Штрафы за нарушение правил хранения документов

Штраф за архив редко приходит сам по себе. Он выпадает попутно: налоговая запрашивает первичку за позапрошлый год, трудовая инспекция - приказы по личному составу, арбитражный управляющий - документы ликвидируемой площадки. Бумаги не находятся, и дальше включается статья.
Если коротко: по статье 13.20 КоАП юридическое лицо платит от 5 000 до 10 000 рублей, по части 1 статьи 13.25 - уже до 300 000, а по статье 120 Налогового кодекса санкция считается процентом от недоплаченного налога. Ниже разбираем каждую норму с суммами, действующими редакциями и ссылками на правила, за нарушение которых эти штрафы и выписывают.

Сколько штрафуют по статье 13.20 КоАП?

Статья 13.20 КоАП наказывает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Суммы действуют в редакции Федерального закона № 341-ФЗ от 15.10.2020.

ст. 13.20 КоАП. Кто: граждане; штраф: 1 000-3 000 руб.
ст. 13.20 КоАП. Кто: должностные лица; штраф: 3 000-5 000 руб.
ст. 13.20 КоАП. Кто: юридические лица; штраф: 5 000-10 000 руб.

Сумма выглядит скромно, но 13.20 почти никогда не приезжает одна: она фиксирует факт беспорядка, а деньги списывают по соседним статьям. И в самой 13.20 стоит оговорка: «за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25».

Почему статью 13.20 путают со статьёй 13.25?

Между двумя статьями разрыв в тридцать раз. Статья 13.20 - про архивные документы и правила их хранения. Статья 13.25 - про корпоративные документы хозяйственных обществ, и там другой порядок сумм.

ч. 1 ст. 13.25 КоАП. Кто: должностные лица; штраф: 2 500-5 000 руб.
ч. 1 ст. 13.25 КоАП. Кто: юридические лица; штраф: 200 000-300 000 руб.

Часть 1 касается акционерных обществ, профучастников рынка ценных бумаг, управляющих компаний и специализированных депозитариев инвестфондов и НПФ. Часть 2 - ООО и унитарных предприятий, суммы там те же. Отдельные части статьи 13.25 адресованы другим организационным формам, и цифры там свои: норму в конкретном случае смотрят по действующей редакции КоАП.
Список документов, которые общество обязано хранить, задан корпоративным законодательством: статья 89 Федерального закона № 208-ФЗ от 26.12.1995 для акционерных обществ и статья 50 Федерального закона № 14-ФЗ от 08.02.1998 для ООО. Состав таких документов задан прямо в этих статьях, и потеря любого из них обсуждается уже по 13.25.

Что грозит по Налоговому кодексу?

Статья 120 НК наказывает за грубое нарушение правил учёта, и отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учёта попадает в неё напрямую. Санкций там три.

ст. 120 НК, п. 1. Когда: нарушение в пределах одного налогового периода; штраф: 10 000 руб.
ст. 120 НК, п. 2. Когда: нарушение больше чем в одном налоговом периоде; штраф: 30 000 руб.
ст. 120 НК, п. 3. Когда: отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы; штраф: 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Почему 40 000 - это нижняя граница

Третий пункт теряют чаще всего: в пересказах он превращается в «максимум сорок тысяч». Формулировка обратная. 40 000 рублей - нижняя граница санкции, а реальная цифра считается процентом от недоплаченного налога. Если утраченная папка закрывала расходы на несколько миллионов, размер штрафа посчитают от этих миллионов.

Какие именно правила нарушают?

Штраф по 13.20 выписывают за нарушение правил, и у этих правил есть конкретный адрес. Это Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - действующие Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 № 75119, применяются с 17.09.2023).
Приказ адресован государственным органам, органам местного самоуправления и организациям, то есть распространяется и на коммерческие компании. Основание - часть 5 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.
Что проверяют по Правилам в первую очередь:

п. 51. Объём дела: не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Ограничения работают вместе, одни листы - неполный ответ.
п. 7. Порядок формирования дел в негосударственной организации устанавливается её локальными нормативными актами. Послабление реальное, но оно требует, чтобы такой акт у вас был.
п. 11. Приложения № 1 и № 2 - рекомендуемый образец, а не жёсткая форма. Особенности формирования дела и вид носителя указываются в графе «Примечания» номенклатуры.
п. 30. Описи источника комплектования утверждает ЭПК архивного учреждения, у остальных организаций описи согласовывает собственная экспертная комиссия. «Утверждает» и «согласовывает» в Правилах не синонимы.

Ловушка в нумерации: приказов Росархива № 77 два - от 31.07.2023 (Правила) и от 25.06.2025 (доступ к документам ограниченного доступа). Номер пишут вместе с датой.
Если в компании накопилась научно-техническая и проектная документация, к ней применяется свой порядок - он разобран на странице архивной обработки НТД.

На какие нормы ссылаться уже нельзя?

Внутренние инструкции, которые мы видим у заказчиков, нередко ссылаются на документы, утратившие силу. Проверяющий замечает это на первой странице.

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015. Правила 2015 года отменены приказом Минкультуры № 2367 от 08.08.2023, силу утратили с 17.09.2023.
«Правила Росархива 2015 года». Такого документа не существует, это ошибка, растиражированная по сайтам-агрегаторам.
Перечень по НТД № 1182. Заменён Перечнем, утверждённым приказом Росархива № 142 от 28.12.2021.
МДС 12-51.2009. Документ про организацию стройплощадки, к архивному хранению отношения не имеет.

Обратный случай тоже встречается. Приказ Росархива № 24 от 02.03.2020 действует, но это Правила для государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций. Называть его отменённым неверно, применять к обычной организации-заказчику - тоже.

Откуда проверяющий берёт срок хранения?

Срок хранения организация не назначает сама. Его берут из перечней, и по ним же считают, была ли утрата нарушением. Основной справочник - Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

ст. 277 Перечня № 236. Первичные учётные и связанные с ними оправдательные документы: 5 лет при условии проведения проверки, а при спорах - до принятия решения по делу.
ст. 434 «а». Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении, оплате труда: 50/75 лет ЭПК.
ст. 445. Личные дела руководителей и работников: 50/75 лет ЭПК.
ст. 157. Номенклатура дел организации: постоянно, у структурных подразделений - 3 года.
ст. 172. Описи дел постоянного хранения: постоянно; по личному составу: 50/75 лет.

Пометка ЭПК означает, что окончательную судьбу дела определяет экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.
Для научно-технической и производственной документации работает Перечень из приказа Росархива № 142 от 28.12.2021, к нему выпущена Инструкция по применению - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023. По личному составу срок задан статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ: 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после. Границу берут по дате, когда делопроизводство завершено. Дата создания документа значения не имеет. Подробный разбор сроков - в материале про сроки хранения документов в организации, а порядок отбора - на странице экспертизы ценности документов.

Что обходится дороже штрафа

Самые тяжёлые последствия в КоАП вообще не описаны. Деньгами по КоАП утрата кадровых документов обычно не измеряется, зато восстановление сведений о стаже идёт через суд, и издержки там кратно больше любой из перечисленных сумм. Иск подаёт бывший сотрудник, ответчиком выступает работодатель.
При ликвидации вступает статья 23 Федерального закона № 125-ФЗ: документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив. В банкротстве ту же обязанность несёт конкурсный управляющий по статье 129 Федерального закона № 127-ФЗ, и спрашивают за неё лично с него. Как это устроено - на странице для арбитражных и конкурсных управляющих.

Как это выглядит в практике

В нашей практике сюжет повторяется в двух вариантах, и ни один не начинается с архивной проверки.

Бывший работник просит справку о стаже за девяностые. Приказы по личному составу тех лет есть, но разложены по годам вперемешку с хозяйственной перепиской. Ответ уходит за пределы законного срока, человек идёт в суд.
Компания продаёт или закрывает производственную площадку. Выясняется, что проектная и исполнительная документация не описана. Без описи сделка встаёт.

Общее у обоих: нарушение вскрывает срочно понадобившийся документ, инспектор приходит вторым номером. После архивной обработки под ключ дело находят по описи за минуты.

С чего начать, чтобы снять основной риск?

Порядок действий, который работает и без подрядчика, если внутри есть свободные руки.

Посчитайте объём в погонных метрах (это длина полок, занятых документами) и разделите по видам: управленческие, кадровые, бухгалтерские, технические.
Проверьте, есть ли действующая номенклатура дел и когда её последний раз пересматривали.
Сверьте внутреннюю инструкцию по делопроизводству со ссылками на Приказ № 77 от 31.07.2023 и Перечень № 236, уберите упоминания отменённых актов.
Отберите документы с истёкшими сроками через экспертизу ценности и оформите результат актом.
Опишите дела постоянного хранения и по личному составу, согласуйте описи с экспертной комиссией.
Отдельно закройте кадровый блок - его спрашивают чаще всего. Что готовить - на странице про подготовку кадрового архива к проверке ГИТ.
Если организация ликвидируется, сразу планируйте передачу документов в госархив: архив принимает только обработанные дела, и очередь на приём живёт месяцами.

Частые вопросы

Штрафуют организацию или конкретного человека?

По статье 13.20 КоАП возможны оба варианта: должностное лицо платит 3 000-5 000 рублей, организация - 5 000-10 000. Нередко выписывают оба сразу.

Архив сдан на хранение подрядчику, ответственность переходит на него?

Обязанность обеспечить сохранность остаётся на организации: фонд принадлежит ей. Перед проверяющим отвечает компания.

Документы уничтожены пожаром или заливом. Это освобождает от штрафа?

Соберите комиссию, оформите утрату актом и приложите документы о происшествии. Без оформления утрата выглядит как нарушение правил хранения.

Можно ли перевести бумажный архив в электронный вид и не хранить оригиналы?

Сканирование не отменяет сроков хранения подлинников. Уничтожить бумажный оригинал можно только после того, как срок по перечню истёк и проведена экспертиза ценности.

Пример из практики: как считался штраф

Производственная компания из Московской области получила запрос налоговой на первичные документы за два закрытых года. Первичка лежала в коробках без описи, часть накладных и актов за один из периодов не нашлась. Инспекция зафиксировала отсутствие документов сразу в двух налоговых периодах.

Основание. Статья 120 НК, пункт 2: нарушение больше чем в одном периоде, штраф 30 000 рублей.
Что удалось снять. Расходы по утраченным накладным бухгалтерия подтвердила банковскими выписками и документами контрагентов, поэтому занижения налоговой базы инспекция не установила и третью санкцию в 20 % не применила.

После проверки мы описали бухгалтерский блок за все годы и составили акт на дела с истёкшими сроками. Повторный запрос через год закрыли за два дня по описи.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплётные работы и передача в государственный архив. Берём научно-техническую документацию и запущенные архивы, в том числе те, от которых отказались другие подрядчики. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Компания на УСН, НДС не выделяем. Стоимость считаем за дело после осмотра, фиксируем в договоре и в процессе не меняем.
Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Разбор подготовили специалисты «Архив-про». С 2013 года мы обрабатываем архивы промышленных предприятий, строительных и проектных организаций, госструктур и арбитражных управляющих. Подробнее о команде - на странице о нас.

Источники

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 13.20 (ред. ФЗ № 341-ФЗ от 15.10.2020) и ст. 13.25.
Налоговый кодекс Российской Федерации, ст. 120.
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 14, 22.1, 23.
Федеральный закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 129.
Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995, ст. 89; Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998, ст. 50.
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
Приказ Росархива № 142 от 28.12.2021 и Инструкция по его применению - приказ Росархива № 154 от 12.12.2023.