Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков хранения. Требования установлены Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива № 77 от 31.07.2023, Минюст 06.09.2023, № 75119). Правила адресованы государственным органам, органам местного самоуправления и организациям, то есть и коммерческой компании: часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ.
Зачем организации номенклатура дел?
Номенклатура задаёт, какие дела заводятся в году, под какими заголовками и на какой срок хранения. Из неё вырастает остальное: формирование дел, обложка, опись, акт о выделении к уничтожению. Сотрудник не решает сам, куда положить документ: место определено заранее, а срок назначают на этапе планирования, а не когда коробки уже стоят в коридоре.Индекс переходит на обложку дела и в опись дел, связывая делопроизводство с архивом в цепочку. Электронный документооборот номенклатуру не отменяет: по пункту 10 Правил она включается в СЭД как справочник для учёта документов.
Из каких граф состоит номенклатура дел?
Коротко: граф пять, и заполняются они в разное время. Три закрываются при составлении, одна - по окончании года, ещё одна дополняется по ходу. Формы вынесены в приложения № 1 и № 2 к Правилам: сводная по организации и номенклатура структурного подразделения.- Графа 1. Что в ней: индекс дела; когда заполняется: при составлении.
- Графа 2. Что в ней: заголовок дела; когда заполняется: при составлении.
- Графа 3. Количество томов (частей). Единственная, которую закрывают задним числом: по окончании года и по фактически заведённым делам.
- Графа 4. Что в ней: срок хранения и номер статьи по перечню; когда заполняется: при составлении.
- Графа 5. Примечания. Живёт весь год: часть отметок появляется при составлении, часть по ходу делопроизводства.
Как устроен индекс дела?
Индекс собирается из кода подразделения и порядкового номера дела внутри раздела. Пишут его через дефис: 05-14 читается как четырнадцатое дело пятого подразделения. Разделы соответствуют подразделениям либо направлениям деятельности, если подразделений нет. Код берут из утверждённой структуры и держат, пока подразделение существует; порядковые номера идут подряд, без пропусков.Почему индексацию не переделывают посреди года
Индекс уходит на обложку, оттуда в опись, из описи - в учётные документы архива. Смена схемы посреди года означает, что половина дел описана по одной логике, половина по другой, и в опись их не свести. Индексацию меняют с нового года.Переходящие дела
Дело, не законченное делопроизводством в календарном году, переносят в номенклатуру следующего года с тем же индексом и с отметкой в примечаниях. Срок считают от года, в котором делопроизводство завершено, а не от года заведения.Что писать в графе срока хранения?
Коротко: в графе 4 пишут и срок, и номер статьи перечня, по которой он определён. Ссылка на статью - первое, что смотрит архив: без неё срок выглядит назначенным на глаз. Управленческие документы идут по Перечню типовых управленческих документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019), научно-техническая - по отдельному Перечню, приказ Росархива № 142 от 28.12.2021.Как это выглядит в строке номенклатуры (бухгалтерские статьи Перечня отдельно разобраны в материале «Сроки хранения бухгалтерских документов»):
- Приказы. По основной деятельности - постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет; статья 19 Перечня № 236, разные подпункты.
- Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении. Срок: 50/75 лет с отметкой ЭПК, статья 434.
- Первичные учётные документы. Срок: 5 лет при условии проведения проверки, статья 277.
- Табели учёта рабочего времени. Срок: 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет, статья 402.
Что означают отметки «Постоянно», «ЭПК» и «До минования надобности»?
В графе срока стоит не только число лет. Часть значений задаёт порядок обращения с делом после того, как срок вышел, и именно на этих отметках чаще всего рушится уничтожение по сроку. Все они определены сносками к Перечню № 236 и читаются так.- Постоянно. Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов - передача на постоянное хранение. Для остальных организаций срок таких документов постоянного хранения не может быть менее десяти лет.
- ЭПК. Часть документов дела по итогам экспертизы ценности может быть отобрана на постоянное хранение. Автоматически по истечении срока такое дело не уничтожается.
- До минования надобности. Срок определяет сама организация, но он не может быть менее одного года.
- 50/75 лет. Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты - 50 лет. Основание: статья 22.1 закона № 125-ФЗ.
С какого момента отсчитывается срок хранения
Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства: с этой даты документы становятся архивными (пункт 12 Правил). Не с даты документа и не с даты передачи в архив организации. Дело, закрытое в 2020 году со сроком 5 лет: отсчёт с 01.01.2021, срок истекает 31.12.2025, уничтожать можно не раньше 01.01.2026.Что писать в графе «Примечания» и как быть с электронными делами?
Коротко: в графе 5 пишут особенности формирования дела и вид носителя информации (пункт 11 Правил). Формулировку организация выбирает сама и закрепляет локальным актом. Отдельной обязательной отметки «Электронное дело» действующие Правила не устанавливают, хотя её тиражируют по инерции от прежней редакции и в шаблонах из интернета она встречается до сих пор.Носитель фиксируют в примечаниях наравне с другими особенностями дела: туда же идут отметки о переходящих делах и о месте хранения подлинников.
Как оформляется итоговая запись за год?
Номенклатуру разрабатывают в конце каждого года и вводят в действие с 1 января следующего календарного. По его окончании составляют итоговую запись о количестве заведённых дел - два раздела таблицы, «На бумажном носителе» и «Электронных», в каждом три строки по срокам хранения: постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет включительно.К этому добавляются графы «Всего» и «В том числе переходящих и с отметкой ЭПК» (пункт 13 и приложение № 1 Правил). Одной общей строкой итоговую запись не оформляют. Тома гибридного дела разносят по разделам: бумажные в один, электронные в другой.
Кто утверждает номенклатуру и нужно ли согласование с архивом?
Коротко: номенклатуру согласует экспертная комиссия организации и утверждает руководитель. Идти ли до этого в государственный архив, зависит от статуса: источник комплектования или нет. У источника комплектования номенклатура раз в пять лет проходит экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения. У остальных организаций такой обязанности нет: они утверждают её самостоятельно.Два послабления, которые постоянно путают. Первое: формирование дел по собственным локальным актам - это про муниципальные и негосударственные организации (пункт 7 Правил). Второе: право утверждать номенклатуру без согласования с архивом - про организации, не входящие в источники комплектования. Критерии разные: негосударственная организация вполне может оказаться источником комплектования по договору. Что архив смотрит в первую очередь - «Что архив требует до приёма документов».
Сколько хранится сама номенклатура дел
Сводная номенклатура дел организации хранится постоянно, номенклатуры структурных подразделений - 3 года (статья 157 Перечня № 236).Какие ошибки заставляют переделывать номенклатуру?
Возвращают её почти всегда из-за содержания, а не из-за оформления. Форму правят за час, заголовки дел - неделями: за каждым стоит решение, какие документы собираются в дело и по какой статье перечня им назначен срок. Пять ошибок, которые встречаются чаще всего.- Заголовок, по которому не понять состав дела. «Документы по основной деятельности», «Разное», «Переписка» - по такому нельзя ни определить срок, ни составить описательную статью.
- Срок без статьи перечня. Цифра есть, обоснования нет. Проверить такой срок нечем, и архив снимает строку на уточнение.
- Разные сроки в одном деле. Документы постоянного хранения подшиты с пятилетними: дело придётся расшивать и переформировывать.
- Дела, которых не было. Номенклатуру переписали с прошлогодней, подразделения переименованы, часть дел не заводилась. Графа 3 по итогам года не сходится.
- Отметка ЭПК проигнорирована. Дело уничтожили по истечении срока, экспертизу ценности не проводили. Это уже не вопрос оформления: документы утрачены.
Чем рискует организация, у которой номенклатуры нет?
Коротко: за саму номенклатуру отдельной строкой не штрафуют. Отвечать приходится за последствия: неверные сроки, досрочно уничтоженные документы, ненайденная первичка. Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов даёт для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей, для должностных - от 3 000 до 5 000.Статья 120 Налогового кодекса за отсутствие первички - 10 000 рублей за один налоговый период и 30 000 за несколько. Подробнее - в материале «Штрафы за нарушение правил хранения документов». Дороже штрафа другое: восстановление утраченных документов по личному составу идёт через суд, а сотрудник с неподтверждённым стажем приходит с иском.
Пример из практики: переходящее дело с новым индексом
Производственная организация в Московской области готовила фонд к передаче в архив. Разделы номенклатуры там перенумеровывали каждый год: подразделение переименовали, договорные дела получили новый индекс. Дело по длящемуся договору, закрытое через несколько лет, оказалось разбито на несколько «разных» дел, а срок по каждому посчитали от года заведения, а не от года окончания делопроизводства. Первый том по такому расчёту «вышел из срока» и попал в акт на уничтожение при действующем договоре. Мы вернули тома под один индекс с отметкой о переходящем деле в примечаниях, пересчитали срок от года закрытия и сняли дело из акта. Переделка заняла больше времени, чем номенклатура с нуля.Сколько стоит составить номенклатуру дел?
Стоимость считаем за дело, от объёма и состояния документов, поэтому смету можно проверить строкой. Обработка начинается от 2 020 руб. за дело по личному составу, минимальный бюджет проекта - от 100 000 руб. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 руб., крупные фонды на тысячи дел с научно-технической документацией - от 500 000.Точную сумму называем после осмотра: россыпь и дела прошлых лет без описей влияют на трудоёмкость сильнее количества листов. Состав работ - составление номенклатуры дел.
Наведём порядок в вашем архиве
«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, описи, номенклатура дел, переплёт и передача в государственный архив. На рынке с 2013 года, работаем в Москве и по всей России. Работаем без НДС (УСН).Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82
Источники
Материал подготовлен архивистами ООО «Архив-про»: в отрасли с 2013 года, в профиле на Портале поставщиков Москвы 227 исполненных госконтрактов, ИНН 7716737493. Проверен по актам:- Закон № 125-ФЗ от 22.10.2004, часть 5 статьи 14 и статья 22.1.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, приказ Росархива № 77 от 31.07.2023: пункты 7, 10, 11, 12, 13, приложения № 1 и № 2.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива № 236 от 20.12.2019: статьи 19, 157, 277, 402, 434 и сноски.
- Перечень по научно-технической документации, приказ Росархива № 142 от 28.12.2021.
- КоАП РФ, статья 13.20. Налоговый кодекс РФ, статья 120.
