 1 января работает и здесь: сначала наступает событие, затем срок считается с 1 января следующего года.

«После истечения срока действия договора». Договор по ст. 11 закончился в 2022 году - 5 лет ЭПК идут с 1 января 2023 года, до конца 2027 года.
«При условии проведения проверки». Первичка по ст. 277 не уничтожается, пока период не закрыт проверкой или ревизией. При споре - до решения по делу.
«До востребования». Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы) по ст. 449 ждут владельца; невостребованные хранятся 50/75 лет.

Можно ли сократить или продлить срок хранения?

Сократить срок, установленный Перечнем, организация не может - он обязателен для всех. К Перечню выпущена Инструкция по его применению - приказ Росархива № 237 от 20.12.2019.
Увеличить срок организация вправе своим решением: увеличенный срок ставится в графе 4 номенклатуры дел рядом с номером статьи Перечня. Сама номенклатура обязательна для всех организаций по пункту 7 Правил № 77 от 31.07.2023. Для видов документов, которые есть в отраслевом перечне, срок берут из него: № 236 - типовой перечень, отраслевой описывает документы конкретной сферы.

Что грозит за ошибку в расчёте срока?

Дело, уничтоженное на год раньше, для проверяющего выглядит как отсутствие документа. Дальше включаются две линии ответственности.

Статья 13.20 КоАП (ред. ФЗ № 341-ФЗ от 15.10.2020) - нарушение правил хранения архивных документов: должностные лица 3 000-5 000 рублей, юридические лица 5 000-10 000 рублей. Для корпоративных документов хозяйственных обществ работает статья 13.25: часть 1 - для акционерных обществ, часть 2 - для ООО и унитарных предприятий, штраф юрлицу там доходит до 300 000 рублей.
Статья 120 Налогового кодекса - отсутствие первичных документов и регистров: 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за несколько периодов, при занижении налоговой базы - 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Дороже штрафа обходится восстановление: запросы контрагентам, дубликаты выписок, суд по справке о стаже. Разбор сумм - в разборе штрафах за нарушение правил хранения документов.

Пример из практики: акт, посчитанный от даты документа

Производственное предприятие из Подмосковья готовило к уничтожению несколько сотен дел бухгалтерии и кадров и попросило проверить акт до вывоза. Сроки в акте считали от даты первого документа в деле, отметки ЭПК не учитывали.
При полистной проверке выяснилось: первичка за последний год ещё не истекла по правилу 1 января, приказы по личному составу попали в акт вместе с приказами об отпусках, а годовая отчётность лежала в одной папке с промежуточной.
Мы пересчитали сроки с 1 января следующего года, разделили массив и составили новый акт со статьёй Перечня по каждой позиции. К уничтожению ушло примерно на четверть меньше дел, зато под проверку у предприятия остались все документы, которые оно обязано предъявить.

Сколько стоит определить сроки и разобрать архив?

Определение сроков входит в архивную обработку: срок ставится в ходе экспертизы ценности, когда дело разобрано полистно. Стоимость считаем за дело - от 2 020 рублей за дело, минимальный бюджет проекта от 100 000 рублей. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000. Точную сумму называем после осмотра и фиксируем в договоре. Состав работ - на странице услуг и цен.

Частые вопросы

С какого дня считать срок, если дело закрыто в декабре?

С 1 января следующего года, как и для дела, закрытого в январе. Дело за декабрь 2024 года считается с 1 января 2025 года, дело за январь 2025 года - с 1 января 2026 года.

Что делать, если документа нет в Перечне № 236?

Сначала проверьте отраслевой перечень, для научно-технической документации это Перечень по приказу Росархива № 142 от 28.12.2021. Если вид документа не назван нигде, срок определяет экспертная комиссия организации - на практике по аналогии с ближайшей статьёй - и закрепляет его в номенклатуре.

Можно ли уничтожить документ сразу после истечения срока?

Только по акту о выделении документов к уничтожению после экспертизы ценности. У первички по ст. 277 к тому же должна быть закрыта проверка. Как проходит отбор - в материале о порядке экспертизы ценности документов.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности с определением сроков по Перечню, описи, номенклатура дел, переплётные работы и подготовка к передаче в государственный архив. Берём НТД и запущенные архивы. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Если организация закрывается - готовим архив к сдаче по статье 23 закона № 125-ФЗ, порядок на странице про архив при ликвидации ООО.
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Разбор подготовили архивисты «Архив-про» по нормам в редакции на сентябрь 2026 года. Команда работает с архивами предприятий, госучреждений и арбитражных управляющих с 2013 года: более 1 000 выполненных проектов и 227 исполненных государственных контрактов. Подробнее - на странице о нас.

Источники

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 6, 22.1, 23.
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, п. 7, 12, 30.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов; Инструкция по его применению - приказ Росархива № 237 от 20.12.2019.
Приказ Росархива № 142 от 28.12.2021 - Перечень по научно-технической документации; Инструкция - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023.
Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011, ст. 29; КоАП РФ, ст. 13.20 и 13.25; НК РФ, ст. 120.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 46, 105.