Документы по личному составу: 50 и 75 лет

Документы по личному составу - это приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки, личные дела и лицевые счета. По ним человек подтверждает стаж и заработок через двадцать и сорок лет. Отсюда и сроки в десятилетиях.

Если коротко: дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты - 50 лет. Так задаёт статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Ниже: что входит в личный состав, от какой даты считать срок, какая статья Перечня № 236 у каждого вида документа, что делать при ликвидации.

Какие документы относятся к личному составу?

К личному составу относятся документы, которые фиксируют трудовые отношения конкретного человека с организацией: кто, когда и на какую должность принят, сколько получал, когда уволен. В Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019) напротив них стоит срок «50/75 лет».

Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрении, об отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы - ст. 434 «а», 50/75 лет ЭПК.
Трудовые договоры, служебные контракты и соглашения об их изменении и расторжении - ст. 435, 50/75 лет ЭПК.
Личные карточки и личные дела работников - ст. 444 и 445, 50/75 лет ЭПК.
Лицевые счета работников и карточки-справки по заработной плате - ст. 296, 50/75 лет ЭПК.
Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты к ним - ст. 301, 50/75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и другие подлинные личные документы - ст. 449, 50/75 лет.
Журналы учёта приёма, перевода и увольнения, личных дел и трудовых договоров, движения трудовых книжек - ст. 463 «а», «б», «в», 50/75 лет.

Пометка ЭПК - это экспертно-проверочная комиссия. По истечении срока такие дела могут отобрать на постоянное хранение. Решает экспертиза ценности.

Что лежит в отделе кадров, но к личному составу не относится

Разводить эти группы нужно до формирования дел. Иначе описи возвращают на доработку.

Приказы о ежегодных отпусках, отпусках в связи с обучением и дежурствах - ст. 434 «б», 5 лет.
Приказы о командировках - ст. 434 «г», 5 лет. Исключение по примечанию к ст. 434: отпуска и командировки работников с вредными и опасными условиями труда - 50/75 лет.
Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы к ним - ст. 434 «д» и ст. 454, 3 года.
Графики отпусков - ст. 453, 3 года.
Табели учёта рабочего времени - ст. 402, 5 лет; при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет.
Документы о несчастных случаях на производстве по месту составления - ст. 425 «а», 45 лет.

Вредное производство - главная ловушка списка. Приказ об отпуске по такому работнику живёт полвека: от него зависит льготный стаж.

Почему у одних документов 50 лет, а у других 75?

Всё решает одна дата: 1 января 2003 года. Дело закончено делопроизводством до неё - 75 лет, после - 50. Так записано в статье 22.1 закона № 125-ФЗ. Считается окончание делопроизводства. Дата создания документа роли не играет.

В Перечне № 236 та же норма записана сноской к сроку «50/75 лет». Там же оговорка: у организаций, которые сдают документы в государственный или муниципальный архив, такие дела по истечении срока проходят экспертизу ценности.

У организации, работающей с девяностых, в одном массиве обе категории. Делить придётся по годам. Общие правила отсчёта - в материале про сроки хранения документов в организации.

От какой даты считать срок?

Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Норма - пункт 12 Правил, приказ Росархива № 77 от 31.07.2023. С этой даты документы становятся архивными. В Перечне № 236 правила отсчёта нет. Берут из Правил.

Приказы за год. Дело закрыто в конце года. Приказы 2010 года: срок идёт с 1 января 2011 года.
Личное дело. Закрывается увольнением. Принят в 1999-м, уволен в 2005-м: категория 50 лет, срок с 1 января 2006 года.
Лицевой счёт. Ведётся до увольнения, категорию ему задаёт год последней записи.

Две ошибки отсчёта на массиве

Самая частая - относить личные дела к 75 годам по дате приёма. На массиве в несколько сотен дел это меняет объём хранения на десятки процентов: дела с увольнением в 2003-2005 годах попадают в 50 лет. Обратная ошибка дороже. Дело 2002 года относят к 50 годам и выделяют к уничтожению на четверть века раньше срока.

Сколько хранить ведомости, если нет лицевых счетов?

Расчётные и расчётно-платёжные ведомости хранятся 6 лет. Только при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет. Это примечание к статье 295 Перечня № 236. На нём кадровые массивы раздуваются сильнее всего: ведомости относят к личному составу целиком и хранят десятилетиями.

Та же логика у ст. 309 (карточки учёта выплат и страховых взносов, 6 лет) и ст. 311 (документы по налогу на доходы физических лиц, 5 лет): без лицевых счетов или ведомостей - 50/75 лет.

Поэтому первый вопрос при разборе кадрового массива: есть ли лицевые счета и за какие годы. Счета нередко ведутся не за весь период. Тогда ведомости за одни годы уходят в короткий срок, за другие остаются на полвека. Остальная первичка считается по своим статьям - разбор в материале про сроки хранения бухгалтерских документов.

Как хранить и описывать: что требуют Правила Росархива?

Порядок хранения задают Правила, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 (Минюст 06.09.2023 № 75119). Действует он и для коммерческих организаций: основание - часть 5 статьи 14 закона № 125-ФЗ.

п. 7. Для учёта дел составляется номенклатура дел, исключений для коммерческих организаций нет. Индексы и графа сроков - в разборе номенклатуры дел.
п. 51. Дело - не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Ограничения работают вместе.
п. 30. Описи источника комплектования утверждает ЭПК архивного учреждения, у остальных организаций описи согласовывает собственная экспертная комиссия.
Опись по личному составу составляется отдельно от описи дел постоянного хранения и сама хранится 50/75 лет - ст. 172 «б» Перечня № 236.

Приказов Росархива № 77 два: от 31.07.2023 и от 25.06.2025. Поэтому номер пишут с датой.

Что делать с документами при ликвидации и банкротстве?

При ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив - статья 23 закона № 125-ФЗ. Передачу обеспечивает ликвидационная комиссия или ликвидатор, в банкротстве ту же обязанность несёт конкурсный управляющий по статье 129 закона № 127-ФЗ.

Архив принимает только обработанные дела: сформированные по годам и видам, оформленные, с согласованной описью. Организация, вспомнившая про кадровый массив за две недели до исключения из ЕГРЮЛ, не успеет ни обработать его, ни согласовать опись. На этом ликвидация чаще всего и срывается.

Порядок для ООО - на странице архив при ликвидации ООО, для банкротства - для арбитражных и конкурсных управляющих, сдача - передача документов в госархив.

Что грозит, если кадровых документов нет?

Штраф по статье 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов невелик: граждане 1 000-3 000 рублей, должностные лица 3 000-5 000, юридические лица 5 000-10 000 (в редакции Федерального закона № 341-ФЗ от 15.10.2020). Статья 13.25 со штрафом до 300 000 рублей - про корпоративные документы акционерных обществ (часть 1) и ООО (часть 2), к кадрам её не применяют.

Дорого обходится другое. Бывший работник не может подтвердить стаж или заработок и идёт в суд. Ответчик - работодатель или тот, кто отвечал за ликвидацию. Второй канал - трудовая инспекция. Инспектор запрашивает приказ или договор, документа нет - это уже нарушение.

Что готовить к проверке - на странице подготовка кадрового архива к проверке ГИТ, суммы штрафов - в материале про штрафы за нарушение правил хранения документов.

Как обработать кадровый архив: порядок работы

Обработка кадрового архива - это разбор массива по годам и видам, экспертиза ценности, оформление дел и отдельная опись по личному составу. Порядок такой.

Разбираем массив по годам и видам: приказы отдельно от ведомостей, личные дела - от переписки.
Приказы по личному составу (ст. 434 «а») отделяем от приказов об отпусках и командировках (ст. 434 «б», «г»): в одно дело они не подшиваются.
Личные дела уволенных раскладываем по году увольнения, внутри года - по алфавиту.
Проверяем лицевые счета по годам, ведомостям ставим срок по ст. 295.
Проводим экспертизу ценности: каждой группе - статья Перечня и срок, документы с истёкшими сроками выделяем актом.
Оформляем дела: нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись, обложка, переплёт.
Составляем отдельную опись по личному составу и проводим её через экспертную комиссию или ЭПК.

Если учёт за прошлые годы вёлся с пробелами, его восстанавливают по смежным документам - это воссоздание кадрового учёта, отдельная работа.

Пример из практики: кадровый архив предприятия за 23 года

Производственное предприятие из Подмосковья готовилось к реорганизации. Кадровый массив за 23 года, около 1 400 дел, без описи, в коробках. Личные дела - по алфавиту за все годы сразу, ведомости - вперемешку с лицевыми счетами.

Что нашли. Лицевые счета велись с 2004 года, за 1998-2003 годы их не было. Ведомости за эти шесть лет по примечанию к ст. 295 получили срок 50/75, за остальные - 6 лет, и большая часть уже вышла из срока.
Что сделали. Личные дела разложили по году увольнения, приказы по личному составу отделили от отпускных и командировочных, по работникам вредных участков отпуска оставили в 50/75. Описи составили по годам и согласовали с экспертной комиссией предприятия.
Что стало. Объём на хранение сократился примерно на треть. Запрос о стаже за 2001 год отдел кадров закрыл по описи за день.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить кадровые документы через пять лет?

Только те, у которых по Перечню № 236 срок 3-5 лет: графики отпусков, отпускные приказы, табели. Ведомости при наличии лицевых счетов - 6 лет, им ещё год. Личный состав живёт 50 или 75 лет.

Организация создана после 2003 года, значит, всё хранится 50 лет?

Да. Категорию 75 лет получают только дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, у молодой организации их нет.

Личное дело открыто в 2001 году, а закрыто в 2004-м. Сколько хранить?

Пятьдесят лет, отсчёт с 1 января 2005 года. Категорию задаёт год окончания делопроизводства - для личного дела это год увольнения.

Документы перевели в электронный вид, бумагу можно выбросить?

Нет. Скан не отменяет срок хранения подлинника. Бумажное дело хранится свои 50 или 75 лет, потом проходит экспертизу ценности.

Сколько стоит обработка кадрового архива?

Стоимость - от 2 020 рублей за дело. Зависит от объёма, состояния массива и того, нужна ли передача в государственный архив. Типовой проект укладывается в 100 000-500 000 рублей, крупный начинается от 500 000 рублей. Точную сумму называем после осмотра и фиксируем в договоре. В процессе она не меняется.

Наведём порядок в вашем архиве

«Архив-про» обрабатывает документы под ключ: экспертиза ценности, оформление дел, описи по личному составу, номенклатура, переплёт, передача в государственный архив. Берём запущенные кадровые массивы, от которых отказались другие подрядчики. На рынке с 2013 года, Москва и вся Россия. Состав работ по кадровому блоку - на странице архивной обработки кадровых документов.

Услуги и цены · Оставить заявку · +7 (495) 255-08-82

Разбор подготовила команда «Архив-про»: с 2013 года мы обрабатываем архивы промышленных предприятий, проектных организаций, госструктур и арбитражных управляющих. Подробнее - на странице о нас.

Источники

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 14, 22.1, 23.
Федеральный закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 129.
КоАП РФ, ст. 13.20 (ред. ФЗ № 341-ФЗ от 15.10.2020) и ст. 13.25.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения: ст. 172, 295, 296, 301, 309, 311, 402, 425, 434, 435, 444, 445, 449, 453, 454, 463 и сноска к сроку «50/75 лет».
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, п. 7, 12, 30, 51.

Документы по личному составу: сроки хранения 50 и 75 лет